Как оформить прогул

Этап 1. Зафиксируйте отсутствие работника

Если работник без предупреждения не пришел на работу, не стоит принимать поспешное решение и сразу же его увольнять. Прежде всего надо зафиксировать надлежащим образом факт его отсутствия. Разберем последовательно все необходимые для этого действия работодателя.

Составить акт об отсутствии на рабочем месте

Акт об отсутствии на рабочем месте оформить надо обязательно. Унифицированной государством формы такого акта нет, поэтому его можно составить в произвольном виде. Иногда работодатели ждут окончания рабочего дня, чтобы подписать акт, но на самом деле его можно оформить и сразу по истечении 4-часового отсутствия, а в конце рабочего дня дополнительно сделать отметку о том, что сотрудник так и не явился на работу (см. «!» в Примере 1).

В акте следует указать:

• наименование работодателя;
• наименование документа (акт) и о чем он (об отсутствии работника на рабочем месте);
• место, дату и время составления, номер акта (при наличии);
• сведения об отсутствующем на рабочем месте сотруднике: полностью его фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность (профессия), при необходимости – ​с указанием структурного подразделения;
• продолжительность отсутствия на работе;
• об отсутствии сведений о причинах невыхода на работу либо о наличии таких сведений (подтвержденных / не подтвержденных);
• данные о лицах, составивших и подписавших акт (фамилия и инициалы, должность (профессия), при необходимости – ​с указанием структурного подразделения), и их личные подписи. Необходимо, чтобы акт подписало не менее 2 человек. Как правило, это специалист отдела кадров, непосредственный руководитель работника и сотрудник подразделения, в котором числится отсутствующий. На практике среди подписантов нередко фигурирует и юрист (особенно когда есть основание предполагать назревающее увольнение «по статье»);
• сведения об ознакомлении сотрудника, отсутствовавшего на работе, с актом под личную подпись (в первый же день, когда он появится на работе) или в порядке, установленном локальным нормативным актом (ЛНА) о внедрении кадрового электронного документооборота (при условии, что работник согласился на него перейти и ознакомлен с таким ЛНА), или способом, определенным для взаимодействия с дистанционным сотрудником; либо об отказе сотрудника от ознакомления с актом; либо о невозможности произвести ознакомление (с указанием, почему это оказалось невозможным).

При длящемся прогуле целесообразно составлять акты ежедневно, пока пропавший работник не объявится или не станут известными причины его отсутствия. Если сотрудника нет несколько недель или даже месяцев, на практике часто составляют один акт в неделю или в месяц. Это не является нарушением, но есть вероятность того, что в суде придется подтверждать (в т. ч. свидетельскими показаниями), что все подписанты присутствовали на работе в период, указанный в акте, и что они помнят обстоятельства отсутствия сотрудника на работе каждый день соответствующей недели или месяца.

Сообщить руководству об отсутствии работника служебной запиской

Рекомендуем оформить служебную (докладную) записку непосредственного или вышестоящего руководителя отсутствующего работника на имя лица, уполномоченного принимать кадровые решения в организации (как правило, это руководитель компании, но может быть и его профильный зам либо начальник кадрового подразделения). Документ хоть и не обязательный, но лучше его составить, чтобы в последующем он стал одним из звеньев формирования доказательственной базы законности увольнения.

В записке обычно отражаются:

