Как сделать Инструкцию по делопроизводству полезной для компании

Проблема и способы ее решения

«У меня нет времени на ознакомление с таким большим документом», «Столько текста, что глаза разбегаются» – и это только маленькая часть недовольных высказываний сотрудников при виде многостраничной Инструкции по делопроизводству, которая должна помогать в работе, а не создавать барьеры.

Что же делать, если объем текста сократить проблематично, а помочь коллегам интегрировать требования Инструкции в их процессы очень нужно?

При разработке своей Инструкции по делопроизводству многие компании берут за основу текст Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), который со временем обрастает дополнительной информацией об опыте и практике компании в области делопроизводства с учетом применения конкретной системы электронного документооборота (СЭД) и других информационных систем. В результате Инструкция увеличивается до таких размеров, что подавляет любое желание у сотрудников ею пользоваться.

Что можно сделать? Логическим решением для улучшения восприятия Инструкции могут стать 2 варианта (см. Схему 1).

Первый вариант чаще всего используется крупными компаниями с большим штатом сотрудников и не менее большим количеством производственных процессов – разработка нескольких самостоятельных локальных нормативных актов, каждый из которых регламентирует определенный участок работы:

• сама Инструкция при этом тоже может существовать, но будет скорее связующим документом, содержащим только общие сведения об организации делопроизводства,
• а всю практику документирования информации и работы с конкретными видами документов обычно вписывают в систему стандартов и регламентов по различным направлениям деятельности, которая будет результатом совместного труда нескольких подразделений. Большое количество нормативных документов вызвано производственной необходимостью и обусловлено выстроенной процессной моделью и наличием достаточных трудовых ресурсов для разработки нормативных документов.

Средние и малые компании не обладают такими производственными мощностями и трудовыми возможностями, поэтому им подойдет второй вариант – оптимизация структуры Инструкции по делопроизводству. Его мы и разберем в этой статье.

Практика использования СЭД показывает, что пользователю довольно сложно быстро ее освоить. Как правило, к любой системе прилагается расширенная справка и общая Инструкция по применению (Инструкция пользователя), но в действительности они используются редко по той же причине, что Инструкция по делопроизводству (нужно много читать, усваивая большой объем информации). А пользователи хотят быстро освоить работу с системой по часто выполняемым ими операциям, поэтому для них в некоторых компаниях разрабатываются краткие пошаговые памятки или методические инструкции с практическими советами, представленные в виде таблиц и (или) картинок.

В Инструкции по делопроизводству можно использовать такой же подход, но она должна сохранить свою репутацию нормативного документа.

Оптимизация структуры Инструкции

Все то, что дает представление о самой Инструкции, об организации делопроизводства в компании, но малоприменимо в практической деятельности подготовки документов, рекомендуем оставить в основном тексте документа. Это будет назначение, цели, принципы, общие требования к оформлению документов, информация о документообороте и его потоках, о принципах применения СЭД, о теории и назначении документов и т.п. Итоговый список разделов можно подглядеть в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, в наиболее удачных примерах инструкций различных компаний, выложенных в открытом доступе в сети Internet, а также добавить собственный практический опыт (см. Пример 5).

Работу с конкретными видами документов от зарождения их проектов до архивирования переносим в приложения, здесь мы имеем больше свободы в изложении материала. Но лучше не уходить слишком далеко от официального стиля, используйте таблицы (они эффективнее структурируют текст) и реальные примеры из практики работы компании. Также из основного текста Инструкции в приложение отправляем:

• список используемых терминов и сокращений, если он слишком большой;
• разъяснения по оформлению реквизитов;
• различные списки (например, перечень регистрируемых и не регистрируемых документов, перечень утверждаемых документов и т.п.).

Не стоит забывать и о навигации в документе: чем понятнее будет, что и где находится, тем удобнее она будет для применения сотрудниками.

Нужно ли оформлять титульный лист?

Решение о наличии или отсутствии титульного листа зависит от требований, установленных в Регламенте по созданию внутренних нормативных документов (ВНД) компании (или локальных нормативных актов (ЛНА)). Если этот регламент отсутствует, то работу с ЛНА можно описать в самой Инструкции по делопроизводству. В любом случае, титульный лист – это всегда дополнительный лист в объеме, а если вы стремитесь к экономии, то тогда его лучше не делать.

