Актуализируем номенклатуру дел по причине новых сроков хранения документов

Порядок действий

Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. прик азом Росархива от 20.12.2019 № 236)¹ вступил в силу 18.02.2020. На эту дату в организации уже должна действовать номенклатура дел на 2020 год, ее надо было утвердить в конце 2019 года до начала 2020. Поэтому основной задачей организации сейчас становится обеспечение соблюдения нормативных сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем. Для ее решения отделу кадров в части дел и документов, относящихся к его ведению, необходимо:

1. Проанализировать Перечень 2019 г., обратить внимание на его новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов, которые появились по сравнению с Перечнем 2010 г.²;
2. Сравнить сроки хранения категорий, комплексов и видов кадровых документов, установленных новым Перечнем, со сроками хранения конкретных заголовков дел в номенклатуре дел отдела кадров (в рамках утвержденной сводной номенклатуры дел на 2020 год), выявить все изменения сроков;
3. Уточнить формулировки конкретных заголовков дел в соответствии с составом документов нового Перечня и проверить последовательность индексов (при необходимости), внести новые сроки хранения документов прежде всего в свой рабочий экземпляр номенклатуры дел, который ведет отдел кадров. Этот экземпляр станет основой:
   • для разработки новой номенклатуры на 2020 год в части дел отдела кадров или изменений к ее первоначальному варианту (как это можно сделать, подробно и с примерами покажем далее);
   • для подготовки кадровой части номенклатуры дел уже на следующий 2021 год;
4. На основании рабочего экземпляра определить объем необходимых изменений и уточнений, которые относятся к конкретным заголовкам дел отдела кадров и их срокам хранения, показать рабочий экземпляр руководителю службы ДОУ и председателю экспертной комиссии и по согласованию с ними и руководителем организации решать вопрос, будет ли утвержденная сводная номенклатура дел организации на 2020 год подлежать переработке, переоформлению и фактически повторному утверждению, если выявлено много изменений.

При небольших изменениях (или в небольшой организации) в обычном порядке в первоначальную номенклатуру дел на 2020 год можно будет внести несколько уточнений, касающихся новых сроков хранения и некоторых заголовков дел, в т.ч. в части кадровых документов (при необходимости). Их можно:

• утвердить приказом по основной деятельности, в распорядительной части текста которого зафиксировать изменение сроков и уточнение конкретных заголовков (например, по форме «было» – «стало» или как в Примере 2), либо
• сначала разработать дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, а потом утвердить его приказом.

Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (т.е. Правил, которые были утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526³) допускают, что включение в номенклатуру дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения (п. 1.1.1). Считаем, что данное правило возможно применить и в случае изменения сроков хранения документов. Кроме того, если организация является источником комплектования, и ее утвержденная номенклатура дел уже прошла согласование с ЭПК архивного учреждения или государственного (муниципального) архива в плановом порядке (т.е. 1 раз в 5 лет), то дополнительно согласовывать ее корректировки (а не существенную переработку) с ЭПК при уточнении сроков хранения не потребуется.

Обратите внимание, что, например, вступившие в силу Правила делопроизводства предусматривают, что организация имеет право оформлять дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, отражающего все изменения состава заголовков дел, произошедшие в течение календарного года (п. 6.17). Такой метод возможно применить и при оформлении изменения сроков хранения в связи со вступлением в силу нового Перечня 2019 г.

Сама по себе работа по внесению изменений в утвержденную номенклатуру дел на 2020 год может оказаться достаточно трудоемкой, поэтому рекомендуем отделу кадров инициировать оформление ее этапов и взаимодействие подразделений приказом первого руководителя, поскольку он отвечает за документальный фонд в целом и утверждает сводную номенклатуру дел.

А если в организации нет номенклатуры дел, то в связи с новым Перечнем и утверждением нормативных сроков хранения документов как раз наступило время ее разработать на основе Правил 2015 г. и Методических рекомендаций по их применению. И начать можно с кадровой части, показав руководству важность правильной организации работы с документами по личному составу и определения сроков их хранения в соответствии с последними новшествами.

В процессе внедрения Перечня 2019 г. необходимо учесть еще одну проблему – признание утратившим силу⁴ ранее действовавшего Перечня типовых управленческих документов со сроками хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Поэтому, если до вступления в силу нового Перечня вы еще не успели утвердить описи дел отдела кадров и акты о выделении к уничтожению документов по личному составу и дел за предшествующие годы, то они будут подлежать повторной экспертизе ценности дел и изменению сроков их хранения в соответствии с новым Перечнем 2019 г.

Рекомендуем также проинформировать (а лучше провести обучение) ответственных за кадровое делопроизводство в обособленных структурных подразделениях (филиалах, представительствах и пр.) – при наличии таковых, чтобы:

• до проверки соответствия и уточнения сроков хранения и до повторного утверждения описей и актов никакие документы не выделялись к фактическому уничтожению и не вывозились в пункты вторсырья;
• после внесения необходимых изменений в номенклатуру дел и получения соответствующих выписок из нее или приказа об изменении сроков хранения, на обложках дел, заведенных в подразделениях, ответственные за делопроизводство оформили изменение сроков хранения и/или других реквизитов (см. Пример 6).

