Привычный способ заверения документов – проставление печати – с каждым годом утрачивает актуальность. Более распространенными становятся современные способы идентификации, и в первую очередь, электронная подпись. Выясним, на каких документах нужно по старинке ставить печать, когда необходимо использовать электронную подпись и какого вида (простая, неквалифицированная, квалифицированная) она должна быть.
Едва ли существует хоть одна реально работающая компания, которая не составляла бы никаких документов. Поэтому документооборот можно смело назвать основой жизнедеятельности любой фирмы. И, пожалуй, один из главных вопросов, который возникает при работе с документами, – как их заверить. В статье мы расскажем о том, на каких бумагах следует проставлять печать и на каких электронных документах нужна электронная подпись.
Традиционным способом заверения документов считается проставление печати. Но с каждым годом этот способ уходит все дальше на второй план. Так, председатель Правительства РФ Дмитрий Медведев еще в 2014 г. назвал печать «наследием прошлого», добавив, что сейчас она не имеет того значения, которое придавалось ей в дореволюционный, советский и постсоветский периоды.
Такой подход вполне можно понять, ведь сегодня печать с любыми реквизитами можно заказать едва ли не на каждом углу. При этом никаких документов у заказчика никто требовать не станет. А раз так, то и подлинность бумаг, заверенных печатями, в настоящее время зачастую оказывается под вопросом.
В то же время все более распространенными становятся современные способы идентификации, и, в первую очередь, электронная подпись.
Коммерческие компании – ООО и АО – с недавнего времени могут работать вообще без печати. Такая возможность появилась у них совсем недавно – с 7 апреля 2015 г., когда вступил в силу Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Поэтому не стоит удивляться, если контрагент будет присылать документы без печати. Но во избежание спорных ситуаций мы рекомендуем запросить у такого контрагента копию устава. Отсутствие печати должно быть обязательно оговорено в этом документе (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Устав контрагента может понадобиться, например, при налоговой проверке, если документы без печатей вызовут подозрения у инспекторов.
В то же время для остальных организаций обязанность иметь печать сохранена. Например, для некоммерческих организаций она закреплена в п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях». Там сказано, что некоммерческая организация имеет печать, в которой содержится ее полное наименование на русском языке.
На «первичке»
Сразу скажем, что применение унифицированных форм первичной документации для компаний не является обязательным. В соответствии с ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» они могут сами разработать и утвердить формы «первички».
Тем не менее на практике в большинстве случаев продолжают использоваться унифицированные формы, поскольку именно они заведены в автоматизированные программы учета. В большинстве этих форм такой реквизит, как место для печати, отсутствует. И это вполне оправданно, ведь унифицированные формы относятся к категории внутренних документов, поэтому проставление на них печати просто лишено смысла.
Впрочем, на некоторых унифицированных формах компания все же обязана проставлять печать (при ее наличии). К числу таких форм относятся, в частности:
- акт о приеме работ, выполненных по срочному...
