О делопроизводственных особенностях оформления информационной справки и справки по личному составу подробнее читайте в статье «Как составить справку для работника» в № 1’ 2024
Правила составления и образцы внешних и внутренних характеристик на работника см. в статье «Как составить характеристику на работника и не нарушить закон» в № 9’ 2022
Для начала вспомним требования ТК РФ:
Чтобы ненароком не нарушить эти нормы, работодатели вынуждены требовать от работников подтверждения определенных фактов. Кроме того, некоторым работникам важно иметь письменное доказательство их опыта работы по другой должности или профессии, если этот опыт не отражен в трудовой книжке или сведениях о трудовой деятельности (например, при временном переводе).
За подтверждением нужной информации работник вправе обратиться в кадровую службу. Обычно в этом случае просят выдать «справку с работы». ТК РФ не упоминает о таком документе и не регламентирует его оформление. Поэтому вариантов на практике может быть множество. При этом содержание справки зависит в основном:
Таблица 1. Зависимость содержания справки от цели ее получения и документов, которыми ее можно заменить на практике
Для чего нужна |
Особенности текста документа |
Чем можно заменить |
Справка для работодателя, у которого работник работает по внешнему совместительству |
||
Для получения информации о ежегодном оплачиваемом отпуске на основной работе |
Достаточно указать дату запланированного графиком отпуска и его продолжительность. |
Выпиской из графика |
Для подтверждения, что условия труда на основной работе не являются вредными или опасными |
Указывают должность (профессию) работника и условия труда на его рабочем месте в соответствии со специальной оценкой условий труда (СОУТ) |
Выпиской из карты СОУТ |
Справка для работодателя, у которого работает супруг (супруга) работника |
||
Для подтверждения того, что супруг (супруга) не использует гарантию, предусмотренную только для одного родителя (опекуна, попечителя) |
Указывают, что работник не воспользовался определенной гарантией, например: |
Заменить справку другими документами не представляется возможным |
Справка для другого (будущего) работодателя |
||
Для подтверждения опыта работы по определенной должности (профессии) |
Указывают: |
Соглашениями к трудовому договору, заверенными копиями приказов о временном переводе на другую работу у того же работодателя, совмещении (или выписками из них) |
Для подтверждения периода работы по совместительству (если об этом нет записи в трудовой книжке) |
Указывают: |
Трудовым договором и соглашениями к нему, заверенными копиями приказов (или выписками из них) о приеме, переводе, увольнении и т. д. |
Справка для суда |
||
Для подтверждения занятости и размера доходов работника-ответчика (или истца) |
В справке указывают: |
Трудовым договором, соглашениями к нему, заверенными копиями приказа о приеме на работу и др. (или выписками из них), бухгалтерской справкой с расчетом среднего заработка |
Справка для предъявления в консульство или банк |
||
Для оценки благонадежности при получении визы, кредита |
В справке важно отметить сам факт нахождения гражданина в трудовых отношениях, а также размер его зарплаты |
Заверенной копией трудовой книжки (или сведениями о трудовой деятельности, если трудовая книжка на работника не ведется), трудовым договором, заверенными копиями приказов о приеме на работу (или выписками из них), бухгалтерской справкой с расчетом среднего заработка |
Трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты (НПА) не устанавливают порядка выдачи справок с места работы. Если организация небольшая и за справками обращаются редко, регламентировать порядок выдачи этого документа необязательно. Запрос о справке может быть и устным, а срок подготовки документа согласовываться в момент обращения.
Но если численность персонала велика и приходится обрабатывать много запросов о выдаче работникам различных документов, имеет смысл закрепить порядок выдачи справок в локальном нормативным акте (ЛНА). К примеру, в Инструкции по кадровому делопроизводству (Пример 1) можно установить:
Пример 1. Фрагмент Инструкции по кадровому делопроизводству, содержащий правила выдачи справок с места работы
5. Документирование кадровых процедур
…5.9. Выдача справок с места работы по заявлениям работников.
5.9.1. Любой работник, в том числе бывший, вправе запросить в отделе кадров справки, касающиеся его трудовой деятельности, в том числе:
5.9.2. Для запроса справки работник заполняет форму на сайте организации (раздел «Документы» – «Заказать справку», ссылка на форму https://работодатель.рф/docs=1824). Уведомление о заказе справки поступает на электронную почту отдела кадров мгновенно после отправки запроса.
5.9.3. Ответственным за подготовку справок является специалист по кадрам (в его отсутствие справки готовит начальник отдела кадров). Срок подготовки справки – 3 рабочих дня. При этом день получения заявления (запроса) от работника считается первым днем исчисления этого срока.
5.9.4. Справки оформляются на бумажном носителе, подписываются начальником отдела кадров (в его отсутствие – генеральным директором). На справках проставляют печать организации. Не допускаются какие-либо исправления в уже подписанных справках.
5.9.5. Справки регистрируют в журнале регистрации. Регистрационный номер для справок состоит из порядкового номера и индекса «ОК», например: «12-ОК».
5.9.6. Работник получает справку в отделе кадров под подпись в журнале регистрации (форма журнала приведена в приложении 5).
