Подтверждаем представительские расходы

При проведении деловых встреч с партнерами принимающая сторона несет расходы на официальный прием, а зачастую – ​и на обслуживание прибывших участников. Аналогичные затраты возникают на заседаниях совета директоров или правления. Такие расходы называются в НК РФ представительскими.

Для многих организаций они неизбежны, их признают в целях налогообложения прибыли на основании подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Однако есть ограничения, из-за которых не всегда ясно, какие суммы стоит учитывать при исчислении налогооблагаемой базы, а какие лучше и не пытаться.

Какие расходы относятся к представительским

К представительским расходам относят указанные в НК РФ затраты, связанные с официальным приемом и обслуживанием участников внешних и внутренних деловых встреч, направленных на получение дохода. Место проведения таких встреч не влияет на признание расходов, поэтому при соблюдении обязательных требований можно учесть расходы, понесенные не только в России, но и за ее пределами.

Состав представительских расходов, указанный в п. 2 ст. 264 НК РФ, различен для встреч с внешними контрагентами и заседаний органа управления организации. Подробнее см. в Таблице 1.

При «доходно-расходной» УСН представительские расходы не признают, так как они не указаны в закрытом перечне из п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

А на общей системе налогообложения их, как правило, относят к косвенным (см. письмо Минфина России от 20.09.2011 № 03-03-06/1/578). Применительно к производственной деятельности такие расходы учитываются в периоде их осуществления, а в случае ведения торговли они уменьшают доходы от реализации текущего месяца.

Состав представительских расходов

Список представительских расходов из п. 2 ст. 264 НК РФ закрытый, но сформулирован в самом общем виде, без конкретизации:

• официальный прием и обслуживание;
• питание и буфетное обслуживание;
• трансфер и переводчик.

Детально разобраться в этом списке помогают письма контролирующих органов. Они же предупреждают о рисках и подсказывают, какими документами подтвердить представительские расходы при налогообложении.

Официальный прием и обслуживание

Для признания представительских расходов при налогообложении прибыли организаций внешняя или внутренняя встреча должна удовлетворять 3 критериям:

1) иметь официальный характер;

2) преследовать деловую цель;

3) соответствовать требованиям НК РФ по составу участников.

Выполнение каждого из этих критериев важно правильно задокументировать.

При этом надо учитывать, что есть целый ряд расходов, которые не могут быть отнесены к представительским:

• затраты на проведение неофициальной встречи (в кафе, ресторане) с потенциальными партнерами (поставщиками), организованной сотрудником организации (письма УФНС России по г. Москве от 16.05.2006 № 20-12/41851, от 23.12.2005 № 20-12/97007);
• затраты на официальный прием и/или обслуживание лиц, которые не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ, т. е. в приведенной нами Таблице 1 (письмо Минфина России от 30.10.2023 № 03-03-06/1/103183).

НК РФ указывает в составе участников встречи, затраты на проведение которой можно учесть в целях налогообложения прибыли, только представителей организаций, однако Минфин России позволяет признать таковыми и расходы на переговоры с обычными физическими лицами, если это фактические или потенциальные клиенты организации (письма Минфина России от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49848, от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49848, от 05.06.2015 № 03-03-06/2/32859).

Питание и буфетное обслуживание

Представительские расходы на питание – ​завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие, а также на буфетное обслуживание должны иметь официальный характер и преследовать деловую цель. Например, если ужин в ресторане не носит официального характера, то его стоимость не относят к представительским расходам (письмо УФНС России...