Как сэкономить на юристах: оптимизация в условиях кризиса

Расскажем о том, как не тратить много на юристов в это непростое время. Когда выгодно обратиться к внешним специалистам, а когда иметь своих в штате, по каким вопросам можно эти 2 варианта совмещать. Поделимся рекомендациями, как реально сэкономить на юридических услугах, не потеряв в качестве, а также как оценить эффект в целом и выгоду компании.

Новая экономическая реальность в России и мире поставила собственников бизнесов перед выбором: закрываться или сокращаться. Многие выжившие предпочли интенсивно сокращаться. Внешние консультанты и обслуживающий персонал бэк-офисов попали в первую волну оптимизации. До штатных юристов очередь доходит позднее.

Нестабильность увеличивает долги, требует пересмотра долгосрочных обязательств, провоцирует рост нарушений контрагентов и повышает административную активность государства по наполнению бюджета за счет бизнеса. Поиск правовых выходов из новых обстоятельств делает услуги юристов востребованными до последнего дня существования бизнеса. В то же время ревизия затрат на юристов и пристальный взгляд на их эффективность всегда поможет бизнесу выявить дополнительные ресурсы выживания в непростое время.

Юридические услуги могут быть получены компанией из разных источников (Схема 1).

Схема 1. Источники предоставляемых юридических услуг

В зависимости от источника услуг структура расходов на их получение для целей оптимизации подразделяется на следующие статьи:

  • расходы на внутренних (штатных) юристов – ​зарплата, отчисления с нее, отпускные и больничные выплаты, аренда офиса и организация рабочего места, приобретение и содержание оргтехники, канцелярские принадлежности, покупка и поддержание справочно-правовых систем и программного обеспечения, социальные пакеты, расходы по рекрутингу, адаптации и увольнению, обучение и курсы повышения квалификации, транспортные расходы;
  • расходы на внешних юристов – ​ставка почасовая либо вознаграждение по результату, командировочные и транспортные расходы, услуги дополнительно привлекаемых экспертов, подарки и знаки благодарности для друзей-помощников с юридическим образованием.

Каждая из статей может быть сокращена или оптимизирована на основании принятой в компании методики оценки правовых рисков, включая полное исключение юристов из штата и отказ от внешних консультантов.

Экономия на внутренних юристах

Самый простой и очевидный, но не самый эффективный способ сокращения затрат на штатных юристов – ​увольнение. Это дает быстрый, но краткосрочный эффект, который так же быстро исчезает на фоне обнаруживающихся рисков.

При аккуратной и детальной работе со статьями затрат на внутренних юристов оптимизация достижима за счет следующих приемов.

1. Ревизия бизнес-процессов с участием юристов. Внутренние юристы участвуют в согласовании практически всей внутренней и внешней деловой документации. С одной стороны, это приводит к значительному увеличению сроков бизнес-процессов, с другой – ​создает потребность в дополнительном штате. Ревизия бизнес-процессов, направленная на осознанное исключение юристов из них, одновременно ускоряет сами процессы и сокращает загрузку этих специалистов. Например, разрешение на заключение без согласования с юристами договоров с малозначительной ценой (условно до 50 000 руб.) или издание приказов по личному составу по стандартным кадровым процедурам.

2. Унификация доходных и расходных договоров. Наиболее рутинная и объемная работа внутренних юристов связана с документооборотом договоров. Создание шаблонов типовых договоров и стандартных условий по возможным отклонениям позволяет менеджерам, курирующим сделки, заключать договоры без участия юристов. При необходимости изменений шаблонов могут создаваться унифицированные на уровне организации формы дополнительных соглашений, подлежащих согласованию без повторной проверки «тела» основного договора. Стандартизация сокращает сроки контрактации и минимизирует рутинную загрузку.

3. Переход на электронный документооборот с контрагентами. Период самоизоляции и ограничительных мер властей в связи с новой коронавирусной инфекцией резко повысил спрос на системы электронного документооборота с интегрированной верификацией электронно-цифровой подписью. Подобные системы при внедрении в договорную работу экономят время на сбор оригинальных подписей представителей сторон, на формирование листов согласований, обработку и регистрацию подлинников, сокращают затраты на обмен подлинниками, критически минимизируют сроки заключения сделок.

4. Внедрение цифровых технологий по внутреннему правовому сопровождению (Legal Tech).

5. Ревизия родственных и «дружеских» юристов. Юридические отделы крупных компаний зачастую представляют собой «филиал друзей директора», куда определяют многочисленных юристов «по знакомству» и родственным связям. В большинстве случаев сотрудники, принятые во внутренние структурные подразделения (юридические отделы и пр.) не на основании конкурсного отбора, обладают более низкой квалификацией и мотивацией, регулярно пользуются больничными, отгулами и покровительством рекомендовавших их лиц. Сокращение таких специалистов является непростой задачей руководителя юридического подразделения и мощным источником роста его эффективности.

6. Перевод на удаленную работу. Юристы – ​одна из немногих специальностей, территориальное местоположение которых, как правило, не сказывается на их эффективности. Удаленная...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Судебная доверенность: правила оформления и отмены

Как руководители организаций, так со своей стороны и юристы регулярно сталкиваются в работе с оформлением доверенностей: на получение товарно-материальных ценностей, представление интересов компании в различных госорганах, в том числе судах и др. В этой статье рассказываем, что учесть при составлении текста судебной доверенности, как сформулировать полномочия для разных судебных дел, отменить доверенность в случае конфликта с представителем и пр. В статье приводится 12 образцов документов, а также формулировок в доверенности и иные связанные с ними документы.