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Нужно ли каждый год требовать у работающих сотрудников справки об отсутствии судимости (детское учреждение, бюджетное)? Как часто надо их обновлять в личных делах сотрудников?
Нужно ли продлевать или переносить отпуск работнику, если он оформил листок нетрудоспособности в связи с болезнью или травмой ребенка или иного близкого родственника? В каких случаях при болезни работника во время отпуска его отпуск продлевается, а когда переносится? Каким образом до сведения сотрудника может быть доведено предложение работодателя перенести неиспользованную в связи с болезнью часть отпуска на другой срок? Как должен поступить сам работник, если захочет не продлить отпуск на период нетрудоспособности, а перенести его на более удобное ему время? И как быть кадровику, если сотрудник с работодателем так и не договорятся о периоде переноса отпуска? Наконец, нужно ли пересчитывать отпускные и осуществлять вычет денег из зарплаты работника, если оплаченные ранее дни отпуска будут переноситься и предоставляться в другое время? Отвечаем на эти и связанные с ними вопросы, опираясь на позиции Роструда, Минтруда России и судов. Приводим образцы заполнения табеля учета рабочего времени в случае нетрудоспособности работника в период отпуска и личной карточки работника по унифицированной форме № Т-2 с данными об отпуске, который продлился из-за больничного, внесения изменений в график отпусков из-за больничного, предложения работнику о переносе части отпуска на другой период и заявления работника о переносе части отпуска из-за больничного во время отпуска.
Письменная речь содержит помимо букв и другие знаки: арабские и римские цифры, орфографические небуквенные знаки, а также знаки препинания. Предлагаем вспомнить простые в исполнении знаки, очень схожие между собой, научиться не путать их и использовать правильно. Заодно повторим некоторые тонкости правил русского языка, в том числе не относящиеся к общеизвестным. Например, когда используется дефис, а не тире, как образуются наращения в числительных, записанных цифрами, как формируются наращения у нескольких идущих подряд числительных, как используются знаки в обозначении дат и времени, в каких случаях между числительными ставится тире, а не дефис, когда уместно в тексте документа поставить слеш (косую черту), когда ставятся пробелы в перечисленных знаках. Статья будет полезна всем кадровым специалистам, работающим с документами и стремящимся быть грамотными.
Кадровым специалистам регулярно приходится составлять проекты документов и позже согласовывать с другими отделами и руководством. Показываем, как автоматизировать последовательное согласование проекта документа несколькими людьми при помощи режима рецензирования в Word. Даем практические советы: как включить данный режим и отслеживать его по тексту, как установить пароль на его отмену, как управлять визуализацией правок в тексте (включая удаление, добавление, изменение форматирования разными пользователями), как комментировать правки, отменять и применять их, как объединить правки из разных файлов в один, как определить, кто какие правки и когда вносил, и пр.
С 2020 года перечень документов, выдаваемых работнику при увольнении, пополнился сведениями о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Ответим на наиболее частые вопросы, которые волнуют кадровиков: кому выдавать такие сведения, в какие сроки и в какой форме, необходимо ли заявление от работника, как фиксировать выдачу документа: надо ли вести журнал об этом и брать с работника подпись, какая ответственность предусмотрена за невыдачу СТД-Р? В вашем распоряжении также будут образцы необходимых документов.
C 2023 года действует множество обновленных кадровых форм, в том числе СТД-Р. Для начала напомним, кому и когда выдается СТД-Р (в т.ч. приведем образец заявления работника о выдаче ему сведений о трудовой деятельности). Далее расскажем, какие значимые изменения произошли, и выделим спорные вопросы (с рекомендациями по их разрешению). В завершение приведем образец заполнения новой формы СТД-Р, который можно использовать для выдачи работнику в день увольнения.
Практика показывает, что даже опытные кадровики ошибаются, когда указывают даты в документах. Надо ли ставить 0 в начале даты? В каких случаях нужно добавлять кавычки к числу? Когда можно писать год полностью, а когда желательно сократить? Если событие длится несколько дней, то какой знак должен быть между числами – тире или дефис? Нужно ли ставить пробелы? Каковы особенности указания даты на электронном документе? Можно ли употреблять предлог «со» перед цифрой? Когда используется наращивание при записи чисел? Разъясняем просто и понятно, опираясь на ГОСТ.
В конфликтных ситуациях суды всегда исследуют документы на наличие в них подписи (в т. ч. об ознакомлении) сотрудника, с которым идет спор. Логика понятна: если на документе отсутствует его подпись, значит, он, вероятнее всего, не был ознакомлен с этим документом. Но злоупотребляют в трудовых конфликтах не только работодатели, но и работники, которые часто отказываются от удостоверения своей подписью факта ознакомления с документами. Чтобы защититься в подобных ситуациях, работодателю необходимо составить акт об отказе работника поставить подпись об ознакомлении. Что нужно предусмотреть в акте, какие данные следует в него включить? Можно ли вместо составления акта ограничиться отметкой на приказе об отказе от подписи? Должен ли отказавшийся от подписи сотрудник присутствовать при составлении акта? Сколько лиц должно быть в комиссии, составляющей акт, и может ли он быть составлен без комиссии? В статье проводим образцы актов под различные ситуации и отвечаем на вопросы читателей, поступившие в издательство.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
