Инструкция по увольнению за прогул

С ситуацией, когда сотрудник не вышел на работу по неуважительным причинам, сталкивается каждый работодатель. Но не все могут правильно за это уволить. Судебная практика свидетельствует, что основанием для признания увольнения за прогул незаконным чаще всего становится нарушение ­процедуры увольнения. Разработаем инструкцию для этой процедуры.

Прогул – это однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей, за которое работодатель может уволить такого сотрудника (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Уволенный имеет право оспорить расторжение трудового договора по этому основанию в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки (ч. 1 ст. 392 ТК РФ). Чтобы исключить вероятность признания судом увольнения за прогул незаконным, работодателю необходимо соблюсти установленную процедуру на всех этапах ­увольнения по данному основанию.

Этап 1. Обнаружение отсутствия работника

Законом не регламентирован порядок обнаружения отсутствия сотрудника на рабочем месте. Это может сделать табельщик, непосредственный начальник или даже коллега отсутствующего работника. На практике отсутствие работника в начале рабочего дня практически никогда не означает начала прогула. Он может опаздывать, либо согласовать свое отсутствие с руководителем, о котором не знает коллега, либо заболеть, либо быть срочно отправленным в командировку. В большинстве случаев довольно быстро удается установить (с помощью телефонного звонка, переписки по электронной почте и т.д.), что он отсутствует на работе по уважительной причине. При установлении данного факта и отсутствии оснований для недоверия никаких последующих действий работодателю предпринимать не требуется. По выходе на работу сотрудник, как правило, представляет оправдательный документ своего ­отсутствия ­(например, листок нетрудоспособности).

Если же сведений о месте нахождения работника и причинах его отсутствия нет или есть информация о том, что причина невыхода на работу неуважительная, любой из обнаруживших факт отсутствия его на работе должен поставить в известность руководство организации. Это можно сделать как устно, так и письменно. Например, в виде докладной записки, как показано в Примере 1.

При наличии в организации журнала регистрации служебных / докладных записок подобную записку желательно зарегистрировать.

Этап 2. Составление акта об отсутствии на рабочем месте

Чтобы понять, что такое прогул, обратимся к подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Так, прогул – это отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).

Как видите, для увольнения за прогул важно отсутствие сотрудника на работе более четырех часов подряд. Поэтому следует правильно зафиксировать период отсутствия работника. Для этого необходимо составить акт об отсутствии на рабочем месте. Причем сделать это нужно в тот же день, когда обнаружилось отсутствие работника. Составление документа «задним числом» в большинстве случаев признается ­судом ­недостоверным доказательством.

Чтобы исключить риск оспаривания сотрудником периодов отсутствия, желательно составить два акта. Например, ближе к середине и к концу рабочего дня. В своей совокупности они будут более четко фиксировать время отсутствия.

Форма акта трудовым законодательством не установлена, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы из него явно следовал факт отсутствия сотрудника, время его отсутствия, время ­составления, не вызывал сомнений состав подписавших его лиц.

По поводу последнего момента хотелось бы уточнить: закон не устанавливает, кто должен подписывать подобный акт. В соответствии с общепринятой практикой составить его должны не менее трех человек. Должности значения не имеют. Главное, чтобы они трудились вблизи рабочего места прогульщика и имели реальную возможность постоянно наблюдать за его пустующим рабочим местом. Тогда в случае спора документированный факт прогула не вызовет у суда сомнений в достоверности, в отличие, например, от ситуации, когда факт прогула работника цеха № 3 фиксируют работники цеха № 14.

Кстати, если отсутствие на работе сотрудника длительное (более ­суток), то акты следует составлять ежедневно (Пример 2).

Этап 3. Требование объяснения от работника

Прогул является дисциплинарным проступком, поэтому работодателю для увольнения работника по данному основанию необходимо выполнить все требования ст. 193 ТК РФ, установленные для привлечения к дисциплинарной ответственности. В частности, ­затребовать от ­работника объяснение по факту прогула.

Это можно сделать устно, но только в том случае, если сотрудник сразу же предоставил письменное объяснение. Если же он отказался его предоставить или тянет с объяснениями, а уверенности в том, что он сделает это, нет, то необходимо составить письменное требование предоставить письменное объяснение и вручить его работнику под личную ­подпись (Пример 3).

В принципе, требованние о необходимости дачи объяснения можно вручить работнику, как только он появится на работе. Однако если прогул носит затяжной характер, рекомендуется отправить документ работнику почтой с уведомлением о вручении. Оптимальным вариантом является использование почтово-курьерской службы типа EMS, Pony express, Dimex, DHL, Спецсвязи и т.д. Вместе с тем обратите внимание: требование должно быть вручено под подпись с указанием даты получения его работником. Естественно, почтовая служба составить акт не может, но она сделает отметку об этом на уведомлении о вручении.

Если же работник отказывается получать уведомление на руки или расписываться в его получении, необходимо составить об этом акт (Пример 4).

При составлении акта желательно, чтобы все, кто его составлял, проставляли не только подписи, но и собственноручно писали свои инициалы и фамилии, а также дату. Это исключит сомнения в формализме и ­составлении документа «задним» числом в случае спора с работником.

