Документы к протоколам: как оформлять и хранить

В процессе разработки регламентов работы коллегиальных органов необходимо прояснить:

• организационные вопросы подготовки и проведения заседания, на котором принимаются решения;
• выбор способа документирования и вида протокола,
• а также порядок формирования в дела протоколов и других документов, которые были рассмотрены коллегиальным органом и использованы им в качестве основы для выработки и принятия решений.

Настоятельно советуем регламентировать данные вопросы, независимо от того, идет ли речь об общем собрании акционеров (участников), заседании совета директоров, правления, собраниях и съездах общественных организаций или даже об оперативных совещаниях, которые проводят руководитель организации и руководители структурных подразделений.

Как хранить документы к протоколам

Интерес к хранению протоколов и документов, которые обеспечивают процесс подготовки и проведения заседаний коллегиальных органов, вновь возник в связи с вступлением в силу Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; вступил в силу с 18.02.2020). Его статья 18 предусматривает, что протоколы, постановления, решения, стенограммы коллегиальных органов и документы к ним, т. е. справки, доклады, проекты, заключения, информации, докладные записки, сводки, выписки, на основе которых разрабатывались и принимались зафиксированные протоколами решения, имеют единый и, как правило, постоянный срок хранения. Исключения составляют, например, протоколы оперативных совещаний, которые проводят руководители организации (ст. 18 е) с примечанием 3) и оперативных совещаний и собраний, которые проводятся в структурных подразделениях организации (ст. 18 з)).

Обратите внимание на п. 6.24 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71), который рекомендует документы к заседаниям (совещаниям) формировать преимущественно в отдельное дело и группировать внутри него по хронологии и порядку номеров протоколов.

Такое же правило формирования документов к протоколам было закреплено п. 8.20 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44): «документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения, если они содержат более 25 страниц. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов».

А в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199) прямо устанавливается, что «документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело... (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов)».

Таким образом, каждый документ в деле с протоколами и отдельном деле с документами к ним должен иметь правильно оформленные идентификационные реквизиты (автор, дата, текст, подпись, а при необходимости – ​индекс и ссылку на протокол и вопрос повестки дня). На оформление данных реквизитов часто не обращают внимания докладчики и специалисты, которые готовят вопросы к рассмотрению на заседании коллегиальных органов, а также справки, доклады, отчеты и др. документы. И уже потом, через 1–3 года после заседания, в процессе подготовки протоколов и документов к ним к передаче на архивное хранение, возникает необходимость в авральном порядке осуществлять поиск стенограмм и видеозаписей, подписание и датирование справок, докладов и презентаций, выявлять их взаимосвязь с вопросами повестки дня и датами заседаний. Таким образом, приходится возвращаться к оформлению документов, которые послужили основаниями для принятых решений, но были подготовлены просто как текстовая информация или презентация, но не как документы. А доклады и презентации-картинки без дат и подписей не имеют юридической силы, не являются доказательствами, поэтому их архивное хранение вызывает только лишние расходы и будет совершенно нецелесообразным.

Обратите внимание, что в номенклатуре дел компании должно быть предусмотрено дело с документами к протоколам заседаний коллегиальных органов и располагать его следует по принципу взаимосвязи сразу за делом с соответствующими протоколами (см. Пример 1).

А в годовом разделе описи дел постоянного хранения, когда протоколы будут передаваться на архивное хранение, заголовки дел с протоколами необходимо будет уточнить, проставив их номера,...