Top.Mail.Ru

Протокол совещания: разработка шаблона и контроль исполнения

Если в организации регулярно проводятся совещания, то для оптимизации процесса целесообразно создать шаблон протокола совещаний. Автор делится опытом разработки такого шаблона для своей организации в MS Word со всеми необходимыми реквизитами. Причем рассказывает не только про нормативные рекомендации, но и собственные находки, которые позволят и вам сделать процесс оформления протокола простым и логичным, а также легко отслеживать поручения, проходящие сквозь несколько протоколов с уточнением сроков и деталей исполнения для удобства их контроля. В статье найдете подробный алгоритм создания шаблона и образцы для различных ситуаций.

Почему актуально

Руководство нашей компании, которая относится к предприятиям оборонно-промышленного комплекса, проводит большое количество совещаний, решения которых, как управленческие, так и производственные, должны быть документально оформлены. Для этих целей мы используем форму протокола.

Протоколов у нас действительно много: более 2 тысяч за последний год с ежегодным увеличением на 30%. У исполнителя всего 3 дня для оформления и согласования протокола (если нет указаний от руководства о более сжатом сроке). Протоколы могут содержать большое количество пунктов, поручения могут переходить из протокола в протокол с уточнением сроков и статуса исполнения. Как видите, система не простая. Перед нами была поставлена задача максимально облегчить для исполнителя процесс оформления протокола.

Мы используем только те формы документов, которые прошли унификацию и включены в Альбом унифицированных форм документов нашей организации. Поэтому исполнители уже знают, что для создания какого-либо документа им необходимо зайти на корпоративный портал и в папке «Альбом форм документов» найти нужную форму (а точнее, шаблон).

У нас накоплен большой опыт по унификации форм документов и созданию их шаблонов в MS Word – это пустая форма документа с полями разных типов (дата, текст и др.) и комментариями о том, как следует заполнять каждое поле.

На чем основываемся

Правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов описаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) 1. Правила оформления самого протокола совещания в этом стандарте не приводятся, но они есть в Методических рекомендациях по его применению.

Более детально оформление протокола рассмотрено в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 2. Несмотря на то, что она устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве только государственных организаций, мы вполне можем взять ее образец протокола, адаптировав под свои нужды (на что-то ведь опираться надо).

Каким мы сделали шаблон протокола

Предлагаем последовательно рассмотреть правила оформления реквизитов протокола совещания.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 для оформления протокола может использоваться бланк. Реквизиты на нем могут располагаться:

  • флаговым способом (когда каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) или
  • центрованным (когда начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

В нашей организации для оформления протокола мы используем продольный бланк с центрованным расположением реквизитов:

Пример 1. Продольный бланк протокола

Согласно Примерной инструкции «заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос “чего?” и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется». Протоколы каждого подразделения / органа имеют свой отдельный документопоток с индивидуальным индексом, что отражается в регистрационном номере документа. С целью большей информативности мы к реквизиту «заголовок» дополнительно ввели поле темы совещания (см. «1» в Примере 2), разместили иначе реквизиты «регистрационный номер» («2»), «место составления» («3»), к реквизиту «дата» добавили поле «время проведения» («4»). Сравните:

Фрагмент документа

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44

Пример 2. Заголовочная часть шаблона протокола нашей разработки

Как видите, мы достаточно вольно обращаемся с расположением реквизитов протокола совещания – используем вариант не из Примерной инструкции, а тот, что у нас давно закрепился на практике. Заголовок к тексту помещаем сразу под словом «ПРОТОКОЛ», как это показано в приложении № 7 к Методическим рекомендациям по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. его далее).