• наименование работодателя и структурного подразделения;
• наименование документа (служебная или докладная записка);
• дата и номер (при наличии) записки;
• адресат документа (генеральный директор, иное уполномоченное лицо);
• автор документа (непосредственный или вышестоящий руководитель отсутствующего сотрудника): его фамилия и инициалы, должность (профессия), при необходимости – ​с указанием структурного подразделения; личная подпись;
• сведения об отсутствующем на рабочем месте сотруднике: полностью его фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность (профессия), при необходимости – ​с указанием структурного подразделения;
• продолжительность отсутствия на работе (вплоть до минут);
• описание ситуации, в т. ч. обстоятельства того, когда и как непосредственный или вышестоящий руководитель узнал о том, что его подчиненный отсутствует на работе;
• ссылка на оформление акта об отсутствии работника на рабочем месте (этот акт можно сделать приложением к служебной записке);
• сведения о том, допускал ли ранее отсутствующий сотрудник дисциплинарные проступки – ​опоздания, неявки без уважительных причин на работу, уходил ли с работы до окончания рабочего дня и т. д.;
• информация о том, какие были попытки связаться с отсутствующим работником и каков был результат таких попыток; предположения о возможных причинах отсутствия;
• имеющиеся и прогнозируемые последствия отсутствия сотрудника на работе;
• просьба к руководству рассмотреть инцидент и в случае необходимости принять меры по отношению к нарушителю дисциплины труда, к замещению отсутствующего и пр.

Такой документ пригодится при дальнейшем служебном расследовании (если будет решено его проводить), а также для защиты интересов работодателя в случае проверки ГИТ, судебного разбирательства. Образец приведен в Примере 2.

Для поддержания дисциплины в компании советуем завести правило – ​о каждом длительном отсутствии работника его непосредственный (или вышестоящий) руководитель должен письменно сообщать руководителю организации или, например, в отдел кадров. Соответствующую норму лучше внести в правила внутреннего трудового распорядка или иной ЛНА и ознакомить с документом всех работников под подпись (или способом, предусмотренным в ЛНА о внедрении в организации кадрового электронного документооборота либо обозначенным для взаимодействия с дистанционными сотрудниками).

Обеспечить сохранность данных пропускной системы и видеозаписей

Если у вас установлена пропускная система, то она может применяться для контроля дисциплины труда. Так, например, электронная пропускная система – ​это комплекс технических устройств и компьютерных программ, которые:

• ограничивают допуск в организацию. То есть попасть на территорию компании, так же как и покинуть ее, могут только обладатели электронных пропусков (пластиковых карточек), с которых соответствующее устройство считывает информацию. Хотя возможны и варианты, например, когда работник для прохода на территорию должен приложить к считывающему устройству вместо пропуска свой палец или запирающее устройство реагирует на его лицо;
• фиксируют время, когда конкретный пропуск был использован (можно отследить время прихода и ухода каждого работника).

Обратите внимание: электронная пропускная система не освобождает работодателя от ведения табеля учета рабочего времени. При этом некоторые программы позволяют формировать табель в автоматическом режиме, используя данные из указанной системы. Если в компании не введен электронный документооборот, то по окончании каждого месяца такой табель нужно распечатывать и подписывать (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Данные электронных систем принимаются судами в качестве допустимых доказательств прогулов (см., например, апелляционные определения Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 15.11.2017 по делу № 33-4401/2017, Мосгорсуда от 28.03.2018 по делу № 33-8775/2018, от 20.07.2017 по делу № 33-28190/2017). Но чаще всего распечатки из электронных систем принимаются судами лишь в качестве дополнительных доказательств – ​при наличии других, более существенных. Ведь система может выйти из строя и выдавать некорректный результат.

При этом использование электронной пропускной системы должно быть закреплено в ЛНА работодателя, с которым работники ознакамливаются под личную подпись (или иным установленным для электронного документооборота способом). Например, в правилах внутреннего трудового распорядка. В таком случае применение электронных пропусков будет для работников обязательным (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). В ЛНА нужно указать, что:

• проход на работу и уход с работы возможны только по электронным пропускам;
• время прохода, зафиксированное системой, учитывается в целях контроля за соблюдением режима труда;
• передача пропуска третьим лицам, как и проход по пропускам третьих лиц, не допускаются;
• при потере, порче или случайном неиспользовании электронного пропуска работник обязан сообщить об этом работодателю (непосредственному руководителю или в отдел кадров).

Также дополнительно можно сохранить данные системы видеонаблюдения (при наличии таковой). Главное, чтобы была обеспечена непрерывная запись места прохода на работу в течение всего рабочего дня.

