Top.Mail.Ru

Что нужно сделать в конце года: памятка кадровику

До конца года сотрудникам отдела кадров надо не только организовать корпоратив, но и сделать вполне конкретные дела, которые являются обязательными для каждого работодателя, – составить график отпусков, разработать план и приказ по воинскому учету, утвердить номенклатуру дел по отделу и подготовить документы для сдачи в архив или на уничтожение. Есть и другие обязанности – не строго обязательные, но желательные.

Конец года связан не только с предновогодним настроением, но и с кучей дел, которые кадровику необходимо успеть в предпраздничной суете. Причем часть из них нельзя избежать – они являются обязательными в силу закона, другие желательно делать на регулярной основе так же в конце года (хотя и есть возможность перенести на другое время). Расскажем, что необходимо сделать кадровой службе до конца декабря, со ссылками на опубликованные в нашем журнале статьи, которые укажут на типичные ошибки работодателей, дадут необходимые рекомендации и снабдят вас образцами необходимых документов.

№ п/п
Дела
Примечание
Обязательные
1
Составить и утвердить график отпусков на 2018 год Разработать и утвердить график отпусков нужно не позднее чем за две недели до нового года. Поскольку 17 декабря - воскресенье, то утвердить график отпусков на 2018 год необходимо до 15 декабря 2017 года. Об особенностях составления графика отпусков, учете пожеланий работников и о том, как поступить в сложных ситуациях, вы можете прочитать в статьях «О чем нужно помнить при составлении графика отпусков» (№ 12′ 2014), «График отпусков по правилам» (№ 12′ 2013)
2
Разработать и утвердить план работы и приказ по воинскому учету на 2018 год Приказ об организации воинского учета и план работы по осуществлению воинского учета необходимо утверждать (и согласовывать в военкомате) ежегодно до конца года. О том, какие ошибки допускают работодатели при ведении воинского учета; что проверяет военкомат; какие документы необходимо составить и как пройти сверку сведений с военкоматом, читайте в статьях «Проверка военкоматом: готовим документы» (№ 4′ 2014), «Воинский учет: типичные ошибки работодателей» (№ 11′ 2016)
3
Составить и утвердить номенклатуру дел на 2018 год До конца года следует составить номенклатуру дел на следующий календарный год. В организации обычно действуют сводная номенклатура дел и номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатуре дел кадровой службы придается особое значение. Ведь обеспечить должное хранение документов по личному составу обязана любая организация независимо от формы собственности. Мы рассказали, на что обратить внимание при составлении номенклатуры дел кадровой службы, а также как определить сроки хранения документов, в статьях «Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров» (№ 12′ 2015) и «Сроки хранения документов по личному составу» (№ 5′ 2016)
4
Проверить документы на предмет хранения и подготовить для сдачи в архив или уничтожения те, у которых закончился срок хранения Большинство кадровых документов имеет длительный срок хранения, поэтому к их хранению следует подойти предельно аккуратно. Конкретные документы и сроки их хранения указаны в номенклатуре дел (см. пункт 3 данной таблицы). Найти все документы можно и в описи дел по личному составу. При их наличии отобрать для архива документы за предыдущий год, а также проверить документы из архива на предмет истечения сроков хранения будет просто. О порядке проведения экспертизы ценности документов; выборе документов на уничтожение; составлении акта и описи дел по личному составу читайте в статьях «Архив по личному составу с нуля» (№ 3′ 2017), «Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика» (№ 1′ 2017), «Экспертиза ценности документов в компании и в отделе кадров» (№ 12′ 2016), «Описи дел по личному составу» (№ 1′ 2016), «Уничтожение кадровых документов» (№ 12′ 2015)
Не обязательные
5
Провести кадровый аудит Раз в год полезно провести кадровый аудит, который поможет "выловить" допущенные ошибки или снизит их риски в будущем. А когда этим заняться, если не в конце года (хотя сделать это можно и в любые другие сроки, но желательно осуществлять на регулярной основе)? Законодательство не устанавливает обязательности проведения, порядка или сроков кадрового аудита, поэтому работодателю здесь предоставляется свобода действий. Он может оформить приказ в целом по организации или распоряжение исключительно по отделу. На что обратить внимание при аудите? Рекомендуем проверить наличие необходимых локальных нормативных актов (ЛНА), например, Положения о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ) и Правил внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ), а также подписей сотрудников об ознакомлении с ними. Если каких-то ЛНА нет, следует в кратчайшие сроки их разработать и утвердить. Старые ЛНА при необходимости нужно обновить.
