Завершаем тему алгоритма затребования документов акционером и их предоставления АО с учетом нововведений указания Банка России от 28.06.2019 № 5182-У. В этом номере расскажем о процедуре ознакомления. Разберем, как АО заверять копии и отправлять их акционеру по электронной почте или в бумажном виде (через «Почту России», курьерской службой или нарочным). Как организовать ознакомление с оригиналами на своей территории. И как АО доказать факт исполнения своих обязательств.
По сути, акционер может получить доступ к информации 2 способами:
- знакомиться с оригиналами документов на территории АО;
- получить их копии в свое распоряжение.
При знакомстве с документами можно самостоятельно снять с них копии методами, не ведущими к повреждению документов. Копии можно запросить заверенными либо не заверенными. Давайте поближе рассмотрим каждый из этих вариантов. Что можно извлечь из текста закона о данной процедуре напрямую, а что нам дает косвенный анализ норм?
Документы должны быть предоставлены в течение 7 рабочих дней. Дату «внутри» данного срока определяет АО. Дату «за пределами» данного срока может установить акционер. Кроме того, стороны могут договориться об удобном для всех дне, что нужно при этом учитывать:
1. Если датой ознакомления является не 7-й рабочий день, то АО обязано уведомить акционера о дне, когда ему будет предоставлен доступ к документам (см. Пример 2).
Ни законодатель, ни регистратор не уточняют, может ли акционер знакомиться с документами несколько дней. На наш взгляд, исходить в этой ситуации надо из здравого смысла. Если объем документов большой, то ограничение срока на работу с ними может рассматриваться как ограничение права акционера на информацию, со всеми вытекающими не самыми приятными для АО последствиями. Чтобы избежать таких рисков, а также претензий со стороны акционеров о неполучении уведомления о дате предоставления документов, «базовую ситуацию» лучше зафиксировать в локальном нормативном акте (ЛНА):
Пример 1. Прописываем срок предоставления документов в ЛНА
22.1. Если в качестве формы предоставления доступа к документам Общества в Требовании указано ознакомление с документами, правомочному лицу обеспечивается доступ к документам на 7 (седьмой) рабочий день со дня предъявления Требования о доступе к документам.
Пример 2. Приглашение на ознакомление в определенный день
Место ознакомления с оригиналами
Закон и регулятор требуют, чтобы документы были предоставлены для ознакомления в помещении исполнительного органа общества, что по сути означает – в месте, указанном в Едином государственном реестре юридических лиц в качестве адреса для взаимодействия с АО.
При этом компания может изменить место для ознакомления. Сделать это можно либо в уставе, либо в профильном ЛНА. В любом случае до акционеров информация должна быть доведена путем опубликования на сайте АО.
Пример 3. Прописываем место ознакомления с оригиналами документов в ЛНА
22.2. Если в качестве формы предоставления доступа к документам Общества в Требовании указано ознакомление с документами, правомочному лицу обеспечивается доступ к документам по адресу: г. Москва, ул. Тверская, д. 17, кабинет 10.
Риск утраты оригиналов
Стоит остановиться на еще одном аспекте предоставления акционерам доступа к документам. Речь идет:
- о рисках утраты оригинала в результате действий акционера (что особенно плачевно может быть в отношении документов, существующих в единственном экземпляре), а также
- об элементарном износе в ходе активного изучения документов.
Данную проблему можно решать несколькими путями:
- там, где это возможно, иметь несколько оригиналов документа. Например, никто не мешает АО иметь 2–3 идентичных экземпляра ЛНА или иных документов, созданных в самой организации;
- обеспечивать доступ к документам в электронной форме либо в виде заверенных копий (нотариальных либо заверенных обществом). Тем более что сама логика изложения ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Закон об АО) ставит знак равенства между доступом к документам и предоставлением их копий, заверенных компанией;
- ознакомление акционера с документацией должно проводиться в присутствии сотрудников организации и по возможности сопровождаться видеозаписью процедуры....