В некоторых организациях вместо электронной пропускной системы ведутся бумажные журналы регистрации прихода / ухода с работы на проходной, КПП и т. д. Это тоже хороший вариант для подтверждения факта отсутствия сотрудника. Важно, чтобы записи в журналы вносились в хронологическом порядке каждый рабочий день и их можно было бы идентифицировать.

Отметить каждый день неявки в табеле учета рабочего времени

Выше мы упоминали, и подчеркнем еще раз: отсутствие на работе обязательно должно быть отмечено в табеле учета рабочего времени. Суды обращают внимание на то, как отмечен день отсутствия в табеле.

Пока причины отсутствия не ясны, дни отсутствия следует отмечать как неявка по невыясненным причинам. В унифицированной форме № Т-12 или № Т-13¹ надо указывать буквенный код «НН» или цифровой код «30» – ​«Неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)».

После того как станет известно, что у работника не было уважительных причин отсутствия, можно указать другой код. В табеле по унифицированной форме № Т-12 или № Т-13 проставляют буквенный код «ПР» или цифровой код «24». Такую корректировку можно сделать двумя способами:

1) зачеркнуть внесенные ранее данные и вписать новые. Например, можно зачеркнуть код «НН» или «30» и сверху написать «ПР» или «24», а рядом сделать отметку «Исправленному верить», проставить дату исправления, подпись лица, внесшего исправление в табель, указать его должность, фамилию и инициалы;

2) составить корректирующий табель в отношении работника и отметить в нем дни отсутствия кодом «ПР» или «24», указать реквизиты документа, на основании которого сделаны изменения.

Этап 2. Истребуйте у работника письменное объяснение

После фиксации факта отсутствия работника следует выяснить его причины. Прежде всего следует получить от самого работника письменное объяснение. Также можно дополнительно провести розыскные мероприятия. Рассмотрим подробнее основные действия работодателя на данном этапе.

Запросить объяснение причины отсутствия на рабочем месте

Прогул является основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности, а значит, необходимо соблюсти предусмотренную законом процедуру. До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Истребуйте у него письменное объяснение официально и сообщите, что его надо представить в течение 2 рабочих дней с даты получения уведомления (ст. 193 ТК). Это можно сделать путем вручения сотруднику уведомления, оформленного по образцу из Примера 4.

Если сотрудник на рабочем месте не появляется, то, соответственно, становится затруднительным получение от него письменного объяснения по факту невыхода на работу. Однако законодательство не запрещает в подобных случаях затребовать объяснение от работника, направив ему ценное письмо с уведомлением о вручении либо телеграмму (телефонограмму) по адресу, указанному в трудовом договоре и/или личном деле работника. Опись вложения, экземпляр которой останется у вас на руках при направлении ценного письма, квитанция об отправке письма, уведомление о вручении и прочие документы подтвердят, что работнику было направлено именно уведомление о необходимости представить объяснение.

Причем запрашивать объяснение следует в отношении всего периода времени отсутствия (при необходимости придется это делать несколько раз). Иначе дисциплинарное взыскание может быть успешно оспорено работником в последующем в суде.

Зафиксировать, что работник не предоставил объяснение

Итак, у сотрудника есть 2 рабочих дня, чтобы объяснить причины прогула (ч. 1 ст. 193 ТК). Срок исчисляется с даты, когда работник получил уведомление. Если вы направили его по почте, то придется ждать и отслеживать получение письма на сайте «Почты России».

