Документы к протоколам: как оформлять и хранить

Протоколы в работе коллегиальных органов встречаются регулярно. На примерах покажем, как оформлять и формировать в дела протоколы, приложения к ним и другие документы, которые детализируют встречи и аргументируют принятые решения (например, справки, презентации, доклады, отчеты, черновики протоколов в бумажном виде или в виде аудиозаписи). Поясним, как делать взаимные ссылки между этими документами, а также как их правильно хранить.

В процессе разработки регламентов работы коллегиальных органов необходимо прояснить:

  • организационные вопросы подготовки и проведения заседания, на котором принимаются решения;
  • выбор способа документирования и вида протокола,
  • а также порядок формирования в дела протоколов и других документов, которые были рассмотрены коллегиальным органом и использованы им в качестве основы для выработки и принятия решений.

Настоятельно советуем регламентировать данные вопросы, независимо от того, идет ли речь об общем собрании акционеров (участников), заседании совета директоров, правления, собраниях и съездах общественных организаций или даже об оперативных совещаниях, которые проводят руководитель организации и руководители структурных подразделений.

Как хранить документы к протоколам

Интерес к хранению протоколов и документов, которые обеспечивают процесс подготовки и проведения заседаний коллегиальных органов, вновь возник в связи с вступлением в силу Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; вступил в силу с 18.02.2020). Его статья 18 предусматривает, что протоколы, постановления, решения, стенограммы коллегиальных органов и документы к ним, т. е. справки, доклады, проекты, заключения, информации, докладные записки, сводки, выписки, на основе которых разрабатывались и принимались зафиксированные протоколами решения, имеют единый и, как правило, постоянный срок хранения. Исключения составляют, например, протоколы оперативных совещаний, которые проводят руководители организации (ст. 18 е) с примечанием 3) и оперативных совещаний и собраний, которые проводятся в структурных подразделениях организации (ст. 18 з)).

Обратите внимание на п. 6.24 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71), который рекомендует документы к заседаниям (совещаниям) формировать преимущественно в отдельное дело и группировать внутри него по хронологии и порядку номеров протоколов.

Такое же правило формирования документов к протоколам было закреплено п. 8.20 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44): «документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения, если они содержат более 25 страниц. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов».

А в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199) прямо устанавливается, что «документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело... (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов)».

Таким образом, каждый документ в деле с протоколами и отдельном деле с документами к ним должен иметь правильно оформленные идентификационные реквизиты (автор, дата, текст, подпись, а при необходимости – ​индекс и ссылку на протокол и вопрос повестки дня). На оформление данных реквизитов часто не обращают внимания докладчики и специалисты, которые готовят вопросы к рассмотрению на заседании коллегиальных органов, а также справки, доклады, отчеты и др. документы. И уже потом, через 1–3 года после заседания, в процессе подготовки протоколов и документов к ним к передаче на архивное хранение, возникает необходимость в авральном порядке осуществлять поиск стенограмм и видеозаписей, подписание и датирование справок, докладов и презентаций, выявлять их взаимосвязь с вопросами повестки дня и датами заседаний. Таким образом, приходится возвращаться к оформлению документов, которые послужили основаниями для принятых решений, но были подготовлены просто как текстовая информация или презентация, но не как документы. А доклады и презентации-картинки без дат и подписей не имеют юридической силы, не являются доказательствами, поэтому их архивное хранение вызывает только лишние расходы и будет совершенно нецелесообразным.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Обратите внимание, что в номенклатуре дел компании должно быть предусмотрено дело с документами к протоколам заседаний коллегиальных органов и располагать его следует по принципу взаимосвязи сразу за делом с соответствующими протоколами (см. Пример 1).

А в годовом разделе описи дел постоянного хранения, когда протоколы будут передаваться на архивное хранение, заголовки дел с протоколами необходимо...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Как хранить гражданско-правовые договоры

Договоры, пожалуй, наиболее многочисленная категория юридических документов. Без них не обходится ни одна реально действующая компания. А раз так, то не будет преувеличением сказать, что юридическое подразделение любой компании сталкивается с вопросом: как организовать хранение договоров? От того, насколько грамотно это сделано, зависит, как быстро юрист найдет то или иное соглашение. И найдет ли его вообще. А между тем от скорости поиска может зависеть очень много. Например, результат многомиллионного судебного спора, в котором договор или допсоглашение к нему имеет ключевое значение. Выясним, как правильно организовать хранение гражданско-правовых договоров, чтобы ни один из них не потерялся, а нужный можно было найти за пару минут. В статье публикуем мнения экспертов, которые делятся своим опытом в этой сфере, приводим образцы журнала учета гражданско-правовых договоров, выдачи подлинников и копий договоров и относящихся к ним документов, а также формулировок в положение о договорно-правовой работе. Вы также найдете удобную таблицу по срокам хранения наиболее часто встречающихся на практике договоров.

