Показываем алгоритм действий и образцы документов: запроса на передачу личного дела, сопроводительного письма, акта приема-передачи, внесения изменений на обложку личного дела, полученного с предыдущего места службы.
Разбираемся в «недомолвках» нормативной базы: что значит продолжение ведения личного дела по новому месту службы? Сколько лет хранить личное дело в кадровой службе после увольнения? В каком виде его передавать на новое место службы? А если госслужащий уходит работать в коммерческий сектор?
На старом месте службы госслужащего
Личные дела гражданских служащих имеют особенность, отличающую их от личных дел, оформленных на работников в негосударственных организациях. На каждого гражданского служащего ведется только одно личное дело на протяжении всех лет службы, даже если она проходила в разных государственных органах.
Очевидно, что это возможно только посредством передачи заведенного по 1-му месту службы личного дела в другие государственные органы при новом поступлении на службу (при переводе в другой госорган). Такой порядок ведения личных дел госслужащих предусмотрен:
- в ч. 4 ст. 28 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 № 79-ФЗ (далее – Закон № 79-ФЗ);
- в п. 21–23 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 (далее – Положение, утв. Указом № 609);
- во всех соответствующих нормативных правовых актах, принятых в субъектах РФ.
В Положении, утв. Указом № 609, выделены ситуации, при которых возникает необходимость передачи личного дела госслужащего из одного госоргана в другой:
- при переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе (п. 21);
-
назначении гражданского служащего на государственную должность РФ или государственную должность субъекта РФ (п. 22);
- новом поступлении на гражданскую службу после увольнения со службы (п. 23).
Во всех названных ситуациях процедуре передачи личного дела предшествует увольнение с госслужбы. Но в одних случаях проходит относительно небольшой промежуток времени между увольнением из одного госоргана и поступлением на службу в другой госорган, а в других случаях этот временной разрыв может быть значительным.
Например, перевод госслужащего на иную должность гражданской службы в другом госоргане может осуществляться по инициативе госслужащего на основании его письменного заявления, направленного не менее чем за 2 недели до перевода представителю нанимателя (ч. 2 ст. 28 Закона № 79-ФЗ). С согласия госслужащего он может быть освобожден от замещаемой...
