Опираясь на обширную судебную практику, рассказываем, какие документы вправе запросить сотрудник; каким образом лучше организовать работу по ответам на подобные запросы; как правильно рассчитать срок, в течение которого надо выдать запрошенные работником документы (на конкретном примере); когда можно отказать сотруднику в выдаче документов и как такой отказ лучше оформить; что делать, если в запрошенных документах содержатся персональные данные других работников.
Даем удобные таблицы-шпаргалки с перечнем документов, на копии которых, по мнению судов и консультантов Роструда, работники претендовать не могут, а какие вправе запрашивать (с выделением спорных ситуаций); с реквизитами для оформления выписок из документов.
В вашем распоряжении также образцы письменного отказа в выдаче работнику части копий запрошенных им документов, оформления выписки из приказа, а также формулировок для Инструкции по кадровому делопроизводству о выдаче работникам копий документов (выписок из них), связанных с работой.
В соответствии со ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику по его письменному требованию документы, связанные с работой. Применение этой нормы на практике до сих пор вызывает трудности и споры. С помощью статьи сможете с ними разобраться.
Какие документы вправе запросить работник?
Для ответа на этот вопрос обратимся к ст. 62 ТК РФ.
Фрагмент документа
Часть 1 ст. 62 ТК РФ «Выдача документов, связанных с работой, и их копий»
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Как видите, ТК РФ отвечает на этот вопрос уклончиво, говоря о
документах, связанных с работой. Но если подумать, то абсолютно все
документы, которые утверждает или подписывает работодатель, регулируют деятельность организации и
так или иначе затрагивают работников, к примеру:
- устанавливают права и обязанности сторон, а также правила проведения кадровых процедур и производственных процессов (инструкции и иные локальные нормативные акты);
- раздают поручения и фиксируют этапы трудовых отношений (приказы / распоряжения);
- устанавливают штатную численность и оклады работников (штатное расписание, штатная расстановка);
- учитывают рабочее время (табели учета рабочего времени);
- обосновывают начисление зарплаты (приказы, трудовые договоры и соглашения к ним, локальные нормативные акты);
- сопровождают выполнение трудовых обязанностей (наряды-допуски, путевые листы)
- и т. д.
В указанной норме содержится небольшое уточнение, какие документы (копии) может запросить работник:
- копии приказов (о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении);
- выписки из трудовой книжки (если таковая ведется);
- справки (о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, периоде работы у данного работодателя).
Но этот перечень остается открытым, перечисление заканчивается словом «другое». Вот это «другое» и вызывает споры. А работники, особенно в условиях конфликта, запрашивают самые разные документы: от коллективного договора до ведомости выдачи канцтоваров. Насколько это правомерно?
Поскольку в ТК РФ на этот вопрос четкого ответа не найти, обратимся к судебной практике и разъяснениям Роструда. Для удобства представим собранную нами информацию в виде таблицы (Таблица 1).
Таблица 1. Документы, которые работник вправе запросить и на которые претендовать не может
Документы |
Комментарий |
Копию выдавать не нужно |
| Коллективный договор
|
Указанные документы не содержат сведений о выполнении конкретной трудовой функции и персональных данных работника. Они регламентируют определенную сферу организации труда для всех работников. С ними нужно ознакомить работника под подпись, а не выдавать копию.
Обратите внимание: работодатель не вправе отказать работнику в повторном ознакомлении с ЛНА или колдоговором, если работник об этом письменно попросил
|
| Локальные нормативные акты
(Положения об оплате, о премировании, об обработке персональных данных, о служебных командировках, ПВТР и т. д.)
|
| Документы, устанавливающие критерии оценки эффективности, показатели результативности труда, условия должностного роста, показатели выполнения плана и т. п.
