Каждая подпись в договоре должна быть проставлена лицом, обладающим достаточными для этого полномочиями. Как определить наличие полномочий у подписанта? Где и как это проверить? Как быть в ситуации, когда вы не можете присутствовать физически на подписании договора? Когда подписант по доверенности предпочтительнее? Как использовать электронную подпись? Разбираемся, как снизить риски при подписании договора и проверке полномочий второй стороны.
Сделка считается заключенной с момента получения акцепта лицом, направившим оферту. Обычно таким моментом является проставление подписи акцептующей стороны на документе, содержащем все существенные условия сделки, – договоре. Естественно, каждая подпись должна быть проставлена лицом, обладающим достаточными полномочиями для этого. Как определить наличие полномочий у подписанта? Эта задача всегда была одной из наиболее острых. Если подписи «нужного человека» нет (если она проставлена не имеющим права на заключение сделки лицом), то сделка не является обязательной для компании, от имени которой расписался не тот человек. Для нее она считается не заключенной (за исключением ситуации ее последующего одобрения).
Немного теории
Технически для заключения договора необходимо только согласие сторон.
Для отдельных типов договоров закон требует, чтобы такое согласие было выражено в письменной форме. Большая часть сделок в гражданском обороте не требует «бумажки». Но это верно, только если мы говорим обо всем и сразу. Как только мы смещаемся в сферу отношений между юридическими лицами, мы сталкиваемся с глобальным превалированием «бумажных» сделок.
В ряде случаев нужно получить еще согласие третьего лица, органа юридического лица или государственного органа либо органа местного самоуправления.
Для особо важных случаев кроме письменной формы требуется особое подтверждение: государственная регистрация или нотариальное удостоверение.
Под обычной письменной формой сделки понимается составление документа, выражающего содержание сделки и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими представителями. Обычно такой документ и называют договором.
Подписать его может лицо, действующее от имени организации без доверенности (обычно это гендиректор, см. «2» в Примере 1), либо лицо, которому такие полномочия делегированы доверенностью. Ее реквизиты указывают в преамбуле договора (см. «1» в Примере 1), повторять их рядом с подписью не обязательно (хотя такие варианты на практике тоже случаются). До подписания договора доверенность контрагента необходимо изучить, чтобы удостовериться в наличии полномочий, и, естественно, она должна остаться у вас, чтобы эти полномочия потом можно было подтвердить. Оставить ее можно в виде:
Пример 1. Договор с указанием подписантов в преамбуле
Напомним, что печать теперь является факультативным «аксессуаром» фирмы 1 и проставляется по взаимному согласию сторон и только при ее наличии. Выражением такого согласия может считаться не только прямое указание в тексте договора («путем проставления подписи полномочного лица организации и печати»), но и проставление букв: «М.П.» 2 рядом с местом для подписи. Впрочем, подавляющее большинство компаний продолжают использовать данный «аксессуар» на своих документах «по традиции», даже не задумываясь о его необходимости.
Составить один документ с подписями – это не единственный способ соблюсти письменную форму сделки. Сделка также может быть заключена путем обмена письмами, электронными документами и др.
Закон постоянно акцентирует внимание, что для того, чтобы сделка считалась заключенной в письменной форме, должна присутствовать подпись уполномоченного лица. Без нее или ее аналога форма сделки не может быть соблюдена. Однако так ли важно ее соблюдение?
ГК РФ указывает одно последствие для нарушения простой письменной формы – невозможность в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания 3. При этом можно приводить письменные и другие доказательства.
А нужна ли подпись вообще?
В ГК РФ есть статья 183 «Заключение сделки неуполномоченным лицом», формулировки которой несколько витиеваты. Поэтому кроме нее процитируем еще разъяснения по ее применению от Президиума ВАС РФ (см. фрагменты этих документов ниже).
Фрагмент документа
Статья 183 «Заключение сделки неуполномоченным лицом» Гражданского кодекса РФ
1. При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку.
До одобрения сделки представляемым другая сторона путем заявления совершившему сделку лицу или представляемому вправе отказаться от нее в одностороннем порядке, за исключением случаев, если при совершении сделки она знала или должна была знать об отсутствии у совершающего сделку лица полномочий либо об их превышении.
2. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения.
3. Если представляемый отказался одобрить сделку или ответ на предложение представляемому ее одобрить не поступил в разумный срок, другая сторона вправе потребовать от неуправомоченного лица, совершившего сделку, исполнения сделки либо вправе отказаться от нее в одностороннем порядке и потребовать от этого лица возмещения убытков. Убытки не подлежат возмещению, если при совершении сделки другая сторона знала или должна была знать об отсутствии полномочий либо об их превышении.
Фрагмент документа
Пункт 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57 «О некоторых вопросах практики применения статьи 183 Гражданского кодекса Российской Федерации»
5. При разрешении споров, связанных с применением пункта 2 статьи 183 ГК РФ, судам следует принимать во внимание, что под прямым последующим одобрением сделки представляемым, в частности, могут пониматься письменное или устное одобрение, независимо от того, адресовано ли оно непосредственно контрагенту по сделке; признание представляемым претензии контрагента; конкретные действия представляемого, если они свидетельствуют об одобрении сделки (например, полная или частичная оплата товаров, работ, услуг, их приемка для использования, полная или частичная уплата процентов по основному долгу, равно как и уплата неустойки и других сумм в связи с нарушением обязательства; реализация других прав и обязанностей по сделке); заключение другой сделки, которая обеспечивает первую или заключена во исполнение либо во изменение первой; просьба об отсрочке или рассрочке исполнения; акцепт инкассового поручения.
При оценке судами обстоятельств, свидетельствующих об одобрении представляемым – юридическим лицом соответствующей сделки, необходимо принимать во внимание, что независимо от формы одобрения оно должно исходить от органа или лица, уполномоченных в силу закона, учредительных документов или договора заключать такие сделки или совершать действия, которые могут рассматриваться как одобрение.
Действия работников представляемого по исполнению обязательства, исходя из конкретных обстоятельств дела, могут свидетельствовать об одобрении, при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей, или основывались на доверенности, либо полномочие работников на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой они действовали (абзац 2 пункта 1 статьи 182 ГК РФ).
В них имеется в виду следующее:
- если организация, от имени которой сделку заключил представитель без соответствующих полномочий или при превышении таких полномочий, одобрит сделку, то она будет считаться заключенной;
- такое одобрение может быть:
- устным или письменным либо
- в виде действий по выполнению этой сделки (например, прием товара, его полная или частичная оплата...