Если сотрудник не предоставит объяснение, то нужно составить об этом акт. Оформляется он в произвольной форме (см. Пример 5). В нем обычно указывают:

• наименование работодателя;
• наименование документа (акт) и о чем он. Есть разные варианты названия такого акта. Полагаем, что если работник устно отказался предоставлять объяснение, то акт можно назвать «об отказе работника предоставить письменное объяснение о причинах отсутствия на рабочем месте». Однако если уведомление было направлено по почте и работник ничего не ответил, то такое название будет некорректным, ведь отсутствие ответа может быть обусловлено разными не известными работодателю причинами. В таком случае акт можно назвать проще: «о непредоставлении работником письменного объяснения». Иногда в названии акта указывают: «о невозможности получения письменного объяснения». И совсем простой вариант, используемый на практике: наименование документа («акт») без дальнейшей конкретизации в названии, о чем он, поскольку далее это может быть установлено из его содержания;
• место, дата и время составления, номер (при наличии) акта;
• данные о работнике, у которого истребовано письменное объяснение: полностью его фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность (профессия), при необходимости – ​с указанием структурного подразделения;
• сведения о причине истребования письменного объяснения у сотрудника и о причине непредставления работником письменного объяснения (если она была им сообщена);
• каким способом было истребовано объяснение: путем личного вручения уведомления; направления уведомления «Почтой России» ценным или заказным письмом с уведомлением о вручении, телеграммой, телефонограммой и т. п.; в порядке, установленном локальным нормативным актом (ЛНА) о внедрении кадрового электронного документооборота – ​при условии, что работник согласился на него перейти и ознакомлен с таким ЛНА, либо способом, указанным в трудовом договоре с дистанционным сотрудником;
• даты вручения уведомления (в т. ч. даты фиксации отказа работника от вручения уведомления, которое при этом было зачитано ему вслух), отправки и доставки письма с уведомлением либо даты возврата почтового конверта с отметкой о невозможности вручения адресату и т. п.;
• сведения об истечении срока, отведенного на предоставление письменного объяснения, и фактическом отсутствии данного объяснения;
• данные о лицах, составивших и подписавших акт (фамилия, инициалы, должность (профессия), при необходимости – ​с указанием структурного подразделения); личные подписи. Рекомендации здесь аналогичны указанным нами применительно к оформлению акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте;
• сведения об ознакомлении работника, у которого было истребовано письменное объяснение и который его не предоставил, с актом под личную подпись или в порядке, установленном локальным нормативным актом (ЛНА) при внедрении кадрового электронного документооборота (при условии, что работник согласился на него перейти и ознакомлен с таким ЛНА), или способом, установленным для взаимодействия с дистанционным сотрудником; либо об отказе от ознакомления с актом; либо о невозможности произвести ознакомление (с указанием, почему это оказалось невозможным).

К акту приложите копию (или оставшийся у работодателя экземпляр) уведомления, имеющиеся документы об отправке и вручении письма, телеграммы, возвращенный с отметкой о невозможности вручения конверт, распечатки из системы кадрового электронного документооборота и т. п.

Принять решение о привлечении работника к дисциплинарной ответственности можно только по истечении 2 рабочих дней, данных на объяснение, причем срок начинает течь на следующий день после вручения (или фиксации отказа от получения) уведомления. Иначе суд посчитает, что процедура увольнения нарушена, ведь работодатель примет решение без учета обстоятельств проступка (см., например, определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 01.08.2022 № 88-21006/2022).

Произвести розыск работника

Если работник так и не объявился, вы продолжаете ставить в табеле учета рабочего времени «НН» и не оплачивать эти дни. Как быть, если его отсутствие затягивается на неопределенный срок? Что в этом случае предпринять?

Закон не обязывает работодателя вести розыск пропавшего работника. Но пока не станут понятны причины отсутствия, работодателю будет сложно принять решение о прекращении трудового договора. Сотрудник мог попасть в больницу или у него может быть какая-либо другая уважительная причина для отсутствия, не известная работодателю. Причем если работодатель уволит сотрудника, который отсутствовал по уважительной причине, а тот потом обжалует прекращение трудового договора, то суд признает увольнение незаконным, восстановит сотрудника на работе и обяжет оплатить время вынужденного прогула. Прибавьте к этому возможность взыскания с работодателя понесенных сотрудником издержек и причиненного ему морального вреда, и станет совсем печально.

Поэтому перед принятием решения об увольнении лучше предпринять все возможные меры, чтобы выяснить причины отсутствия работника и подготовить доказательную базу для возможного в будущем судебного разбирательства. Как правило, все эти хлопоты ложатся на плечи кадровика.

