Как нумеруются номенклатуры дел в организации, если есть и номенклатуры отдельных подразделений, и сводная? В действующих нормативных и методических документах этот вопрос до конца не урегулирован. Как это можно делать на практике? Показываем примеры.
Сколько экземпляров номенклатуры дел составлять? В каких делах и сколько их нужно хранить? Как отразить эти дела в номенклатуре дел?
Где искать сроки хранения документов ДСП, в какую номенклатуру включать?
В этой статье объединили ответы на вопросы читателей.
Вопрос в тему
Как нумеруются номенклатуры дел в организации, если есть и номенклатуры отдельных подразделений, и сводная, но их стали составлять не с года создания организации, а всего несколько лет назад? В каком журнале их регистрировать?
Надо ли нумеровать номенклатуру конфиденциальных дел? Если да, то в каком журнале ее регистрировать?
В действующих нормативных и методических документах о регистрации / нумерации номенклатур дел ничего не говорится, вопрос остался упущенным. В рекомендуемых образцах номенклатур дел организации и структурного подразделения дата и номер в заголовочной части документа вообще не предусматриваются (см. далее приложения № 1 и № 2 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)).
В службах делопроизводства сводные номенклатуры дел нумеруются очень редко, все-таки основными идентификаторами являются ее год действия в заголовке (например, «На 2025 год») и даты утверждения (в грифе) и подписания.
Архивы организаций, получив 1 экземпляр утвержденной номенклатуры дел, очень часто регистрируют ее в специально заведенном журнале (переходящее дело), в котором сводной номенклатуре дел, а сейчас – и дополнениям к ней, присваиваются порядковый номер и дата получения архивом (по технологии работы с поступившими документами, т.е. дата и номер – в отметке о получении, а не в заголовочной части).
Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)
Приложение № 1 к Правилам
Рекомендуемый образец
Но номенклатура дел является значимым многофункциональным документом:
- это базовый классификационный справочник, закрепляющий схему систематизации документального фонда организации;
- выполняет функции учетного документа;
- является плановым документом (намечает заголовки дел, которые предстоит сформировать в следующем календарном году, и сроки их хранения);
- представляет собой организационный документ, т.к. классификационная схема отражает (но не прямо соответствует) схему оргструктуры или основные направления деятельности и функции, а состав и содержание документов (заголовки дел и их количество) свидетельствуют о степени развития конкретного направления и вида деятельности организации в конкретном календарном году.
Кроме того, с помощью номенклатуры дел могут передаваться официальные сведения о составе документального фонда в вышестоящую организацию (по ее указанию) или в государственный / муниципальный архив, если организация является источником комплектования.
Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)
Приложение № 2 к Правилам
Рекомендуемый образец
___________________________________
1 Прим. ред.: видимо, здесь имеется в виду приложение 1 к Правилам 2023 года, т.к. в приложении 12 к этим Правилам находится рекомендуемый образец описи электронных документов.
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
№ статьи |
Вид документа |
Срок хранения
документа |
Примечания |
157 |
Номенклатуры дел организации |
Постоянно (1) |
(1) Структурных подразделений – 3 года |
Сводная номенклатура дел имеет постоянный срок хранения, т.е. номенклатуре как документу, очевидно, стоит иметь идентификационные реквизиты «дата» и «номер».
Полагаем, что с года утверждения номенклатуры дел организации (и дополнений к ней) она может быть зарегистрирована как значимый документ – в валовом порядке в пределах документопотока внутренних документов. То есть номер может представлять собой целое число, к нему можно добавить индекс дела по номенклатуре дел (т.к. сама номенклатура дел как дело и многостраничный документ располагается практически в конце списка дел). Такой способ позволяет длительно соблюдать правило регистрации в пределах документопотока.
Пример 1. Нумерация сводных номенклатур дел
В номенклатуре дел службы делопроизводства одно из последних дел:
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество томов (частей) |
Срок хранения и № статьи по перечню |
Примечания |
01-34 |
Номенклатура дел организации и дополнения к ней |
|
Постоянно,
ст. 157 |
|
Если вы решили нумеровать / регистрировать номенклатуры дел организации, то номенклатуре дел на 2026 год вы можете присвоить индекс 01-34/01, следующей номенклатуре дел на 2027 год – № 01-34/02, на 2028 год – № 01-34/03 и т.д. Такой способ допустим,
если у дела с номенклатурой дел сохраняется один и тот же индекс в течение нескольких лет и если вы контролируете порядковые номера в этом простом документопотоке, когда номенклатура дел утверждается ежегодно.