Далее обратите внимание на трудовые договоры (и дополнительные соглашения к ним): правильно ли они оформлены, подписаны ли обеими сторонами, содержится ли в них подпись о получении экземпляра работником. Также стоит пометить, когда истекают срочные трудовые договоры, чтобы не пропустить момент их окончания и заблаговременно предупредить об их прекращении временных работников.
Третьим важным пунктом аудита должны стать трудовые книжки. Здесь нужно посмотреть, в частности, внесены ли записи о приеме на работу (напомним, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работник не является совместителем, ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
Оставшиеся документы также не оставляйте без внимания. Может выясниться, что следует внести изменения в штатное расписание, просмотреть на предмет ошибок личные карточки работников, приказы по личному составу, гражданско-правовые договоры, документы по охране труда и пр.
Подробнее о том, на что обратить внимание при кадровом аудите, мы писали в статьях «Утверждаем локальный нормативный акт» (№ 2′ 2015), «Судебная практика о дате увольнения в срочном трудовом договоре» (№ 3′ 2017), «Особенности срочных трудовых договоров» (№ 3′ 2015), «Срочные трудовые договоры с отдельными категориями работников» (№ 4′ 2015), «Аудит трудовых книжек: общие вопросы» (№ 1′ 2014), «Аудит трудовых книжек: титульный лист и сведения о работе» (№ 2′ 2014), «Кадровый аудит в филиале организации» (№ 6′ 2010), «Когда можно заключать с физлицом гражданско-правовой договор» (№ 11′ 2016), «Проводим инструктажи по охране труда» (№ 9′ 2017)
6
Составить приказ о работе в выходные и нерабочие праздничные дни 2017-2018 года В связи с предстоящими продолжительными праздниками следует уточнить у руководства, кто будет работать (и будет ли) на новогодних каникулах. Для тех, кто работает пять дней в неделю, законом предусмотрен определенный порядок привлечения к труду в праздники и выходные - издание приказа, получение согласия работника и т. д. О том, как это сделать, не нарушая требований трудового законодательства, читайте в статьях «Оформляем работу в выходные и нерабочие праздничные дни» (№ 1′ 2015), «Споры о работе в праздники и выходные: что говорит суд» (№ 12′ 2017)
7
Проверить, попала ли организация в план проверок госорганов в 2018 году В конце года на сайте www.plan.genproc.gov.ru публикуется план проверок всех госорганов, в том числе и государственной инспекции труда. Раскрываются планы проведения проверок и на региональных сайтах ГИТ. Например, план проверок ГИТ в Новосибирской области размещен по адресу: https://git54.rostrud.ru/plan/, Свердловской области - https://git66.rostrud.ru/plan/, Республике Башкортостан - https://git03.rostrud.ru/plan_provedeniya_planovykh_proverok/ и т. д.
В новом году планируются некоторые изменения в проведении плановых проверок (например, использование чек-листов, риск-ориентированный подход и т. д.). Подготовиться к проверке и при необходимости оспорить ее результаты вам помогут статьи «Как подготовиться к проверке государственной инспекцией труда?» (№ 10′ 2015), «Обжалуем итоги проверки инспекции труда» (№ 7′ 2016), «Судебное обжалование предписаний инспекции труда» (№ 10′ 2017)
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Новые правила обязательного психиатрического освидетельствования

С 01.09.2022 действует новый порядок прохождения обязательного психосвидетельствования, который применяется в отношении отдельных категорий работников. Рассказываем, что изменилось по сравнению с ранее действовавшими правилами, на что работодателям надо обязательно обратить внимание, какие новеллы кадровикам учесть в работе. Выделяем спорные и неурегулированные вопросы, а также предлагаем способы их решения. Например, о предварительном психиатрическом освидетельствовании (в новом нормативном документе слово «соискатель» отсутствует) и периодичности его проведения (новый порядок не устанавливает такую периодичность). Приводим образец заполнения обязательного журнала учета выданных направлений на психиатрическое освидетельствование.