Для начала рекомендуем обстоятельно побеседовать с непосредственным руководителем сотрудника, вдруг он припомнит какие-то важные подробности о тех рабочих буднях, когда сотрудник еще «был в наличии». Если это не дало результатов, стоит переговорить с коллегами из его подразделения, а также теми, кто был замечен в приятельских с ним отношениях.

Про телефонные звонки по известным контактам работника мы уже говорили. Добавьте сюда отправку телеграмм / телефонограмм, СМС, сообщений в мессенджеры, писем на электронную почту. В последующем можно будет сделать распечатки, скриншоты указанных обращений и т. д., а также запросить у операторов сотовой связи историю звонков, чтобы продемонстрировать при необходимости доказательства предпринятых мер.

Некоторые эксперты при длительном прогуле советуют связаться с родственниками и друзьями работника и сообщить о его пропаже, запросить сведения о его местонахождении. Совет неоднозначный, ведь тут мы вторгаемся в сферу действия законодательства о защите персональных данных. Работник может оказаться недоволен тем, что вы распространяете его близким сведения о нем, и после появления на работе предъявит официальную претензию на этот счет (особенно если причины его отсутствия будут признаны уважительными). Однако и в такой ситуации у вас есть шанс отстоять свою правоту, ведь даже Роструд в письме от 04.12.2020 № ПГ/56975-6-1 указал, что если работодателю необходимо предпринять меры, чтобы выяснить причины отсутствия сотрудника на рабочем месте, он может в т. ч. выехать на место проживания сотрудника, по возможности пообщаться с супругом, родственниками и соседями для выяснения причин отсутствия работника, сообщить в орган внутренних дел.

Итак, допустимо попытаться встретиться с работником (его родственниками и соседями) по месту его жительства. Правда, это может быть затруднено в случае, когда населенные пункты, в которых располагаются рабочее место и известное место жительства сотрудника, удалены друг от друга (например, если речь идет о дистанционном сотруднике). Если же такая поездка состоится, представитель работодателя должен иметь при себе уведомление об истребовании письменного объяснения о причинах отсутствия сотрудника на работе и документ, который наделяет его правом это уведомление вручить от имени работодателя (например, доверенность). Но если дверь откроет другой человек, то ему оставлять уведомление нет необходимости, ведь объяснение должно быть истребовано у работника лично (ст. 193 ТК РФ).

Также, если речь идет о действительно длительном отсутствии работника при невыясненных обстоятельствах, имеет смысл подать заявление о его пропаже в полицию (получив при этом документ о его регистрации).

Этап 3. Привлеките работника к дисциплинарной ответственности

После того как работодатель предпринял описанные выше шаги и задокументировал это, у него остается три варианта действий:

1) ничего не делать:

• если причины прогула работодатель признал уважительными, сотрудник продолжает работать;
• если работник так и не нашелся, работодатель может продолжать отмечать в табеле учета рабочего времени его отсутствие, фиксировать это актами;

2) привлечь работника к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за прогул (если нет данных об уважительности причин отсутствия);

3) обратиться в суд с заявлением о признании работника безвестно отсутствующим. Это крайний вариант, когда есть основания полагать, что работник скончался или с ним реально случилось что-то серьезное.

Рассмотрим подробнее отдельные действия работодателя на этапе привлечения к ответственности.

Провести служебное расследование

Служебное расследование необходимо далеко не всегда. Чаще всего оно проводится, если вопрос спорный и не понятно, была ли причина прогула уважительной. Например, работник отсутствует длительное время, связаться с ним не получается, из-за чего не ясно, прогул это или отсутствию сотрудника есть какое-то вразумительное объяснение.

