Рассказываем, на что обращать внимание при оформлении бланка письма, обязательных и желательных реквизитов. В частности, как правильно прописать адресата, указать реквизиты подписи, отметку об исполнителе и о приложении, оформить заголовок и сам текста письма, указать должность, ученую степень, звание, фамилию и инициалы, наименование организации.
Выясняем, какой текст нельзя разбивать на разные строки, как писать даты и календарные сроки, когда и где в тексте письма стоит проявлять уважение, когда делать наращение, как использовать отдельные знаки (процент, параграф), «встречу» внутренних и внешних кавычек, где ставить оттиск печати. Для наглядности приводим правильный и неправильный примеры письма.
Зачем все это?
Идея написать статью возникла во время подготовки Инструкции по делопроизводству для вуза, в котором работает автор.
Что есть «красивое» письмо? Если по-простому, то это когда каждый реквизит на своем месте и правильно оформлен, когда текст понятен. Заметьте, речь идет не только про всем известный ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), это нечто большее. Здесь речь про этику и эстетику в делопроизводстве.
Давайте представим, что будет, если все замечания по оформлению письма собрать в одном месте? Будет ли это иметь для кого-то значение? Юристы обычно говорят: «На правовые отношения неправильное оформление документа не влияет и судья не на “красоту” смотрит, а на его содержание». Тогда получается, что правильно составленный по ГОСТ Р 7.0.97-2016 документ нужен только делопроизводителям? Но даже если это так, то позволим перечислить все раздражающие моменты (некоторые из которых не отражены в стандартах).
При проведении обучения мы показываем слушателям неправильные и правильные варианты оформления реквизитов, чтобы они почувствовали разницу, и при этом подытоживаем: «Письмо – это лицо организации! Вот как
вы подготовите его, так я о вас (вашей организации) и подумаю».
Правила оформления письма, конечно, менялись со временем. Глубоко копать не станем – хватит и десятка лет, за это время российский стандарт по оформлению организационно-распорядительных документов претерпел изменения единожды:
- сейчас действует ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который при утверждении планировали ввести с 01.07.2017. Но был замечен ряд ошибок, в результате данный стандарт вступил в силу лишь через год – 01.07.2018 с Изменением № 1;
- до него (с 01.07.2003 по 30.06.2018) действовал ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Знание внесенных изменений позволяет понять, какие варианты оформления считались правильными еще недавно и отличать:
- совершенно неприемлемые вещи
- от нецелесообразных, которые уже усовершенствовались, хотя некоторые люди об этом еще не знают и оформляют документы по старинке.
«Красивое» и «некрасивое» письмо
Думаю, вы слышали выражение «Красота – признак здоровья». К письмам его тоже можно применить в значении «красивое» правильно оформленное письмо – это признак деловой культуры организации и ее исполнителя, подготовившего документ.
В Примерах 1 и 2 покажем «некрасивое» и «красивое» письма, а потом разберем имеющиеся ошибки. Причем вариант из Примера 1 – это реально поступившее в нашу организацию письмо (наименование компании, Ф.И.О. и контактные данные изменены, но оформление реквизитов и формулировки текста сохранены).
В Примере 2 показано, каким красивым оно могло бы быть. Одинаковыми цифрами отмечены одни и те же реквизиты в неправильном оформлении (в Примере 1) и в исправленном варианте (в Примере 2).
Данные об организации – авторе письма в Примере 1:
- отсутствует сокращенное наименование организации по уставу, если таковое имеется. Заметьте, что указывать нужно лишь сокращение уникального наименования...