Различия отметки о поступлении и отметки о вручении документа

Должна ли организация, получая какой-либо документ (в т.ч. и кадровый), ставить на экземпляре отправителя отметку о получении? Можно ли отказаться от ее проставления? В чем отличие отметки о поступлении документа в организацию (с входящим номером) от отметки о получении / вручении документа (с подписью)? Какой у них состав состав элементов и юридическая сила? Показываем несколько вариантов их оформления.

Кто подлежит обязательной вакцинации

Еще до недавнего времени с проблемой вакцинации были знакомы далеко не все работодатели. Но в конце 2019 года с ней столкнулись компании, использующие труд мигрантов (в связи со вспышкой кори), а в 2021 году – ​практически все остальные (в связи с пандемией коронавируса). Давайте разбираться, какие прививки и когда должны делать работники? Как работодателю проконтролировать, вакцинировался ли сотрудник? Что делать, если он не вакцинировался, хотя должен был? Рассказываем, как проверить прохождение работниками обязательной вакцинации по эпидемическим показаниям и избежать проблем с Роспотребнадзором, судами и органами прокуратуры в этой связи.

Как составить характеристику на работника и не нарушить закон

Казалось бы, составление характеристики на работника – дело нехитрое. Что стоит взять один из шаблонов, коих множество в справочных системах и в глобальной сети, и заполнить его на работника? Однако иногда в дело вмешиваются обстоятельства. Например, если работодатель не хочет составлять на работника хорошую «стандартную» характеристику, а напротив, намерен зафиксировать ненадлежащее отношение работника к труду. Такие ситуации могут привести сотрудника и работодателя в суд. Практикующие юристы рассказывают о том, как составить характеристику на работника и при этом не проиграть дело в суде, если он будет недоволен и обратится с иском. В статье есть образцы характеристик под различные ситуации.

Штатное расписание в вопросах и ответах

Столь важный кадровый документ, как штатное расписание, на практике вызывает немало вопросов. Обязательно ли оно для организации? Как утвердить новое штатное расписание и как часто оно должно составляться? Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3 и можно ли внести в нее дополнительные реквизиты? Как оформить изменение штатного расписания и каковы особенности этой процедуры при сокращении штата? Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания? На эти и другие актуальные вопросы вы найдете ответ в данной статье.

Как избавиться от накопленных отпусков

Что делать, если сотрудники отказываются идти в отпуск, а «задолженность» по отпускам у них накопилась значительная? Можно ли направить людей в отпуск в одностороннем порядке? Какая ответственность грозит работодателю, если проверяющие обнаружат «недобор» по отпускам? «Сгорают» ли неиспользованные отпуска, если сотрудник отказывается уходить в отпуск два года и более?

Меняем режим рабочего времени

Режим рабочего времени может быть изменен двумя способами: либо по соглашению с работником, либо работодателем в одностороннем порядке при наличии соответствующих оснований. Процедура смены режима рабочего времени зависит от того, каким образом в компании изначально зафиксирован режим. В статье рассмотрены возможные варианты оформления изменения режима с заполненными образцами документов.

Работник в случае конфликта уходит на «больничный»: методы борьбы

Каждый работодатель сталкивался с работниками, которые при возникновении конфликта, опасности опалы руководства и риска несения наказания за невыполнение своих обязанностей вдруг пропадали, а позже оказывалось, что у них на руках есть листки нетрудоспособности. Работодатели используют различные средства, чтобы вывести мнимых больных на чистую воду, однако далеко не все они законны. О том, какую стратегию выбрать, читайте в статье нашего автора.