Дело в том, что дисциплинарный проступок (а прогул – ​это и есть дисциплинарный проступок) определяется как неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). За данное деяние работодатель имеет право применить предусмотренные той же статьей дисциплинарные взыскания – ​от замечания до увольнения. Более того, ч. 5 ст. 192 ТК РФ требует, чтобы при наложении дисциплинарного взыскания были учтены тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен. Поэтому, если до конца не понятно, прогул это или нет, а также какую меру дисциплинарной ответственности избрать, лучше провести служебное расследование.

Для конкретного расследования можно создать специальную комиссию (приказом или распоряжением). А если в компании на постоянной основе действует дисциплинарная комиссия, то лучше привлечь ее к решению данного вопроса. Обычно поручение такой комиссии разобраться в ситуации оформляется тоже приказом или распоряжением.

Результаты служебного расследования оформляются протоколом заседания комиссии (как правило, в ситуации наличия постоянно действующей дисциплинарной комиссии) или актом о результатах служебного расследования (чаще при формировании комиссии специально для расследования обстоятельств конкретного проступка, см. Пример 6). В этих документах, среди прочего:

• фиксируется состав лиц, принявших участие в расследовании причин и обстоятельств отсутствия сотрудника на работе, основание их полномочий;
• указываются все факты, которые удалось установить (с учетом хронологии), и подтверждающие эти факты документы, иные доказательства;
• дается оценка обстоятельств истребования письменного объяснения работника и его предоставления / не предоставления;
• определяется наличие или отсутствие вины работника;
• исследуются его предшествующее поведение, отношение к труду и дисциплине труда в целом и в данном конкретном случае в частности;
• анализируются последствия его отсутствия на работе;
• даются рекомендации относительно возможности или невозможности привлечения сотрудника к тому или иному виду дисциплинарной ответственности.

Однако если факт прогула не вызывает сомнений, зафиксирован актом, от работника поступило письменное объяснение, не опровергающее отсутствие уважительных причин для его отсутствия на работе, или надлежащим образом заактирован его отказ представить такое объяснение, то проводить масштабное расследование, по нашему мнению, не обязательно.

Оформить привлечение к дисциплинарной ответственности

За прогул может быть назначено любое (из предусмотренных законом) дисциплинарное взыскание, вплоть до увольнения. Привлечение к дисциплинарной ответственности оформляется приказом. Приказ об объявлении замечания или выговора не имеет установленной государством унифицированной формы. А госкомстатовская унифицированная форма приказа об увольнении (№ Т-8) не обязательна к применению с 01.01.2013 (хотя на практике многие продолжают ею руководствоваться, поскольку это достаточно удобно и вызывает меньше вопросов к работодателю у проверяющих и судей).

Что необходимо отразить в приказе:

• наименование работодателя;
• наименование документа (приказ) и о чем он (об объявлении замечания, выговора или об увольнении²);
• дата (она должна укладываться в сроки привлечения к дисциплинарной ответственности, о которых мы скажем ниже) и номер документа;
• сведения о работнике, привлекаемом к дисциплинарной ответственности: полностью его фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность (профессия), при необходимости – ​с указанием структурного подразделения;
• факт нарушения работником трудовой дисциплины, то есть самого прогула, с указанием его даты;
• документы и иные доказательства, которые подтверждают факт прогула и вину работника: служебные / докладные записки; акт(ы) об отсутствии на рабочем месте; отчеты, справки или распечатки данных из электронной пропускной системы, данные из журналов, фиксирующих вход / выход работников на / с территории работодателя, материалы видео­фиксации; уведомление о необходимости представить письменное объяснение (при необходимости – ​с документами, подтверждающими его направление, вручение / попытку вручения и отказ работника от его получения), письменное объяснение работника или акт об отказе его предоставить, протокол заседания дисциплинарной комиссии или акт служебного расследования и пр.;
• свидетельство учета тяжести совершенного работником проступка, его предшествующего поведения и отношения к труду, дисциплине труда, наличия других не снятых дисциплинарных взысканий, последствий совершения указанного проступка;
• данные о лице, подписавшем приказ (фамилия, инициалы, должность), личная подпись;
• сведения об ознакомлении работника с приказом либо о его отказе от ознакомления (данный факт нужно обязательно отразить непосредственно в приказе, если речь идет об увольнении, и также обязательно составить отдельный акт о таком отказе при любом из вариантов дисциплинарной ответственности), либо о невозможности произвести ознакомление (с указанием, почему это оказалось невозможным).