Если к сводной номенклатуре дел на 2028 год с № 01-34/03 в 2028 году будет оформлено дополнение, то ему присвоится регистрационный индекс № 01-34/04, а следующей сводной номенклатуре дел на 2029 год – № 01-34/05.
Если организация создана давно, а вы решили нумеровать номенклатуры дел только сейчас, то:
- прошлые номенклатуры лучше оставить такими, как их утвердили, т.е. без регистрационных индексов,
- а начинать их регистрировать с новой номенклатуры дел.
Номенклатуры дел структурных подразделений, на основании которых разрабатывается номенклатура дел организации, могут нумероваться / регистрироваться в подразделениях в общем документопотоке внутренних документов с учетом индекса подразделения или индекса дела по номенклатуре дел, как и в предыдущем случае, с соблюдением порядковой нумерации в рамках своего документопотока.
Пример 2. Нумерация номенклатуры дел кадровой службы
Кадровая служба в оргструктуре имеет номер 4 и в сводной номенклатуре дел ее документы занимают раздел 04 «Кадровая служба».
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество томов (частей) |
Срок хранения и № статьи по перечню |
Примечания |
04-34 |
Номенклатура дел кадровой службы и дополнения к ней |
|
3 года,
прим. 1 к ст. 157 |
Переходящее с 2026 г. |
Тогда номенклатуре дел кадровой службы на 2026 год можно присвоить № 04-34/01, на 2027 год – № 04-34/02, на 2028 год – № 04-34/03 и т.д.
Но регистрационный индекс номенклатуры дел структурного подразделения является все-таки факультативным реквизитом, более значимой является отметка о получении документа службой делопроизводства (дата и номер).
Поскольку вопрос о нумерации / регистрации номенклатур дел нормативно не урегулирован и методически не разъяснен, служба делопроизводства самостоятельно может разработать порядок их идентификации.
В СЭД может быть выделена база данных или директория «Регистрация НД» с папками для регистрации номенклатур дел структурных подразделений. В них в валовом порядке в течение всего периода деятельности организации и в пределах документопотоков по единым счетчикам будет осуществляться регистрация, а также присоединение электронных экземпляров номенклатур дел подразделений. Это предоставит возможность коллективной работы службы делопроизводства и ответственных в структурных подразделениях (но с контролем прав доступа).
Пример 3. Как можно формировать регистрационный индекс для номенклатуры дел и дополнения к ней
Номенклатура дел кадровой службы на 2025 год имеет № 04-34/01. Далее номенклатура дел того же структурного подразделения на 2026 год будет иметь № 04-34/02, т.к. с нового календарного года нумерация продолжается внутри данного документопотока, который обозначается индексом «04-34».
Если вы решили присваивать регистрационные номера номенклатурам дел, то как нумеровать дополнения к ним? Если в 2026 году мы будем оформлять дополнение к номенклатуре дел кадровой службы на 2026 год, которое приложим к ней как неотъемлемую составную часть, то дополнение может иметь № 1 и дату подписания. Оно будет лежать в том же деле № 04-34 вместе со «своей» номенклатурой, но данный индекс в регистрационный номер дополнения мы включать не будем. Таким образом дополнения будут нумероваться в простом валовом порядке в пределах календарного года. Они не являются самостоятельными документами, а лишь дополняют конкретные номенклатуры дел.
Может быть также сформирован простой электронный журнал (табличка) специально для регистрации номенклатур дел как внутренних документов организации.
В полнофункциональных СЭД на основе классификатора применяемых видов документов в состав индекса могут включаться порядковые номера номенклатур дел (и организации, и структурных подразделений). Поясним на примере:
Пример 4. Как можно нумеровать номенклатуры дел в СЭД, используя классификатор видов документов
Допустим, по классификатору видов документов:
- код сводной номенклатуры дел – 16;
- код номенклатуры дел структурного подразделения – 17.