Отсутствие у работодателя объяснения работника по факту прогула, равно как и отсутствие требования предоставить объяснения, а также не фиксация факта отказа от получения требования, могут в случае спора привести к решению суда о незаконности увольнения и ­восстановлении работника.

Этап 4. Получение объяснения / фиксация факта не предоставления

Работнику даются два полных рабочих дня для дачи объяснения по факту своего отсутствия (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Он может в это время принести листок нетрудоспособности, написать объяснительную записку, в которой изложит уважительные причины отсутствия, или просто признаться в прогуле (Пример 5). Кстати, указывать содержание объяснения работнику нельзя, ­единственное требование – оно должно быть оформлено в письменном виде.

Имейте в виду: отсчет двух рабочих дней не включает дату вручения требования и насчитывает два полных рабочих дня. Нельзя составить акт о не предоставлении объяснения в конце второго рабочего дня, отведенного на объяснение, поскольку он будет считаться составленным ранее отведенной даты. Правильным будет его датировать следующим рабочим днем после истечения срока (см. Пример 6).

Если же два рабочих дня прошли, а работник так и не предоставил объяснения, то работодателю придется составить акт об их не предоставлении.

Этап 5. Служебное расследование

Этап, включающий служебное расследование, необходим далеко не всегда. Чаще всего он используется, если вопрос спорный и не понятно, была ли причина прогула уважительной или, скажем, работник отсутствует какое-то время, на связь не выходит, а потому не ясно, прогул это или причина пропуска работы все же уважительная. Дело в том, что дисциплинарный проступок (а прогул – это и есть дисциплинарный проступок) определяется как неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). За данное деяние работодатель имеет право применить предусмотренные той же статьей дисциплинарные взыскания – от замечания до увольнения. Причем ч. 5 ст. 192 ТК РФ требует, чтобы при наложении дисциплинарного взыскания были учтены тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

Поэтому, если до конца не понятно, виновен ли работник в прогуле, лучше приказом создать комиссию для проведения расследования, которая составит акт служебного расследования. В нем, как правило, указывается все, что удалось установить (и хронология, и способ предъявления требования работнику о предоставлении объяснения, а также ­последующие события и выводы о виновности работника в проступке).

Однако если факт прогула зафиксирован актом, от работника поступила объяснительная записка или заактирован его отказ ее предоставить и ситуация вполне очевидна, проводить расследование не обязательно.

Этап 6. Принятие решения о мере ответственности

Увольнять работника за прогул ТК РФ не требует, а предоставляет работодателю право самостоятельно принять такое решение. В зависимости от структуры организации, наличия или отсутствия действующего в организации локального акта о порядке привлечения работника к дисциплинарной ответственности (в том числе в виде увольнения) в ходе увольнения работника за прогул может возникнуть этап 6 – принятие решения о мере ответственности.

Обычно он требуется в компании с многочисленными структурными подразделениями, где право принимать решение о мере наказания принадлежит одному лицу, занимающему высшую должность (генеральному директору, президенту компании), а сбор доказательств, выводы о квалификации деяния работника в качестве дисциплинарного проступка, а также представление к наказанию – руководителям структурных (в том числе обособленных) подразделений. Как правило, представление о привлечении работника к ­ответственности производится служебным документом (Пример 7).

Чаще всего усложнения документооборота не требуется, и руководство принимает решение об увольнении без представления (докладной записки).

Этап 7. Увольнение

Кадровой службе стоит помнить, что увольнение за прогул будет законным только при отсутствии работника на рабочем месте более ­четырех ­часов подряд и только по неуважительной причине.

Для обеспечения законности издания приказа о наказании у работодателя к моменту его вынесения должны быть следующие документы-до­казательства, которыми он сможет воспользоваться в суде в случае спора:

• акт(ы) об отсутствии на рабочем месте;
• требование о предоставлении объяснения с подписью работника-прогульщика в получении или акт об отказе в получении / ­проставлении подписи в получении требования;
• объяснение работника или акт о непредоставлении объяснения;
• приказ о создании комиссии и проведении расследования и акт служебного расследования с перечислением произведенных комиссией действий и выводом о квалификации отсутствия работника на работе в качестве прогула (в некоторых случаях);
• докладные и служебные записки относительно прогула работника;
• график работы, указывающий, что период отсутствия являлся для прогульщика рабочими днями;
• табель учета рабочего времени с указанием периода прогула;
• выдержки из локальных нормативных актов работодателя об установленном режиме работы (выписка из правил внутреннего трудового распорядка);
• копии должностной инструкции работника, выписка из трудового ­договора, в которых не указан особый режим работы сотрудника, и пр.

Собрав перечисленные документы, можно издавать приказ о прекращении трудового договора. Причем сделать это можно лишь в течение одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Для приказа об увольнении можно использовать форму, разработанную самостоятельно (Пример 8).

Имейте в виду, что с приказом работника надо ознакомить под ­подпись. Если он отказывается поставить свою подпись, нужно составить акт об отказе в ознакомлении / проставлении подписи. При избрании меры наказания в виде увольнения в день прекращения трудового договора работнику необходимо выдать трудовую книжку и произвести окончательный расчет (ст. 84.1 и 140 ТК РФ).