Акт о выделении документов к уничтожению

Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.

В номенклатуре дел и акте сроки хранения могут отличаться

Интересно, за какие годы вы сейчас проводите подготовку документов к передаче на архивное хранение и выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению?

Главное в вашей ситуации – ​соблюдение нормативных сроков хранения по действующему в настоящее время Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – ​Перечень 2019 года).

Перечень 2019 года начал действовать с 18.02.2020, а ранее действовавший аналогичный Перечень (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) утратил силу. В соответствии с Разъяснениями Росархива по внедрению Перечня 2019 года (опубликованы на сайте Росархива 12.03.2020) Перечень 2019 года должен применяться при установлении сроков хранения документов за предшествующие его утверждению годы, работать по новому Перечню надо начиная с 18.02.2020.

Если документы за прошлые годы ¹ были переданы в архив и выделены по актам на уничтожение до 18.02.2020, то сроки хранения вы определяли по соответствующим номенклатурам дел, в которых учитывались данные документы (т.е. по старому Перечню). Но если после 18.02.2020 вы обрабатываете эти документы, внося в акты на выделение к уничтожению и в описи дел, то их сроки хранения придется перепроверить и определить по новому Перечню 2019 года. Основание – ​Разъяснения Росархива.