Вводим электронный кадровый документооборот

Статьи 21.1–21.3 ТК РФ частично определили порядок перехода на взаимодействие с работниками посредством КЭДО, назвав обязательность уведомления работника, получения его согласия, разработки соответствующих локальных нормативных актов. Однако процедура предполагает более широкий список действий. Рассмотрим пошагово мероприятия, некоторые необходимо осуществить работодателю для внедрения кадрового электронного документооборота.

1. Создаем рабочую группу приказом руководителя

На первом этапе рекомендуем создать рабочую группу. В нее можно включить следующих специалистов и/или руководителей соответствующих структурных подразделений:

• кадровиков и юристов, которые хорошо знают HR-процессы, состав кадровых документов, имеют правовые знания в области трудового законодательства;
• специалистов по внедрению электронного документооборота. Как правило, в крупных компаниях в состав служб ДОУ включены структурные подразделения по автоматизации. Они имеют большой опыт внедрения СЭД и обладают техническими знаниями, а также владеют методикой проектирования таких систем. Также к работе привлекаются специалисты ИT-отделов, которые будут отвечать за выбор платформы, интеграцию ее с существующей ИТ-инфраструктурой;
• службы ДОУ и/или архива организации, которые будут контролировать соблюдение законодательства по вопросам обработки и обеспечения хранения документации по личному составу;
• отдельных специалистов из числа тех, кто потом будет работать в системе.

Утверждая состав рабочей группы, следует определить интегратора и ответственного за каждый участок. Лучше всего это прописать в приказе о создании рабочей группы по внедрению КЭДО.

На кадровую службу возлагаются:

• анализ кадровых процессов и выработка мер по их оптимизации;
• определение состава кадровой документации, которая будет переведена в электронный формат;
• подготовка локальных нормативных актов и
• обеспечение взаимодействия с сотрудниками.

В Примере 1 мы показали возможный вариант приказа о создании рабочей группы, в котором обязательно надо выделить основного ответственного за модификацию существующей информационной системы (ИС) или разработку и внедрение новой ИС. Обычно только после составления техзадания становится понятен объем программирования, этапы внедрения и возможные сроки реализации задумок.

2. Разрабатываем план перехода на КЭДО

Рабочая группа готовит план перехода (дорожную карту, график), в котором прописываются задачи, этапы, конечный результат каждого этапа и ответственные за его выполнение. С ИТ-мероприятиями должны быть увязаны и организационные мероприятия, которые требуются для запуска проекта: нужно составить и подписать с работниками целый комплекс документов, чтобы новая технология была легитимной.

При разработке плана следует принять решение, будет ли компания распространять КЭДО на весь персонал или в порядке эксперимента разработает сначала пилотный проект для ограниченного круга работников. К пилотному проекту удобнее привлекать сотрудников административных подразделений и офисный персонал, поскольку для них легче обеспечить доступ к ИС.

Также важно определить виды документов, которые будут формироваться в ИС. Их список может быть приложен к локальному нормативному акту об электронном взаимодействии работодателя и работников (см. Пример 2). В идеале нужно:

• подготовить список автоматизируемых процессов,
• по каждому выявить оформляемые документы (лучше перечислить все: и электронные, и бумажные, чтобы была полная картина);
• установить, при помощи какого вида электронной подписи какие действия совершаются с электронными документами (кроме подписания еще возможно утверждение, согласование, ознакомление).

Выбор ИT-решения лучше делать после того, как станут понятны потребности в автоматизации. Конечно, цена вопроса тоже важна, оценка стоимости проекта может снизить первоначальные аппетиты либо организация может решить поэтапно расширять этот проект.

Выбор информационной системы зависит от масштабов компании, количества и состава работников, количества документов, образующихся в деятельности подразделений по управлению персоналом, территориальной распределенности структурных подразделений компании и наличия дистанционных сотрудников.

Организации могут выбрать вариант ИС для КЭДО:

• сегодня на рынке есть поставщики систем электронного документооборота. Однако заказчики могут столкнуться с тем, что готового продукта, отвечающего всем потребностям, пока нет. Систему придется дорабатывать с учетом нужд заказчика. То есть разработчики ПО тоже хотят, чтобы им эту работу кто-то оплатил, вместе с ними продумал логику и обкатал при внедрении. И вот уже эти наработки потом начнут появляться в «коробочных решениях»;
• компании могут самостоятельно разработать ИС для КЭДО. Однако, скорее всего, это увеличит стоимость и время разработки;
• государственная цифровая платформа «Работа в России» будет бесплатной для всех пользователей, однако она начнет полноценно функционировать с 1 сентября 2022 года (пока для КЭДО она работает в ограниченном режиме)¹. Кроме того, использование «Работы в России» позволит сократить издержки на приобретение усиленных квалифицированных электронных подписей для работников. Наличие УКЭП работодателя в любом случае будет обязательным.

