Автоматизируем оформление командировок

Организация и оформление командировок – процесс, отнимающий у компании много ресурсов и требующий участия работников разных подразделений: командируемый и его руководитель, ответственный за оформление командировки административный работник, бухгалтеры и работники кадровой службы. Запланировать бизнес-поездку, согласовать сроки и расходы, подготовить документацию, проконтролировать возврат отчетных документов – все это требует больших временных, материальных затрат и усилий.

Наша компания «Национальная система платежных карт» – высокотехнологичная, но у нас были те же проблемы, с которыми сталкивается большинство организаций при оформлении командировок:

• потеря подтверждающих документов и сложности в получении дубликатов;
• недовольство работников, которым приходилось заполнять кучу форм и отчетов по командировке в строго определенные сроки;
• долгий процесс согласования при нестандартных командировках (групповая, переходящая, командировка в выходной день).

Эти неприятности только множились.

Далее поделимся простым и изящным решением, реализованным в нашей компании. Итак, основные задачи, которые мы стремились решить на пути создания идеального процесса «Командировка»:

1. Максимально отказаться от бумаги.
2. Соблюсти все законодательные требования к подготовке документов.
3. Разработать регламентирующие документы с четким описанием процесса и норм отправки работника в деловую поездку.
4. Использовать принцип «Одного окна».
5. Задействовать уже существующие в компании информационные системы для автоматизации.
6. Провести интеграцию с «1С:» для обмена информацией о командировании работника со службой персонала и бухгалтерией.
7. Задействовать простую электронную подпись.

Весь путь перехода на электронное оформление командировок можно разделить на несколько шагов:

1. В первую очередь мы начали с того, что пересмотрели существующий командировочный процесс и актуализировали его в соответствии с законодательством.
2. Затем в соответствии с принципом «Одного окна» выделили в Административном департаменте Направление по командированию и определили ответственных за организацию деловых поездок работников компании.
3. После мы приступили к разработке нормативных документов и пересмотрели нормы командировочных расходов на основании штатного расписания.
4. Использовали для автоматизации информационные системы, которые уже были внедрены в компании.

В итоге мы получили процесс, в котором вся процедура создания, согласования и утверждения командировки проходит в электронном виде. Он позволяет в автоматическом режиме выполнить следующие действия:

• создание, согласование и утверждение заявки на командировку при помощи простой электронной подписи;
• автозаполнение заявки на обеспечение командирования и отчета о служебной командировке на основании заявки на командировку;
• формирование приказа на командировку в «1С:» на основании данных заявки на командировку;
• подписание и согласование отчета о служебной командировке простой электронной подписью.

А теперь подробнее о каждом шаге.

Оптимизация командировочного процесса

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы ¹.

При пересмотре процесса «Командировка» мы сосредоточились на решении, которое поможет оптимизировать организацию поездок сотрудников и обеспечит простоту и прозрачность оформления командировок в компании. Нам потребовалось оценить требования к подготовке и оформлению документов на каждом этапе процесса и выделить из них те действия и документы, которые возможно перевести в электронный вид, отказавшись от бумаги.

Еще в 2015 году на законодательном уровне в порядке оформления служебных поездок произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

• применять командировочные удостоверения и составлять служебные задания ²,
• вести учет командированных работников ³.

При этом принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки ⁴.

Все так же по возвращении из командировки работник должен подписать ⁵ авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке ⁶.