Регистрационный индекс всех номенклатур дел состоит из 6 цифр:
- первые 2 знака – это код вида документа (16 или 17);
- следующие 2 знака у сводных номенклатур дел всегда будут нулями (00), а у номенклатур структурных подразделений заполнены кодом соответствующего подразделения;
- последние 2 знака – порядковый номер номенклатуры дел, который не начинается заново с каждым календарным годом, а продолжается в валовом порядке в течение всего периода деятельности организации.
Исходя из этой логики, конкретные номенклатуры дел в организации могут получить следующие регистрационные индексы:
- в конце 2025 года на 2026 год утверждена сводная номенклатура дел, если она уже 19-я, то ей присваивается индекс 160019;
- потом в 2026 году будут разработаны номенклатуры дел на 2027 год для 5 подразделений, им будут присвоены индексы 170120, 170221, 170322, 170423 и 170524,
- а следующая за ними сводная номенклатура дел на 2027 год будет иметь № 160025.
Таким образом все номенклатуры дел зарегистрированы в валовом порядке номеров (это последние 2 цифры их регистрационного индекса), а первые 4 цифры кодируют документопотоки номенклатур дел.
Номенклатура конфиденциальных документов и дел вместе с Инструкцией по конфиденциальному делопроизводству, Перечнем конфиденциальной информации и документов и иными документами о конфиденциальном делопроизводстве, как правило, находится в зоне ответственности службы безопасности. Данное подразделение разрабатывает сводную номенклатуру конфиденциальных документов и дел, проводит ее согласование с экспертной комиссией по установлению грифов ограничения доступа к документам, организует ее утверждение первым руководителем организации и решает вопрос об оформлении идентификационных реквизитов, в т.ч. одним из способов, которые мы упоминали выше.
Вопрос в тему
Составляем номенклатуру дел и не можем найти срок хранения документов «Для служебного пользования». Информации нет ни в «Консультанте», ни в интернете. На что ссылаться при сроке хранения (приказ, часть, статья)? Или срок хранения не зависит от вида носителя и ограничения доступа?
Вы совершенно правильно понимаете, что срок хранения документов не зависит:
- от формы их представления (бумажная или электронная) и
- ограничения доступа к ним.
Тем более что гриф ограничения доступа к документам, как правило, снимается в процессе экспертизы их ценности и в рамках подготовки к передаче на архивное хранение.
Сроки хранения документов определяются в настоящее время:
- по двум действующим типовым перечням документов со сроками хранения:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – ПТУД). В 2026 году ожидается утверждение новой версии данного Перечня;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 28.12.2021 № 142);
- по ведомственным перечням, в которых могут закрепляться сроки хранения документов, соответствующих специфике деятельности вашей организации (ведомственные перечни опубликованы на сайте Росархива).
В вашем вопросе присутствует более важный аспект: составлять ли самостоятельную номенклатуру конфиденциальных дел и документов или включать документы с грифом ДСП в сводную номенклатуру дел организации?
Обычно ответственность за ведение конфиденциального делопроизводства возлагается на службу безопасности. Посоветуйтесь со специалистами этой службы и с руководителями структурных подразделений, т.к. необходимо выяснить объем документов и количество дел ДСП, которые образуются в деятельности организации. Руководствуйтесь Перечнем конфиденциальной информации и документов, который должен быть утвержден в организации в статусе локального нормативного акта, если она занимается защитой своих конфиденциальных документов. Одновременно вы сможете:
- подготовить проект его нового варианта для актуализации;
- выявить ответственных за обеспечение сохранности документов ДСП в каждом подразделении;
- уточнить формулировки заголовков дел.
Если вы выявили, что документы и дела ДСП в структурных подразделениях образуются в единичных количествах, то их рекомендуется включать в общую номенклатуру дел (соответствующего подразделения и организации). Но необходимо в ней отразить (см. Пример 5):
- гриф ограничения доступа и
- ответственного за обеспечение сохранности соответствующего дела.
Чем больше конфиденциальных документов в организации и чем больше видов тайн, тем больше нагрузка на службу безопасности организации, которая профессионально управляет такими документами. А значит, документы ДСП, скорее всего, будут учитываться в специальной номенклатуре конфиденциальных дел. В такой ситуации основная ответственность за эти документы лежит на службе безопасности – она будет играть роль главной скрипки.