Помните о сроках привлечения к дисциплинарной ответственности! Издать приказ о применении дисциплинарного взыскания за прогул можно:

• в течение 6 месяцев с даты его совершения;
• в течение 1 месяца с даты его обнаружения, не считая времени болезни работника или пребывания его в отпуске (ст. 193 ТК РФ, подп. «а» п. 34 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

При этом месячный срок, исчисляемый с даты обнаружения прогула, начинает течь не с первого дня отсутствия сотрудника на рабочем месте, но со дня, когда работодателю станет доподлинно известно, что сотрудник именно прогуливает, а не отсутствует по уважительным причинам!

Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под подпись в течение 3 рабочих дней со дня его издания (либо не позднее дня увольнения), не считая времени отсутствия работника на работе (ч. 6 ст. 193 ТК РФ). Если работник отказывается ознакомиться с указанным документом, то составляется соответствующий акт (Пример 7). Оформляется он по аналогии с рассмотренным нами выше актом о непредставлении работником письменного объяснения с той разницей, что на этот раз речь идет об отказе работника от ознакомления под личную подпись с приказом о применении дисциплинарного взыскания. Если же приказ об увольнении, то факт отказа фиксируется также непосредственно в тексте приказа, как этого требует ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ.

Обратите внимание: приказ об увольнении в любом случае (даже если в организации введен электронный документооборот и сотрудник ранее выразил согласие на него перейти во взаимоотношениях с работодателем) должен быть оформлен на бумаге и работник должен быть с ним ознакомлен под личную подпись (с фиксацией его отказа от ознакомления, если он будет иметь место).

Если за прогул работнику уже было объявлено замечание или выговор, то уволить его за этот же прогул уже нельзя. В соответствии с ч. 5 ст. 193 ТК РФ за каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Также имейте в виду, что при увольнении за прогул не нужно составлять два приказа – ​о наложении дисциплинарного взыскания и о расторжении трудового договора. Достаточно только приказа об увольнении (Пример 8).

Следует помнить и о том, что увольнение за прогул будет законным только при отсутствии сотрудника на рабочем месте более 4 часов подряд (либо весь рабочий день) и только по неуважительной причине.

Если при увольнении за прогул, который затянулся на длительный период, в приказе в графе про основания увольнения указан акт только за один из дней прогула, а сотрудник в суде представит именно на этот день доказательства уважительности отсутствия на рабочем месте, то высока вероятность, что суд восстановит его на работе. Поэтому напоминаем, что акты составляются на все дни прогула и потом включаются в текст приказа в качестве документов-оснований. Если прогульщик представит оправдательные документы на один-два дня прогула, то по остальным он, возможно, не сможет оправдаться.

По требованию увольняемого сотрудника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа.

Если на работника продолжает вестись бумажная трудовая книжка, то в день увольнения в нее необходимо внести соответствующую запись и выдать ее работнику на руки. Формулировка для трудовой книжки будет следующая: «Уволен в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей – ​прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Также не забудьте заполнить и подать в СФР сведения о трудовой деятельности работника (подраздел 1.1 раздела 1 единой формы ЕФС-1) не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении (сама запись об увольнении оформляется аналогично указанной нами выше записи в бумажной трудовой книжке). Если же работник ранее отказался от ведения бумажной трудовой книжки (или был впервые трудоустроен данным работодателем после 31.12.2020), то выдать необходимо только сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (утв. приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н).

Если выдать трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) в день увольнения работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (сведениями о трудовой деятельности) либо дать согласие на отправление документа по почте (ст. 84.1 ТК РФ). Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности).

Также не забудьте сделать записи в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (при выдаче на руки работнику бумажной трудовой или отправке ее почтой) и личной карточке работника (если она продолжает вестись³).