В каких случаях работодатель может истребовать письменные объяснения от работников? Каков порядок и сроки составления документа? На чье имя пишется объяснительная записка? Можно ли составить ее на компьютере или лучше написать от руки? Какие реквизиты следует указать в записке? Нужно ли регистрировать документ и как ставить на нем резолюцию?
Изучим тонкости затребования письменных объяснений у работника и сроки, которые необходимо соблюсти. В этом вам поможет пореквизитный анализ объяснительной записки и рекомендации относительно составления ее текста. Даны отдельные пояснения к вопросам о том, что должно быть написано от руки, кому адресовать, что приложить, как зарегистрировать.
Данный документ чаще составляется в связи с трудовыми отношениями: нарушением трудовой дисциплины, ненадлежащим выполнением трудовых обязанностей и т.п. Объяснительная поможет руководителю посмотреть на ситуацию глазами работника, дав шанс оправдаться, если он, конечно, не виноват.
Письменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 ТК РФ, которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.
Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.
Затребование письменных объяснений
Итак, до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий ст. 193 ТК РФ (Пример 1).
Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение.
Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.
Пример 1. Письменное требование объяснений у работника
