Как выстроить систему учета для контроля исполнения поручений

За счет чего можно выстроить прозрачную автоматизированную систему контроля за исполнением поручений / документов: подходы в работе, логика действий, примеры (фиксация спуска задач вниз по нескольким этажам иерархии управления и их разветвление на подзадачи, отчеты об их исполнении, корректировка срока исполнения, уточнение задач и др.). Какие данные стоит фиксировать в отдельных полях, чтобы иметь возможность фильтровать и искать по ним информацию, формировать потом отчеты. Как рассчитывается коэффициент исполнительской дисциплины. Как можно оформить итоговый отчет за год.

Система отчетности играет ключевую роль в работе компании, помогая грамотно распределять поручения, контролировать их исполнение, предотвращать нарушения сроков, повышать ответственность работников и обеспечивать бесперебойную работу коллектива.

В данной статье подробно рассмотрим логику работы для создания оптимальной системы. Главное, на что хотелось бы обратить внимание, – система контроля должна быть нацелена на предупреждение нарушений и устранение рисков срыва сроков исполнения, обеспечивая прозрачность процесса и интеграцию с другими информационными системами компании, а не только на наказание за неисполнение и нарушение сроков.

В данной статье показаны примеры реализации в СЭД важных подходов, позволяющих ей накапливать необходимые данные, из которых можно автоматически формировать отчеты. Некоторые организации идут дальше – выгружают их из СЭД, чтобы обрабатывать в Excel: строить графики и диаграммы для наглядной демонстрации руководству. Данные принципы работы могут применяться и при отсутствии СЭД (правда, это более трудоемко).

«5 китов» системы учета

При создании системы контроля исполнения документов (поручений, задач) необходимо учитывать ряд ключевых моментов. Их реализация повысит эффективность и прозрачность контроля.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

98 исполнение документа: Выполнение действий для достижения результата, предусмотренного в документе, содержащем поручение.

99 контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное исполнение документов.

100 типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

101 индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации, резолюцией должностного лица или указанный в тексте документа.

Обычно:

  • в Инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству)определяют, какие документы ставятся на контроль, этапы контроля, типовые сроки исполнения;
  • более детализированно систему контроля и отчетности закрепляют в отдельном Положении(например, в Положении об организации и контроле исполнения организационно-распорядительных документов и поручений), где конкретизируются:
    • организация работы по контролю исполнения документов и поручений;
    • постановка документов, поручений на контроль, установление и продление сроков исполнения;
    • организация работы по исполнению документов, поручений;
    • снятие документов, поручений с контроля;
    • функции и полномочия работников, осуществляющих контроль.

Эти вопросы мы разбирали в журнале недавно (см. № 10’ 2025).

2. Формализация и фиксация поручений

Вся информация о поручениях, поставленных на контроль, должна быть зафиксирована в электронном виде (хорошо, если такой функционал есть в вашей СЭД и не приходится все делать «руками» в Excel). Любые контролируемые поручения (а не только стратегического характера) нуждаются в регистрации. Это предотвращает потерю данных по ним, обеспечивает построение отчетов, что облегчает дальнейший контроль.

Желательно фиксировать любые выданные руководителем организации поручения, задачи и договоренности, даже если на этапе обсуждения «всем все понятно» и сроки реализации 1-2 дня. В ходе выполнения задача может быть делегирована, разбита на отдельные поручения в адрес нескольких подчиненных, которые не присутствовали при обсуждении задания, не видели документ полностью и т.д.

Пример 1. Жизненная ситуация

Представьте себе компанию АО «ИЛИОН», просторный конференц-зал, блестящие панели стендов, светлый паркет, отражение лампочек на столах совещаний. За столом сидит президент компании г-жа Белова А.В. Она обсуждает вопрос освоения регионального рынка и внедрение новых программных продуктов с директором по ИТ Семеновым О.П.:

– Олег Петрович, прошу вас в течение недели проработать и представить мне на согласование концепцию внедрения нового ПО «Электронный архив» в Дальневосточном Федеральном округе.