Обычно 1-й лист документа размещают на общем бланке (см. Примеры 1 и 2) компании, в который дополнительно добавляют реквизиты:

• заголовок, включающий наименование вида документа;
• гриф утверждения;
• регистрационный номер и дата (если в компании нормативные документы регистрируются, а дата регистрации может отличаться от даты утверждения).

Если бланк не используется (см. Примеры 3 и 4), то в наименование документа добавляют название компании (т.к. должна быть указана его принадлежность к конкретной организации).

Отражение структуры в разделе «Содержание»

Удобная навигация в документе становится инструментом быстрого поиска нужной информации. Рекомендуем располагать ее в виде содержания в начале Инструкции (см. Пример 5). Навигация должна работать как на бумажном носителе, так и на электронном. Поэтому:

• напротив каждого пункта указываем страницу,
• а на сами пункты настраиваем гиперссылки на соответствующие места в тексте документа.

Многие СЭД после подписания документа с помощью квалифицированной ЭП преобразуют документ в формат pdf, в котором гиперссылки остаются активными. Если ваша СЭД не умеет это делать, пересохраните текстовый формат в формат pdf самостоятельно и разместите на внутреннем корпоративном электроном ресурсе, чтобы любой сотрудник мог воспользоваться удобной Инструкцией по делопроизводству.

Отражение процессов работы с документами в приложении

В деятельности компании используются различные виды документов, каждый имеет свою особенность, поэтому сотрудникам нужны готовые решения по работе с ними:

• в каких случаях используем тот или иной документ,
• как оформляем,
• какие словесные конструкции можно использовать в тексте,
• как осуществляем согласование и подписание,
• кто и как отправляет документ (если отправка нужна) и т.п.

По каждому виду документа формируем отдельные правила (можно также их назвать инструкциями, памятками):

• для удобства собираем их в сборник правил с собственным содержанием (см. Пример 6) или
• добавляем отдельными приложениями.

Правила внутри рекомендуем разделить на 2 раздела:

• требования к оформлению документа (использование бланков и шаблонов, перечень обязательных реквизитов, заголовок к тексту, текст, оформление приложений, подпись, отметка об исполнителе и т.п.);
• этапы работы с документом (подготовка проекта, согласование, регистрация, подписание/утверждение, ознакомление, поручения и их контроль, хранение, доступ, отправка и т.п.).

Текст лучше излагать в форме таблиц. В каждой нужно постараться максимально раскрыть тему главы (подглавы), чтобы у сотрудников не возникало вопросов при ее использовании (см. Пример 7).

Нужно ли электронные шаблоны документов добавлять в Инструкцию?

Большинство СЭД для экономии времени предоставляет возможность создания электронных шаблонов документов с типовыми текстами и автозаполняемыми реквизитами (например, адресат, содержание, дата, подписант, исполнитель), содержимое которых подтягивается из регистрационной карточки документа. Типовые тексты меняются в процессе использования, а количество шаблонов, как правило, увеличивается или уменьшается в зависимости от потребностей. И тут возникают вопросы:

• нужно ли их размещать в Инструкции?
• если добавить шаблоны, значит ли это, что при их изменении (а это случается часто), нужно вносить изменения и в Инструкцию?

Если нет явного обоснования для добавления шаблонов в Инструкцию, то в ней будет достаточно утвержденных бланков и используемых форм. Но иногда необходимо акцентировать внимание сотрудников на обязательном использовании шаблонов документов в СЭД, тогда несколько примеров шаблонов не помешает.

В реальности в СЭД автополя в шаблонах бесцветные, но для визуализации в Инструкции можно их выделить серым цветом (см. Пример 8).

А чтобы не вносить постоянно изменения в Инструкцию по делопроизводству сделайте в ее тексте отметку о том, что добавленные шаблоны являются только примерами и могут со временем изменяться.

Шаблоны можно добавить самостоятельными приложениями или в составе альбома бланков и форм с собственным содержанием (Пример 9).

Обращаем внимание, что описанные выше предложения по оптимизации Инструкции по делопроизводству являются рекомендациями, основанными на личном опыте автора. Какой будет итоговый документ, решение принимает служба делопроизводства компании, руководствуясь ЛНА своей организации и пониманием потребностей коллег и руководства.