Проводим годовое общее собрание акционеров в уcловиях COVID-19: чек-лист и образцы документов

Многие акционерные общества уже подготовились к годовым общим собраниям, и им предстоит финальный шаг – ​проведение собраний и оформление их результатов. Если подготовка к собранию включает в себя порядка семи этапов (о них мы говорили в прошлом номере журнала), то проведение собрания – ​всего три. Рассказываем, в какие сроки и какие документы необходимо составить; когда необходима счетная комиссия; может ли переноситься время открытия собрания и каковы особенности проведения годового общего собрания в форме заочного голосования. Приводим образцы документов, которыми можно воспользоваться на практике.

Утрата контроля в коллегиальных органах. Что делать, чтобы бизнес работал?

Не секрет, что небольшой бизнес – ​это бизнес людей. Крупный – ​капиталов. В больших компаниях элементы структуры управления часто взаимозаменяемы и отсутствие отдельных личностей не ведет к критическому ущербу для организации в целом. Иная ситуация с небольшими организациями. Они, как правило, держатся на индивидуальности своих бенефициаров и руководителей. Отсутствие одного-двух человек может привести к коллапсу принятия решений в рамках всей организации. С этого номера журнала начинаем цикл публикаций о том, как нивелировать последствия выбытия «ключевых фигур». В данной статье поговорим об утрате контроля в коллегиальных органах – ​правлении и совете директоров. Рассмотрим, что делать, если ключевое лицо скончалось или будет недоступно продолжительное время (в больнице, отбывает наказание и пр.).

Как хранить гражданско-правовые договоры

Договоры, пожалуй, наиболее многочисленная категория юридических документов. Без них не обходится ни одна реально действующая компания. А раз так, то не будет преувеличением сказать, что юридическое подразделение любой компании сталкивается с вопросом: как организовать хранение договоров? От того, насколько грамотно это сделано, зависит, как быстро юрист найдет то или иное соглашение. И найдет ли его вообще. А между тем от скорости поиска может зависеть очень много. Например, результат многомиллионного судебного спора, в котором договор или допсоглашение к нему имеет ключевое значение. Выясним, как правильно организовать хранение гражданско-правовых договоров, чтобы ни один из них не потерялся, а нужный можно было найти за пару минут. В статье публикуем мнения экспертов, которые делятся своим опытом в этой сфере, приводим образцы журнала учета гражданско-правовых договоров, выдачи подлинников и копий договоров и относящихся к ним документов, а также формулировок в положение о договорно-правовой работе. Вы также найдете удобную таблицу по срокам хранения наиболее часто встречающихся на практике договоров.

Проводим годовое общее собрание акционеров в уcловиях COVID-19: чек-лист и образцы документов

Многие акционерные общества уже подготовились к годовым общим собраниям, и им предстоит финальный шаг – ​проведение собраний и оформление их результатов. Если подготовка к собранию включает в себя порядка семи этапов (о них мы говорили в прошлом номере журнала), то проведение собрания – ​всего три. Рассказываем, в какие сроки и какие документы необходимо составить; когда необходима счетная комиссия; может ли переноситься время открытия собрания и каковы особенности проведения годового общего собрания в форме заочного голосования. Приводим образцы документов, которыми можно воспользоваться на практике.

Утрата контроля в коллегиальных органах. Что делать, чтобы бизнес работал?

Не секрет, что небольшой бизнес – ​это бизнес людей. Крупный – ​капиталов. В больших компаниях элементы структуры управления часто взаимозаменяемы и отсутствие отдельных личностей не ведет к критическому ущербу для организации в целом. Иная ситуация с небольшими организациями. Они, как правило, держатся на индивидуальности своих бенефициаров и руководителей. Отсутствие одного-двух человек может привести к коллапсу принятия решений в рамках всей организации. С этого номера журнала начинаем цикл публикаций о том, как нивелировать последствия выбытия «ключевых фигур». В данной статье поговорим об утрате контроля в коллегиальных органах – ​правлении и совете директоров. Рассмотрим, что делать, если ключевое лицо скончалось или будет недоступно продолжительное время (в больнице, отбывает наказание и пр.).