Можно ли мотивировать сотрудника уволиться по собственному желанию

В это непростое для работодателя время как никогда актуален вопрос: можно ли предложить работнику уволиться? Можно, но осторожно. Ведь если в дальнейшем суд установит, что имело место давление на сотрудника и он написал заявление об увольнении не по своей истинной воле, а в результате «нажима», то суд, скорее всего, восстановит его на работе. Более того, при увольнении некоторых категорий работников и вовсе может наступить уголовная ответственность. Расскажем о том, как не попасть в такую ситуацию и как в рамках закона мотивировать работника уволиться по своей инициативе.

Как хранить гражданско-правовые договоры

Договоры, пожалуй, наиболее многочисленная категория юридических документов. Без них не обходится ни одна реально действующая компания. А раз так, то не будет преувеличением сказать, что юридическое подразделение любой компании сталкивается с вопросом: как организовать хранение договоров? От того, насколько грамотно это сделано, зависит, как быстро юрист найдет то или иное соглашение. И найдет ли его вообще. А между тем от скорости поиска может зависеть очень много. Например, результат многомиллионного судебного спора, в котором договор или допсоглашение к нему имеет ключевое значение. Выясним, как правильно организовать хранение гражданско-правовых договоров, чтобы ни один из них не потерялся, а нужный можно было найти за пару минут. В статье публикуем мнения экспертов, которые делятся своим опытом в этой сфере, приводим образцы журнала учета гражданско-правовых договоров, выдачи подлинников и копий договоров и относящихся к ним документов, а также формулировок в положение о договорно-правовой работе. Вы также найдете удобную таблицу по срокам хранения наиболее часто встречающихся на практике договоров.

Проводим годовое общее собрание акционеров в уcловиях COVID-19: чек-лист и образцы документов

Многие акционерные общества уже подготовились к годовым общим собраниям, и им предстоит финальный шаг – ​проведение собраний и оформление их результатов. Если подготовка к собранию включает в себя порядка семи этапов (о них мы говорили в прошлом номере журнала), то проведение собрания – ​всего три. Рассказываем, в какие сроки и какие документы необходимо составить; когда необходима счетная комиссия; может ли переноситься время открытия собрания и каковы особенности проведения годового общего собрания в форме заочного голосования. Приводим образцы документов, которыми можно воспользоваться на практике.

Судебная доверенность: правила оформления и отмены

Как руководители организаций, так со своей стороны и юристы регулярно сталкиваются в работе с оформлением доверенностей: на получение товарно-материальных ценностей, представление интересов компании в различных госорганах, в том числе судах и др. В этой статье рассказываем, что учесть при составлении текста судебной доверенности, как сформулировать полномочия для разных судебных дел, отменить доверенность в случае конфликта с представителем и пр. В статье приводится 12 образцов документов, а также формулировок в доверенности и иные связанные с ними документы.

Как заключить договор по электронной почте

Современный мир немыслим без электронных коммуникаций. По электронным каналам обсуждаются бизнес-планы, представляется отчетность, ведутся переговоры с контрагентами. А еще по электронной почте часто заключаются хозяйственные договоры. Правда, далеко не всегда их подписывают квалифицированной электронной подписью (только она является полноценным аналогом собственноручного «автографа»). В результате спор о наличии (или об отсутствии) договоренностей может дойти до суда. Узнаем, как правильно заключать договоры по «электронке».

Как хранить гражданско-правовые договоры

Договоры, пожалуй, наиболее многочисленная категория юридических документов. Без них не обходится ни одна реально действующая компания. А раз так, то не будет преувеличением сказать, что юридическое подразделение любой компании сталкивается с вопросом: как организовать хранение договоров? От того, насколько грамотно это сделано, зависит, как быстро юрист найдет то или иное соглашение. И найдет ли его вообще. А между тем от скорости поиска может зависеть очень много. Например, результат многомиллионного судебного спора, в котором договор или допсоглашение к нему имеет ключевое значение. Выясним, как правильно организовать хранение гражданско-правовых договоров, чтобы ни один из них не потерялся, а нужный можно было найти за пару минут. В статье публикуем мнения экспертов, которые делятся своим опытом в этой сфере, приводим образцы журнала учета гражданско-правовых договоров, выдачи подлинников и копий договоров и относящихся к ним документов, а также формулировок в положение о договорно-правовой работе. Вы также найдете удобную таблицу по срокам хранения наиболее часто встречающихся на практике договоров.

Можно ли мотивировать сотрудника уволиться по собственному желанию

В это непростое для работодателя время как никогда актуален вопрос: можно ли предложить работнику уволиться? Можно, но осторожно. Ведь если в дальнейшем суд установит, что имело место давление на сотрудника и он написал заявление об увольнении не по своей истинной воле, а в результате «нажима», то суд, скорее всего, восстановит его на работе. Более того, при увольнении некоторых категорий работников и вовсе может наступить уголовная ответственность. Расскажем о том, как не попасть в такую ситуацию и как в рамках закона мотивировать работника уволиться по своей инициативе.