Рассказываем о справках, которые могут составляться в организации (как внутренние, так и внешние). Разбираем порядок оформления информационных справок и справок по личному составу. Показываем обязательные и факультативные реквизиты. Приводим образцы справок, в том числе о факте работы, среднем ежемесячном доходе работника, факте предоставления отпуска.
Какие справки бывают
Проанализируем справки, которые относятся к системе организационно-распорядительной документации и являются документами-основаниями для принятия управленческих решений.
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Такое определение известно со времен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1974) и в настоящее время встречается в ряде ведомственных нормативных правовых актов 1, а также фактически подтверждается современным словарем видов и разновидностей документов 2. Правда, данный словарь фиксирует документирование фактов и событий (похожую сферу применения) с помощью записок (аналитических), сводок, информации, сведений и даже обзоров, в которых тем не менее прослеживаются общность цели создания документа и его функционального назначения. А некоторые особенности оформления (например, архивная справка, историческая справка к документам архивного фонда, справка о работе с обращениями граждан и др.) зависят от систем и подсистем документации, в которых так или иначе составляются и оформляются эти справки.
Справка составляется, как правило, единолично в отличие от коллегиально составляемого акта, также подтверждающего факты и события. Но факты и события в акте должны быть установлены комиссией (несколькими лицами), созданной по указанию руководства и в пределах конкретных, предоставленных на определенный срок, полномочий.
Таким образом, автором (исполнителем) справки может быть любой сотрудник организации, если у него есть полномочия по информированию руководства (организации или структурного подразделения), предоставлению информации о ходе работы, бизнес-процесса или административной процедуры, отчетных сведений и данных по конкретному вопросу деятельности. Подобные полномочия сотрудников могут быть закреплены в должностной инструкции, трудовом договоре, локальном нормативном акте. Например, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству служба делопроизводства составляет справки об объеме документооборота (ежемесячные, ежеквартальные накопительным итогом), о состоянии исполнения поручений и резолюций (по исполнителям, направлениям деятельности, структурным подразделениям, проектам и т.п.).
Справки, относящиеся к системе организационно-распорядительной документации (ОРД), подразделяются на 2 группы, т.е. представляют собой 2 разновидности по сфере применения и некоторым особенностям оформления:
-
справки информационные для подтверждения фактов по направлениям деятельности организации (включаются в подсистему информационно-справочных документов системы ОРД);
-
справки по личному составу для подтверждения фактов служебного характера, относящихся к сотрудникам организации (включаются в подсистему кадровой документации системы ОРД).
Справки информационные могут быть:
-
внутренними, адресованными руководителям и должностным лицам внутри самой организации, и
-
внешними, которые направляются,...