В нашем шаблоне есть преднастроенные поля, которые не требуется заполнять вручную, и есть поля редактируемые –...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Если уведомление о проведении общего собрания участников общества было направлено экспресс-почтой

Общество провело собрание. Уведомление сторонам оно направило экспресс-почтой, а не заказным письмом. 1. Будет ли это считаться надлежащим уведомлением о проведении собрания участника общества? 2. Как быть, если общество не направило протокол собрания участнику, не присутствовавшему на собрании, или если такой протокол был направлен экспресс-почтой, но не был доставлен? 3. Когда наступает срок для обжалования протокола собрания: с момента получения протокола для участника, не присутствовавшего на собрании, или с момента направления соответствующего протокола собрания? 4. Будет ли считаться надлежащим уведомлением о проведении собрания и направлении протокола собрания участнику, если такой участник не присутствовал на собрании, обжалует протокол собрания о распределении прибыли и выплате дивидендов, но при этом дивиденды (которые были распределены на основании оспариваемого им протокола собрания) им получены, размер выплаченных обществом дивидендов не оспаривался?

Как грамотно организовать совещание

Рекомендации по организации системы разнотипных совещаний, которая способна задать эффективный бизнес-ритм для продвижения проектов, дает ведущий отечественный эксперт по тайм-менеджменту. Предложена своя логика для небольших и крупных организаций. Даны советы по подготовке повестки, определению состава участников, ведению и протоколированию совещания, контролю исполнения принятых решений, по выбору оптимальных ИТ-решений для автоматизации этого процесса.

Есть ли правила регистрации протокола?

Подскажите, пожалуйста, есть ли правила регистрации протокола? Он должен регистрироваться день в день, или можно его регистрировать позже в СЭД?

Требования к реквизитам протокола по ГК РФ

Мы уже писали про изменения в ГК РФ о собрании участников ООО в дистанционной форме. Однако вместе с этими изменениями в ГК РФ изменились и требования к составу сведений в протоколе заседания / собрания (в т. ч. указывается, что надо отражать в протоколе, если собрание проводится по видео-конференц-связи). Разбираем все изменения, поясняя, как их «вмонтировать» в существующие реквизиты протокола, показываем образец оформления целого документа (отметив в нем сведения, обязательные с точки зрения ГК РФ).

Если уведомление о проведении общего собрания участников общества было направлено экспресс-почтой

Общество провело собрание. Уведомление сторонам оно направило экспресс-почтой, а не заказным письмом. 1. Будет ли это считаться надлежащим уведомлением о проведении собрания участника общества? 2. Как быть, если общество не направило протокол собрания участнику, не присутствовавшему на собрании, или если такой протокол был направлен экспресс-почтой, но не был доставлен? 3. Когда наступает срок для обжалования протокола собрания: с момента получения протокола для участника, не присутствовавшего на собрании, или с момента направления соответствующего протокола собрания? 4. Будет ли считаться надлежащим уведомлением о проведении собрания и направлении протокола собрания участнику, если такой участник не присутствовал на собрании, обжалует протокол собрания о распределении прибыли и выплате дивидендов, но при этом дивиденды (которые были распределены на основании оспариваемого им протокола собрания) им получены, размер выплаченных обществом дивидендов не оспаривался?

Как грамотно организовать совещание

Рекомендации по организации системы разнотипных совещаний, которая способна задать эффективный бизнес-ритм для продвижения проектов, дает ведущий отечественный эксперт по тайм-менеджменту. Предложена своя логика для небольших и крупных организаций. Даны советы по подготовке повестки, определению состава участников, ведению и протоколированию совещания, контролю исполнения принятых решений, по выбору оптимальных ИТ-решений для автоматизации этого процесса.

Есть ли правила регистрации протокола?

Подскажите, пожалуйста, есть ли правила регистрации протокола? Он должен регистрироваться день в день, или можно его регистрировать позже в СЭД?

Оформляем протокол разногласий к договору

Что такое «протокол разногласий»? Когда он выступает акцептом на иных условиях, а когда отказом от акцепта и одновременно встречной офертой? Кто может подписывать протокол разногласий? Каковы сроки его направления второй стороне? Когда лучше не прибегать к этому документу? Что нужно включить в протокол разногласий? Какие пометки надо сделать в договоре и где именно, если к нему есть протокол? Чем отличается протокол разногласий от протокола согласования разногласий? Нужно ли дублировать реквизиты сторон из договора в протокол? Когда вступает в силу договор с протоколом разногласий? Расскажем про особенности составления документа, составляемого в рамках госзакупок.