Отдел кадров относится к своему документообороту очень щепетильно. Ведь кадровое делопроизводство подвергается серьезным проверкам. По сути, все документы, над которыми по закону не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка, собственноручные подписи), могут существовать в электронном виде. Рассмотрим основные процессы, связанные с хранением электронных документов.
В последние годы наметилась тенденция – и в отделах кадров в том числе – переводить в электронный формат как можно больше документов. Это плюс. Минус же в том, что вопрос хранения электронных документов до последнего времени был урегулирован на федеральном уровне довольно слабо, а точнее, практически никак. Не так давно ситуация изменилась в лучшую сторону. В статье рассмотрим основные правила хранения электронных документов.
Всем известно, как щепетильно отдел кадров относится к своему документообороту. Немудрено: время от времени кадровое делопроизводство подвергается серьезным проверкам со стороны государственных органов. Поэтому независимо от того, как налажена система общего делопроизводства в организации, кадровое, в большинстве случаев, содержится в относительном порядке.
Проблема хранения электронных документов стояла давно. Частично из-за того, что никто толком не знал, как нужно обращаться с ними после того, как они будут завершены делопроизводством. Более того, в отделах кадров до сих пор ведется в бумажном виде то, что давным-давно можно было бы вести в электронном.
Какие документы можно перевести в электронный формат
По сути, все документы, над которыми по закону не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка, собственноручные подписи), могут существовать в электронном виде.
Обратимся к приказу Росархива от 29.04.2011 № 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти1 перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» (далее – Рекомендации). В приложении к нему приведен перечень таких документов, и документы кадрового делопроизводства фигурируют в нем наравне с остальными. Просим также обратить внимание на слово «должно» в заголовке приказа: если ФОИВ предписывается переводить свой документооборот на электронные рельсы, то и всем остальным можно и нужно это делать.
Таким образом, не стоит опасаться того, что электронный формат делает документ ненадежным, недействительным и вообще каким-то ненастоящим. Это не так.
Что такое электронный документ
Давайте определимся, что такое электронный документ. Согласно п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
И самое главное: электронный документ весь свой жизненный цикл, от создания до уничтожения, проводит в электронном...