Конкретное содержание работ по внедрению Перечня 2019 г. в отделе кадров будет зависеть от объема документов, дел и количества выявленных изменений, которые необходимо внести в номенклатуру дел в кадровой части. В зависимости от общего объема работ руководитель организации принимает решение о способе внесения изменений в номенклатуру дел на 2020 год. Далее рассмотрим примеры оформления текстов приказов, которые организации необходимо будет подготовить в процессе работы по изменению сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем 2019 г. Вы сможете предложить их руководству как готовые к использованию образцы документов, подготовленные специалистами в области делопроизводства и проверенные юристами.

Если вносить изменения в ранее утвержденную номенклатуру дел на 2020 г.

Для организации работы в своей части отделу кадров необходимо продумать мероприятия и сроки их выполнения с последующим отражением в приказе по административно-организационной деятельности среди прочих мероприятий (см. Пример 1).

После внесения всех необходимых изменений в рабочий экземпляр номенклатуры дел отдела кадров на 2020 год и на основании решения руководителя организации можно инициировать подготовку:

• приказа по основной деятельности, в тексте которого утверждаются изменения (Пример 2), данный вариант лучше выбрать, если изменений немного;
• если же изменений много, то они могут быть оформлены отдельным документом с названием «Дополнение к номенклатуре дел на 2020 год», который также утверждается приказом (Примеры 3 и 4). Заголовочная часть Дополнения как самостоятельного документа обычно оформляется по образцу заголовочной части самой сводной номенклатуры дел. В табличной части перечисляются все необходимые изменения (не только дополнительные дела): заголовок, срок хранения, номер статьи по новому Перечню и даже возможные изменения индексов дел.

Такой приказ о внесении изменений в номенклатуру дел на 2020 год:

• формируется в то же дело, где находится утвержденная в 2019 году сводная номенклатура дел на 2020 год (хранится в службе делопроизводства);
• его копия рассылается подразделениям, в том числе в отдел кадров (либо транслируется в электронном виде в СЭД или публикуется на корпоративном портале), чтобы они:
• отразили эти изменения вручную на разосланных им в конце 2019 года соответствующих выписках из утвержденной сводной номенклатуры дел;
• внесли изменения на обложки тех дел 2020 года, у которых что-либо поменялось (см. Пример 6);
• по итогам 2020 года в начале 2021 года правильно заполнили итоговую запись к номенклатуре дел своего подразделения (уже в соответствии со сроками хранения по новому Перечню) и передали ее в службу делопроизводства.

Если у дела не меняется заголовок и срок хранения, а изменился только номер статьи по Перечню, то можно ли такую правку не вносить в номенклатуру дел на 2020 год? Как много статей Перечня поменяли свои номера?

Перечень 2019 г. сократился более чем на треть, нумерация его статей существенно изменилась. Поэтому в рабочий экземпляр номенклатуры дел и затем в приказ или в дополнение к номенклатуре дел рекомендуем вносить все изменения номеров статей. Это облегчит внедрение Перечня 2019 г. в отделе кадров, работу по внесению изменений на обложки уже сформированных дел, а также подготовку номенклатур дел отдела кадров на следующий 2021 год.

Если утверждать новый вариант номенклатуры дел на 2020 г.

Рассмотрим еще один, радикальный, вариант, когда выявлен большой объем необходимых изменений в утвержденную сводную номенклатуру дел на 2020 год и руководитель организации принял решение ее переоформить и утвердить заново (см. Пример 5). Метод «версионности» в данном случае окажется неприменимым, т.к. Перечень 2010 г., в соответствии с которым в утвержденной номенклатуре были определены сроки хранения дел, признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). Это позволяет фактически заново утверждать номенклатуру дел на 2020 год в связи с изменениями сроков хранения категорий, комплексов и видов документов и применять ее «задним числом» – с 1 января 2020 года номенклатура дел («новая») применяется в обязательном порядке, а при архивно-технической обработке документов и дел, составлении описей и актов она «применяется» по отношению к документам и за предыдущие годы (скорее всего, за 2016–2019 гг., т.к. документы должны передаваться в архив не позднее 3 лет с года завершения в делопроизводстве).

По результатам анализа нового Перечня и на основании всех изменений, внесенных в рабочий экземпляр номенклатуры дел на 2020 год, рекомендуем оформить новый проект сводной номенклатуры централизованно службой делопроизводства и организовать его согласование на заседании экспертной комиссии вашей организации. Если организация является источником комплектования, то вопрос о необходимости дополнительного согласования пересмотренной номенклатуры дел с ЭПК государственного или муниципального архива следует решать с куратором от архива.

Корректируем обложки дел

Изменения на обложках заведенных дел отдела кадров оформляются обычным способом (см. Пример 6): тонкой чертой зачеркиваются устаревшие реквизиты и рядом или ниже пишутся новые (однако новый заголовок всегда размещается ниже старого). При этом указывать причину корректировок не обязательно.

В следующем номере продолжим цикл статей, связанных со вступлением в силу нового Перечня со сроками хранения документов. Расскажем про инструкцию по применению нового Перечня и проанализируем изменения в сроках хранения применительно к конкретным документам по личному составу.