До марта 2023 года планируют утвердить и внедрить обязательные для всех работодателей форматы электронных кадровых документов, они будут едины и для «Работы в России», и для «самодельных» систем КЭДО. Пока они не утверждены, можно использовать любые. Какой из этого можно сделать вывод? Либо подождите утверждения, либо потом надо быть готовыми к необходимости доработок ПО.

После выбора системы КЭДО нужно будет решить вопросы организации доступа к ней. Доступ может осуществляться только из помещений работодателя или быть удаленным. Второй вариант предпочтительнее, поскольку в основе КЭДО лежит идея именно удаленного взаимодействия работодателя и работников. Следует задуматься о разработке мобильных приложений для смартфонов, создания корпоративного портала организации, как единого окна входа для работников в определенные ИС компании, включая и электронное взаимодействие с работодателем.

Кстати, ТК РФ подразумевает взаимодействие ИС для КЭДО не только с работниками организации, но и с поступающими на работу.

Вопрос хранения данных также может быть решен по-разному. Продумать его важно. Обязанность хранения и несения расходов на это возложена на работодателя (ст. 22.1 и 22.3 ТК РФ).

Чтобы внедрить КЭДО, надо еще утвердить локальный нормативный акт (ЛНА) о КЭДО, а также разработать формы документов, которые потом будут подписываться с работниками, организовать наличие необходимых электронных подписей у участников КЭДО. Только после этого можно внедрять в работу новую систему путем издания приказа.

3. Разрабатываем локальный нормативный акт

Вы можете разработать комплексный документ, в котором отразить все аспекты по ведению и применению КЭДО, или подготовить комплект из нескольких ЛНА. Вот какие вопросы следует раскрыть (курсивом в этом списке мы выделили то, что ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ требует включить в ЛНА):

• права и обязанности работника и работодателя;
• информационная система (или несколько ИС), с помощью которой (которых) работодатель будет осуществлять КЭДО;
• дата введения КЭДО;
• срок направления уведомления работникам, в котором указывается день перехода на КЭДО;
• порядок и способы получения работодателем согласия или отказа работников от перехода на КЭДО;
• категории работников и документов, в отношении которых применяется КЭДО;
• порядок доступа работника к информационной системе для КЭДО и соответствующему виду электронной подписи;
• процедура идентификации сторон;
• порядок доступа работника к личному кабинету;
• защиту персональных данных;
• порядок хранения электронных документов;
• сроки и периодичность подписания работниками электронных документов;
• сроки и периодичность ознакомления работников с электронными документами с учетом рабочего времени;
• порядок проведения инструктажа работников;
• порядок направления работодателем уведомлений работникам;
• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
• процедуры взаимодействия работодателя и представительного органа работников, выборного органа первичной профсоюзной организации, комиссий по трудовым спорам (если таковые имеются).

С точки зрения классического подхода к разработке инструкций по делопроизводству, эти пункты могут быть дополнены разделами о составе документов, формах и форматах документов, согласовании и подписании отдельных видов документов, регистрации, учете документации, организации информационно-справочной работы и организации хранения кадровой документации.

Удобно, если отдельный ЛНА будет разработан адресно для работников, в котором будет четко прописан порядок взаимодействия с работодателем в электронной среде.

4. Обеспечиваем участников электронными подписями

Расходы на получение и использование электронных подписей (ЭП) работникам несет работодатель (ст. 22.2 ТК РФ).

Если организация решила работать через портал «Работа в России», то их можно будет получить в МФЦ. Если же организация решила осуществлять КЭДО в другой ИС, то ей придется:

• либо оплатить работнику покупку квалифицированной электронной подписи (УКЭП) в удостоверяющем центре,
• либо можно самостоятельно сгенерить неквалифицированную ЭП (УНЭП), но ее легитимность стороны должны подтвердить соглашением (см. Пример 3). Дело в том, что целый ряд документов, прямо названных в ТК РФ, работник должен подписывать УКЭП или УНЭП (см. Таблицу в № 2’ 2022), и только «иные документы» могут подписываться простой ЭП. Поэтому снабжать работников придется ЭП с защитой не ниже, чем у УНЭП.

УКЭП должна быть как минимум у генерального директора организации, потому что ряд документов со стороны работодателя должны подписываться именно ею. Но остальные документы со стороны работодателя, и даже все документы со стороны работников могут подписываться ЭП попроще. Это даст существенную экономию.

5. Уведомляем работников и собираем их согласия

Очень важно обосновать для работников преимущества электронного формата, который облегчит взаимодействие с работодателем. Для подписания документов, ознакомления с ними, передачи работодателю заявлений и заявок не придется лично посещать офис или конкретный отдел – ​многое можно будет документально оформить не вставая со своего кресла.