Директор по ИТ встает, уверенным жестом поправляет очки и коротко произносит:

– Принято! Есть потенциальный заказчик АО «СЕГМЕНТ».

Семенов спешит к своему кабинету, садится за рабочий стол и набирает номер телефона подчиненного, руководителя отдела внедрения электронных систем Пискарева С.В., быстро отдает распоряжение:

– Сделайте через несколько дней презентацию нашего ПО… ну, там обсудим подробнее…

На следующий день у г-жи Беловой еженедельное оперативное совещание, секретарь выступает с отчетом о выполнении поручений за прошедшую неделю и статусом неисполнения на предстоящую. Президент останавливает доклад секретаря и интересуется:

– А где же поручение об экспансии по внедрению нашего нового ПО «Электронный архив» в ДФО и как продвигаются дела с презентацией для АО «Сегмент», Олег Петрович?

Директор по ИТ молчит, бегло проверяя почту и пытаясь вспомнить детали разговора. Наконец, он поворачивается к Пискареву и повторяет заданный ранее вопрос. Тот пожимает плечами, смущенно улыбаясь:

– Я пока не разобрался до конца, что конкретно от меня хотят... Надо бы узнать подробности...

Звучит знакомо? Чтобы...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Применение Excel в работе службы делопроизводства: группируем, фильтруем и ищем данные

В Excel многие ведут таблицы, журналы, реестры. Мы рассказываем о том, как работать в них эффективнее. Данные больших таблиц можно группировать в строках / колонках с промежуточными итогами. И когда надо, скрывать строки / колонки с излишней детализацией либо раскрывать их. Показываем, как удобнее фильтровать, сортировать и искать данные. Как помогает многоуровневый фильтр и сортировка. Как можно автоматически заменить одно значение на другое (сразу во всей таблице либо с оценкой ее целесообразности в каждой найденной ячейке).

Применение Excel в работе службы делопроизводства: создание и настройка внешнего вида таблиц

Большую тему работы с таблицами в Excel мы начинаем с базовых вещей. Показываем 2 алгоритма создания таблиц: 1) классический со множеством регулируемых характеристик в окне «Формат ячеек» и 2) быстрый по готовым шаблонам Excel. Показываем, как можно настроить отображение границ ячеек таблицы; используемые шрифты; залить ячейки фоном; какие способы отображения чисел, дат, денежных сумм можно установить; как регулировать направление текста в ячейках и др. Как можно автоматически переформатировать готовую таблицу так, чтобы ее строки и колонки поменялись местами. Как закрепить «шапку» (верхние строки и/или правую колонку), чтобы при прокрутке большой таблицы смещалось только ее содержимое, а «шапка» всегда была закреплена на экране.

Регламентируем сложные моменты контроля исполнения поручений

Автор выделяет 11 основных проблем в работе системы контроля исполнения поручений вкрупной компании и объясняет, как их можно нивелировать. Важную роль здесь играет грамотная регламентация процесса – поэтому показываем пример Положения об организации и контроле исполнения организационно-распорядительных документов и поручений.

День регистрации документа включается в срок его исполнения?

В бюджетном учреждении возник вопрос, касающийся исчисления сроков исполнения документов. Подскажите, пожалуйста, включается ли день регистрации документа в срок его исполнения? Зависит ли это от времени регистрации документа? В каких нормативных, методических документах это указано?

Оформляем резолюцию

Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Исчисление сроков исполнения документов по правилам делопроизводства

Детально рассматриваем сроки регистрации и исполнения документов по правилам, установленным для государственных и муниципальных органов, а также для госорганизаций. Сравниваем их между собой и с правилами, зафиксированными в ГК РФ. Иллюстрируем на примере с календарем. Объясняем реальную границу свободы выбора для «обычных» негосударственных организаций: какие правила не для них, а что в любом случае соблюдать придется. Отмечаем расхождения в правилах для госорганов и их отдельной категории – федеральных органов исполнительной власти.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.