Автор делится наработками своей компании по оформлению командировок в электронном виде: от подачи заявки на командировку и ее обеспечение, издания приказа и до составления отчетов (авансового и о командировке). Алгоритм работы объясняется пошагово, в деталях (с таблицей и схемами). Даются советы, что можно перевести в электронный вид (часть процесса идет в «1С:», другая – в СЭД), какие плюсы это дает. Приведены примеры оформления конкретных документов.
Организация и оформление командировок – процесс, отнимающий у компании много ресурсов и требующий участия работников разных подразделений: командируемый и его руководитель, ответственный за оформление командировки административный работник, бухгалтеры и работники кадровой службы. Запланировать бизнес-поездку, согласовать сроки и расходы, подготовить документацию, проконтролировать возврат отчетных документов – все это требует больших временных, материальных затрат и усилий.
Наша компания «Национальная система платежных карт» – высокотехнологичная, но у нас были те же проблемы, с которыми сталкивается большинство организаций при оформлении командировок:
- потеря подтверждающих документов и сложности в получении дубликатов;
- недовольство работников, которым приходилось заполнять кучу форм и отчетов по командировке в строго определенные сроки;
- долгий процесс согласования при нестандартных командировках (групповая, переходящая, командировка в выходной день).
Эти неприятности только множились.
Далее поделимся простым и изящным решением, реализованным в нашей компании. Итак, основные задачи, которые мы стремились решить на пути создания идеального процесса «Командировка»:
- Максимально отказаться от бумаги.
- Соблюсти все законодательные требования к подготовке документов.
- Разработать регламентирующие документы с четким описанием процесса и норм отправки работника в деловую поездку.
- Использовать принцип «Одного окна».
- Задействовать уже существующие в компании информационные системы для автоматизации.
- Провести интеграцию с «1С:» для обмена информацией о командировании работника со службой персонала и бухгалтерией.
- Задействовать простую электронную подпись.
Весь путь перехода на электронное оформление командировок можно разделить на несколько шагов:
- В первую очередь мы начали с того, что пересмотрели существующий командировочный процесс и актуализировали его в соответствии с законодательством.
- Затем в соответствии с принципом «Одного окна» выделили в Административном департаменте Направление по командированию и определили ответственных за организацию деловых поездок работников компании.
- После мы приступили к разработке нормативных документов и пересмотрели нормы командировочных расходов на основании штатного расписания.
- Использовали для автоматизации информационные системы, которые уже были внедрены в компании.
В итоге мы получили процесс, в котором вся процедура создания, согласования и утверждения командировки проходит в электронном виде. Он позволяет в автоматическом режиме выполнить следующие действия:
- создание, согласование и утверждение заявки на командировку при помощи простой электронной подписи;
- автозаполнение заявки на обеспечение командирования и отчета о служебной командировке на основании заявки на командировку;
- формирование приказа на командировку в «1С:» на основании данных заявки на командировку;
- подписание и согласование отчета о служебной командировке простой электронной подписью.
А теперь подробнее о каждом шаге.
Оптимизация командировочного процесса
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы 1.
При пересмотре процесса «Командировка» мы сосредоточились на решении, которое поможет оптимизировать организацию поездок сотрудников и обеспечит простоту и прозрачность оформления командировок в компании. Нам потребовалось оценить требования к подготовке и оформлению документов на каждом этапе процесса и выделить из них те действия и документы, которые возможно перевести в электронный вид, отказавшись от бумаги.
Еще в 2015 году на законодательном уровне в порядке оформления служебных поездок произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:
- применять командировочные удостоверения и составлять служебные задания 2,
- вести учет командированных работников 3.
При этом принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки 4.
Все так же по возвращении из командировки работник должен подписать 5 авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке 6.
Где же указывать цель командировки, если нет служебного задания?
Достаточно приказа о направлении в командировку, в котором и будет указана эта цель. Рекомендуем:
- предусмотреть поле «Цель командировки» в форме заявки на командировку и
- сделать интеграцию этого поля в форму приказа на командировку, который оформляет служба персонала.
Авансовый отчет необходимо оформить, чтобы отчитаться в бухгалтерии за расход подотчетных сумм. А вот отчет о служебной командировке – это не обязательный с точки зрения законодательства документ, но очень удобный с управленческой точки зрения.