Пример 5. Как отразить документы ДСП в общей сводной номенклатуре дел
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество томов (частей) |
Срок хранения и № статьи по перечню |
Примечания |
<. . .> |
|
|
|
|
10. Административно-хозяйственный отдел |
<. . .> |
|
|
|
|
10-14 |
Схемы размещения рабочих мест. Для служебного пользования |
|
3 года после замены новыми, ст. 534 |
ПТУД 2020 г.
Ответственный за сохранность – начальник отдела Перов А.Е. |
10-15 |
Планы <. . .>. Копии.
Для служебного пользования |
|
До минования надобности |
Ответственный за сохранность – главный специалист Сидоров В.С.
Подлинники – у арендодателя |
<. . .> |
|
|
|
|
Вопрос в тему
В каких делах хранятся номенклатуры дел подразделений и сводная? Их ведь несколько экземпляров? Какой срок хранения у таких дел? Когда они передаются в архив? Можно их постоянно держать в подразделениях для удобства работы и не отдавать в архив? Как это тогда оформить – как вечно переходящее дело?
Вечное хранение – это постоянное хранение документов или по крайней мере до ликвидации организации, если она не является источником комплектования государственного или муниципального архива.
Но вопрос задан правильно, т.к. место и срок хранения любого документа должен быть определен и закреплен в номенклатуре дел организации. Ответить на него помогут:
- п. 23–24 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Правила работы архивов организаций);
- п. 3.8.1 Методических рекомендаций по разработке инструкций
по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199).
Сводная номенклатура дел организации оформляется:
-
в 2 или 3 оригинальных экземплярах (как умноженный оригинал) и
-
1 дополнительный экземпляр в электронной форме, который будет использоваться в качестве рабочего экземпляра и службой делопроизводства, и архивом.
У них следующее местоположение:
- 1-й экземпляр должен храниться в отдельном деле и фиксируется в номенклатуре дел службы делопроизводства с постоянным сроком хранения по ст. 157 типового Перечня 2019 года;
- 2-й экземпляр передается в архив организации и фиксируется в номенклатуре дел архива как отдельное дело постоянного срока хранения по той же ст. 157 типового Перечня 2019 года;
- 3-й экземпляр направляется в государственный или муниципальный архив, источником комплектования которого является организация.При необходимости может быть направлен дополнительный экземпляр в электронной форме.
Сводная номенклатура дел разрабатывается службой делопроизводства на основе и с учетом номенклатур дел структурных подразделений, которые подписываются руководителями подразделений. В номенклатуру дел каждого структурного подразделения включается дело с заголовком «Номенклатура дел <подразделения> и дополнения к ней», в которое должны быть сформированы:
- экземпляр номенклатуры, оставшийся в подразделении, и
- копия / выписка раздела утвержденной сводной номенклатуры дел, относящегося к соответствующему подразделению (при необходимости);
- дополнения к номенклатуре дел подразделения (если они оформлялись).
Если данное дело переходящее, то в него формируются перечисленные выше документы за несколько лет.
Срок хранения номенклатур дел структурных подразделений определяется с учетом примечания (1) к ст. 157 и составляет 3 года.
Оптимальным способом является, конечно, рассылка в подразделения (руководителям и ответственным за делопроизводства) утвержденной сводной номенклатуры дел в электронной форме или ее публикация на внутреннем портале организации.
После истечения 3-летнего срока хранения структурные подразделения в обычном порядке выделяют свои номенклатуры дел к уничтожению, включая их в предложения к сводному акту (или в акт структурного подразделения) о выделении к уничтожению не подлежащих хранению документов. За подписью руководителя подразделения предложения передаются в службу делопроизводства и включаются в сводный акт организации (см. п. 26 Правил работы архивов организаций).
Номенклатура дел организации оформляется обычно как многостраничный объемный документ, утверждаемый подписью руководителя организации в грифе утверждения (это предусмотрено в ее рекомендуемом образце из приложения № 1 к Правилам работы архивов организаций). Сводная номенклатура дел на конкретный год может формироваться в отдельное дело службы делопроизводства (см. Пример 1).
Но более удачной считаем практику утверждения сводной номенклатуры дел приказом руководителя организации, в котором кроме утверждения и ввода в действие номенклатуры можно дать много иных указаний по ее ответственному применению. Тогда номенклатуру лучше сформировать в дело вместе с копией приказа об утверждении в отдельное и не переходящее дело. Так будет удобнее включать номенклатуру дел на конкретный год в соответствующий годовой раздел описи дел постоянного хранения.
