Принципиальное увеличение сроков хранения документов

Организации любой формы собственности обязаны «обеспечивать сохранность архивных документов... в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов...» (согласно ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

По общему правилу это означает, что раньше истечения нормативных сроков документы уничтожить нельзя, а вот позже можно. Об этом, например, говорит и Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения ¹, утвержденная приказом Росархива от 20.12.2019 № 237:

• снижение сроков хранения, установленных Перечнем 2019 г., запрещается (п. 4.10);
• организация вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы их ценности (п. 4.11).

Тут важно пояснить, что «в глазах архивов» документальный фонд организации делится на принципиально разные части:

• та, что из подразделений даже в архив организации не сдается – это документы со сроками хранения до 10 лет включительно;
• та, что передается в архив организации – документы с временными сроками хранения свыше 10 лет и постоянно (причем «постоянка» потом от источников комплектования «добирается» еще до государственных и муниципальных архивов, которым лишнего не нужно!).

Поэтому одна ситуация, когда срок хранения дела увеличивают не принципиально, оставляя его в рамках временных сроков (даже если оно перекочует из «до 10 лет» в «свыше 10 лет» хранения). И совсем другая ситуация, когда мы хотим перевести дело из «времянки» в «постоянку».