Информирование работников нужно осуществлять не только на основе требуемых ТК РФ мероприятий («ознакомьтесь с локальным нормативным актом», «получите уведомление», «подпишите согласие»), но и путем диалога с работниками, работы с командами, руководителями структурных подразделений, через неформальные каналы коммуникации.

Сначала желательно сформировать лояльность сотрудников, а потом уже переходить к формальным процедурам.

Уведомления работникам о переходе на электронный кадровый документооборот должны быть направлены в бумажном виде с подписью уполномоченного должностного лица работодателя. В уведомлении необходимо отразить:

• локальный акт, на основании которого принято решение о переходе на КЭДО;
• дату перехода, а также
• возможность отказаться от электронного взаимодействия.

Дополнительно к этому рекомендуем выяснить у работника, есть ли у него электронная подпись. Ведь кто-то уже может иметь УКЭП.

Любой работник может отказаться от такого взаимодействия, оформив это отдельным документом. Если же сотрудник не предоставит никакого документа о согласии или отказе от КЭДО, работодатель должен расценивать это как несогласие работника.

Сроков для предоставления согласия или отказа законом не установлено, поэтому работники могут дать согласие в любое время, в т. ч. после внедрения в организации КЭДО, даже если ранее они оформляли отказ.

Поступающих на работу работодатель также обязан проинформировать об осуществлении КЭДО в организации. Тех, кто поступает на работу впервые после 31 декабря 2021 года (и до 31 декабря 2021 года не имел трудового стажа), тоже нужно ознакомить с порядком осуществления КЭДО (до заключения трудового договора), а вот согласие их на взаимодействие посредством КЭДО уже не понадобится (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).

Чтобы согласие работника было оформлено грамотно, его форму для заполнения стоит разработать работодателю и предоставить работнику вместе с уведомлением (именно этот вариант показан в Примере 4). Согласие работника (так же как и уведомление) должно быть оформлено на бумаге.

В кадровой практике порой используется следующий удобный прием: уведомление / предложение работодателя и согласие / отказ от него работника оформляют не разными документами, а сразу на единой бумаге, просто проводя черту между этими блоками. Данный вариант удобен, когда текст уведомления / предложения работодателя и ответа работника умещается на 1 листе – ​тогда для защиты документа от подмены страниц его не надо сшивать. Получается очень удобно: сначала идет уведомление / предложение работодателя (со всеми необходимыми реквизитами, включая подпись), а потом краткий ответ работника с его подписью и датой (тогда в ответе не надо перечислять все значимые детали предложения работодателя, и так понятно, на что работник соглашается или от чего отказывается).

Теоретически такой вариант оформления связанных документов (инициативного от работодателя и ответного от работника) при внедрении КЭДО тоже возможен. Но мы рекомендовали бы все-таки сделать это отдельными документами (Пример 4), потому что:

• уведомление, скорее всего, будет длиннее 1 листа;
• работник на него может сначала ответить отказом, а позже согласием;
• при вручении уведомления работник может не принять решение сразу, чтобы его можно было тут же зафиксировать на листе уведомления, а взять тайм-аут и подумать. Тогда после вручения 1-го экземпляра уведомления работнику у работодателя на руках останется хотя бы подпись о получении на 2-м экземпляре уведомления.

Обратите внимание на ст. 22.2 ТК РФ, из которой следует, что:

• срок, за который надо уведомить работников о переходе на КЭДО, устанавливает сам работодатель в своем ЛНА. Потом при издании приказа о введении КЭДО лучше прописать в нем конкретную дату запуска КЭДО и дату, до которой необходимо проинформировать сотрудников об этом (все это должно стыковаться с ЛНА);
• ТК РФ называет документ, получаемый от работника, письменным согласием. Лучше понимать это как указание законодателя на вид документа (согласие), а не только на его содержание (например, заявление о согласии). Законодатель в сфере трудовых отношений не впервые использует этот «новый» вид документа, например относительно недавно мы массово стали оформлять согласия на обработку персональных данных. Если же работник решит отказаться от КЭДО, то в этом случае логичнее оформлять это как заявление об отказе.

* * *

Важно провести обучение сотрудников работе в новой информационной системе для КЭДО или с тем новым функционалом в старой системе, который появился. Это позволит снизить напряженность и претензии, снять вопросы. Желательно также разработать понятные методические материалы (в виде простых памяток и/или ЛНА).

Информационные технологии и их нормативное регулирование активно развиваются, поэтому создаваемая система для КЭДО должна быть гибкой. Например, из ближайшего: до 1 марта 2023 г. должны быть утверждены государством и внедрены во всех системах для КЭДО единые форматы электронных документов. И это будет явно не последнее нововведение, которому надо будет соответствовать, – ​работа новой масштабной системы только начинается и отлаживается.

Кроме того, как показывает опыт ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде, повышается прозрачность документирования кадровых процессов для государства. Практики отмечают рост проверок ГИТ в связи с ошибками в сведениях, переданных в Пенсионный фонд РФ.