|
С этими документами работников ознакомляют под подпись (если утверждены как ЛНА). Они непосредственно не регулируют трудовую деятельность работника, поэтому в выдаче копий можно отказать
|
| Сведения о наличии и количестве квотируемых рабочих мест для инвалидов
|
Документ не связан с работой, поскольку непосредственно не регулирует трудовую деятельность
|
| Карточка-справка (ОКУД 0504417), форма утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н
|
Первичный учетный документ бухгалтерской отчетности, который документом, связанным с работой, не является
|
| Служебные (докладные) записки
в отношении работника
|
Относятся к документам производственного характера, нужны для служебного пользования
|
| Выписка из журнала регистрации приказов
|
Журнал регистрации не связан с работой, это учетная форма документов
|
| Уведомления, расчеты и пр. документы, направляемые в СФР
|
Документы непосредственно не связаны с работой конкретного работника
|
Судебная практика противоречива |
| Путевые листы
|
Одни суды считают, что это первичные документы бухгалтерского учета, а не документы о трудовой деятельности, поэтому копии путевых листов работодатель выдавать не обязан.
|
|
Другие же отмечают, что путевые листы связаны с трудовой деятельностью конкретного работника, которому эти листы были оформлены.
В спорных ситуациях рекомендуем копии таких документов работнику выдавать. Если он обжалует отказ, организация может быть оштрафована
(подробнее об этом будет сказано далее)
|
Копию выдавать нужно |
| Справки о среднем заработке у предыдущего работодателя (некоторые работники предоставляют при приеме на работу)
|
Нужно, если работник письменно обратился
с просьбой их вернуть
|
| Авансовые отчеты, документы по оплате проезда к месту отпуска и обратно
|
Работник имеет право запросить эти документы,
они связаны с его работой
|
| Расчетные листки по зарплате
|
| Документы о выдаче работнику
канцтоваров
|
Выдаются, если канцтовары работнику предоставляли в связи с работой
|
| Документы, содержащие результаты внутреннего расследования
|
Если в документах содержатся персональные данные других работников, выдается обезличенная копия (данные других лиц затираются) или выписка
|
| Личная карточка работника
|
В документе указаны персональные данные работника
|
| Приказы в отношении работника, не перечисленные в ст. 62 ТК РФ (о премировании, привлечении к работе в выходной день, об отпусках и т. д.)
|
Документы напрямую касаются трудовой деятельности работника
|
| Трудовой договор и соглашения к нему
|
Эти документы непосредственно регулируют трудовую деятельность работника
|
Приведенные судебные акты и ответы с портала Роструда наталкивают на такой вывод – копию документа по запросу работника нужно выдать, если:
- в нем содержится персональная информация о работнике (в т. ч. Ф.И.О., должность). К таким документам можно отнести (помимо перечисленных выше) графики работы, графики отпусков, наряды / допуски, согласия на обработку персональных данных, табели учета рабочего времени и т. п.;
- он регулирует (устанавливает) обязанности работника по его должности (профессии) и/или условия труда на рабочем месте. Сюда можно отнести, например, должностную (рабочую) инструкцию 17, инструкцию по охране труда, карту СОУТ на рабочем месте работника.
Соответственно, выдавать копию необязательно, если документ не затрагивает функционал конкретного работника и не содержит его персональные данные. К таким документам относятся: планы продаж; штатное расписание; должностные (рабочие) инструкции других работников, приказы, которые касаются всего подразделения, а не конкретного работника (создание новых подразделений, слияние отделов и т. п.); нормативные правовые акты министерств и иных ведомств, выписки из законов и т. п.
Каков порядок выдачи запрошенных документов?
Исходя из текста ст. 62 ТК РФ, можно выделить 4 условия выдачи документов:
- необходимо письменное заявление работника о выдаче копий документов, связанных с работой (т. е. без заявления, по устной просьбе можно не выдавать 18);
- копии нужно заверить надлежащим образом;
- подготовить и выдать копии запрошенных документов нужно не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления;
-
плату за документы с работника брать нельзя (они предоставляются безвозмездно).
Однако на практике возникает...
