Расскажем о том, как не тратить много на юристов в это непростое время. Когда выгодно обратиться к внешним специалистам, а когда иметь своих в штате, по каким вопросам можно эти 2 варианта совмещать. Поделимся рекомендациями, как реально сэкономить на юридических услугах, не потеряв в качестве, а также как оценить эффект в целом и выгоду компании.
Новая экономическая реальность в России и мире поставила собственников бизнесов перед выбором: закрываться или сокращаться. Многие выжившие предпочли интенсивно сокращаться. Внешние консультанты и обслуживающий персонал бэк-офисов попали в первую волну оптимизации. До штатных юристов очередь доходит позднее.
Нестабильность увеличивает долги, требует пересмотра долгосрочных обязательств, провоцирует рост нарушений контрагентов и повышает административную активность государства по наполнению бюджета за счет бизнеса. Поиск правовых выходов из новых обстоятельств делает услуги юристов востребованными до последнего дня существования бизнеса. В то же время ревизия затрат на юристов и пристальный взгляд на их эффективность всегда поможет бизнесу выявить дополнительные ресурсы выживания в непростое время.
Юридические услуги могут быть получены компанией из разных источников (Схема 1).
Схема 1. Источники предоставляемых юридических услуг
В зависимости от источника услуг структура расходов на их получение для целей оптимизации подразделяется на следующие статьи:
-
расходы на внутренних (штатных) юристов – зарплата, отчисления с нее, отпускные и больничные выплаты, аренда офиса и организация рабочего места, приобретение и содержание оргтехники, канцелярские принадлежности, покупка и поддержание справочно-правовых систем и программного обеспечения, социальные пакеты, расходы по рекрутингу, адаптации и увольнению, обучение и курсы повышения квалификации, транспортные расходы;
-
расходы на внешних юристов – ставка почасовая либо вознаграждение по результату, командировочные и транспортные расходы, услуги дополнительно привлекаемых экспертов, подарки и знаки благодарности для друзей-помощников с юридическим образованием.
Каждая из статей может быть сокращена или оптимизирована на основании принятой в компании методики оценки правовых рисков, включая полное исключение юристов из штата и отказ от внешних консультантов.
Экономия на внутренних юристах
Самый простой и очевидный, но не самый эффективный способ сокращения затрат на штатных юристов – увольнение. Это дает быстрый, но краткосрочный эффект, который так же быстро исчезает на фоне обнаруживающихся рисков.
При аккуратной и детальной работе со статьями затрат на внутренних юристов оптимизация достижима за счет следующих приемов.
1. Ревизия бизнес-процессов с участием юристов. Внутренние юристы участвуют в согласовании практически всей внутренней и внешней деловой документации. С одной стороны, это приводит к значительному увеличению сроков бизнес-процессов, с другой – создает потребность в дополнительном штате. Ревизия бизнес-процессов, направленная на осознанное исключение юристов из них, одновременно ускоряет сами процессы и сокращает загрузку этих специалистов. Например, разрешение на заключение без согласования с юристами договоров с малозначительной ценой (условно до 50 000 руб.) или издание приказов по личному составу по стандартным кадровым процедурам.
2. Унификация доходных и расходных договоров. Наиболее рутинная и объемная работа внутренних юристов связана с документооборотом договоров. Создание шаблонов типовых договоров и стандартных условий по возможным отклонениям позволяет менеджерам, курирующим сделки, заключать договоры без участия юристов. При необходимости изменений шаблонов могут создаваться унифицированные на уровне организации формы дополнительных соглашений, подлежащих согласованию без повторной проверки «тела» основного договора. Стандартизация сокращает сроки контрактации и минимизирует рутинную загрузку.
3. Переход на электронный документооборот с контрагентами. Период самоизоляции и ограничительных мер властей в связи с новой коронавирусной инфекцией резко повысил спрос на системы электронного документооборота с интегрированной верификацией электронно-цифровой подписью. Подобные системы при внедрении в договорную работу экономят время на сбор оригинальных подписей представителей сторон, на формирование листов согласований, обработку и регистрацию подлинников, сокращают затраты на обмен подлинниками, критически минимизируют сроки заключения сделок.
4. Внедрение цифровых технологий по внутреннему правовому сопровождению (Legal Tech).
5. Ревизия родственных и «дружеских» юристов. Юридические отделы крупных компаний зачастую представляют собой «филиал друзей директора», куда определяют многочисленных юристов «по знакомству» и родственным связям. В большинстве случаев сотрудники, принятые во внутренние структурные подразделения (юридические отделы и пр.) не на основании конкурсного отбора, обладают более низкой квалификацией и мотивацией, регулярно пользуются больничными, отгулами и покровительством рекомендовавших их лиц. Сокращение таких специалистов является непростой задачей руководителя юридического подразделения и мощным источником роста его эффективности.
6. Перевод на удаленную работу. Юристы – одна из немногих специальностей, территориальное местоположение которых, как правило, не сказывается на их эффективности....
