Top.Mail.Ru
Ранее, в январском номере журнала, мы рассказали, какие причины отсутствия на рабочем месте являются уважительными, а какие нет. Сейчас же даем подробную инструкцию, как установить причину отсутствия, какие еще мероприятия следует провести работодателю и как их правильно оформить. Показываем пошаговый алгоритм всех возможных действий при оформлении прогула с образцами документов, которые вы сможете использовать в работе. Приводим судебную практику, которая поможет учесть чужие ошибки и избежать неблагоприятных последствий восстановления уволенного на работе.

Этап 1. Зафиксируйте отсутствие работника

Если работник без предупреждения не пришел на работу, не стоит принимать поспешное решение и сразу же его увольнять. Прежде всего надо зафиксировать надлежащим образом факт его отсутствия. Разберем последовательно все необходимые для этого действия работодателя.

Составить акт об отсутствии на рабочем месте

Акт об отсутствии на рабочем месте оформить надо обязательно. Унифицированной государством формы такого акта нет, поэтому его можно составить в произвольном виде. Иногда работодатели ждут окончания рабочего дня, чтобы подписать акт, но на самом деле его можно оформить и сразу по истечении 4-часового отсутствия, а в конце рабочего дня дополнительно сделать отметку о том, что сотрудник так и не явился на работу (см. «!» в Примере 1).

Если вам необходимо оформить акт об опоздании на работу, вы можете скачать его готовый образец на сайте журнала в сервисе «Конструктор документов»

В акте следует указать:

  • наименование работодателя;
  • наименование документа (акт) и о чем он (об отсутствии работника на рабочем месте);
  • место, дату и время составления, номер акта (при наличии);
  • сведения об отсутствующем на рабочем месте сотруднике: полностью его фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность (профессия), при необходимости – ​с указанием структурного подразделения;
  • продолжительность отсутствия на работе;
  • об отсутствии сведений о причинах невыхода на работу либо о наличии таких сведений (подтвержденных / не подтвержденных);
  • данные о лицах, составивших и подписавших акт (фамилия и инициалы, должность (профессия), при необходимости – ​с указанием структурного подразделения), и их личные подписи. Необходимо, чтобы акт подписало не менее 2 человек. Как правило, это специалист отдела кадров, непосредственный руководитель работника и сотрудник подразделения, в котором числится отсутствующий. На практике среди подписантов нередко фигурирует и юрист (особенно когда есть основание предполагать назревающее увольнение «по статье»);
  • сведения об ознакомлении сотрудника, отсутствовавшего на работе, с актом под личную подпись (в первый же день, когда он появится на работе) или в порядке, установленном локальным нормативным актом (ЛНА) о внедрении кадрового электронного документооборота (при условии, что работник согласился на него перейти и ознакомлен с таким ЛНА), или способом, определенным для взаимодействия с дистанционным сотрудником; либо об отказе сотрудника от ознакомления с актом; либо о невозможности произвести ознакомление (с указанием, почему это оказалось невозможным).

Пример 1. Акт об отсутствии работника на рабочем месте

При длящемся прогуле целесообразно составлять акты ежедневно, пока пропавший работник не объявится или не станут известными причины его отсутствия. Если сотрудника нет несколько недель или даже месяцев, на практике часто составляют один акт в неделю или в месяц. Это не является нарушением, но есть вероятность того, что в суде придется подтверждать (в т. ч. свидетельскими показаниями), что все подписанты присутствовали на работе в период, указанный в акте, и что они помнят обстоятельства отсутствия сотрудника на работе каждый день соответствующей недели или месяца.

Сообщить руководству об отсутствии работника служебной запиской

Рекомендуем оформить служебную (докладную) записку непосредственного или вышестоящего руководителя отсутствующего работника на имя лица, уполномоченного принимать кадровые решения в организации (как правило, это руководитель компании, но может быть и его профильный зам либо начальник кадрового подразделения). Документ хоть и не обязательный, но лучше его составить, чтобы в последующем он стал одним из звеньев формирования доказательственной базы законности увольнения.

В записке обычно отражаются:

  • наименование работодателя и структурного подразделения;
  • наименование документа (служебная или докладная записка);
  • дата и номер (при наличии) записки;
  • адресат документа (генеральный директор, иное уполномоченное лицо);
  • автор документа (непосредственный или вышестоящий руководитель отсутствующего сотрудника): его фамилия и инициалы, должность (профессия), при необходимости – ​с указанием структурного подразделения; личная подпись;
  • сведения об отсутствующем на рабочем месте сотруднике: полностью его фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность (профессия), при необходимости – ​с указанием структурного подразделения;
  • продолжительность отсутствия на работе (вплоть до минут);
  • описание ситуации, в т. ч. обстоятельства того, когда и как непосредственный или вышестоящий руководитель узнал о том, что его подчиненный отсутствует на работе;
  • ссылка на оформление акта об отсутствии работника на рабочем месте (этот акт можно сделать приложением к служебной записке);
  • сведения о том, допускал ли ранее отсутствующий сотрудник дисциплинарные проступки – ​опоздания, неявки без уважительных причин на работу, уходил ли с работы до окончания рабочего дня и т. д.;
  • информация о том, какие были попытки связаться с отсутствующим работником и каков был результат таких попыток; предположения о возможных причинах отсутствия;
  • имеющиеся и прогнозируемые последствия отсутствия сотрудника на работе;
  • просьба к руководству рассмотреть инцидент и в случае необходимости принять меры по отношению к нарушителю дисциплины труда, к замещению отсутствующего и пр.

Такой документ пригодится при дальнейшем служебном расследовании (если будет решено его проводить), а также для защиты интересов работодателя в случае проверки ГИТ, судебного разбирательства. Образец приведен в Примере 2.

Пример 2. Служебная записка об отсутствии работника на рабочем месте

Для поддержания дисциплины в компании советуем завести правило – ​о каждом длительном отсутствии работника его непосредственный (или вышестоящий) руководитель должен письменно сообщать руководителю организации или, например, в отдел кадров. Соответствующую норму лучше внести в правила внутреннего трудового распорядка или иной ЛНА и ознакомить с документом всех работников под подпись (или способом, предусмотренным в ЛНА о внедрении в организации кадрового электронного документооборота либо обозначенным для взаимодействия с дистанционными сотрудниками).

Пример 3. Формулировка в ПВТР об обязанности руководителя сообщать о длительном отсутствии работника

4.9. В случае отсутствия работника на рабочем месте более 4 часов подряд его непосредственный руководитель обязан до конца текущего рабочего дня (или в первой половине следующего за ним рабочего дня, если отсутствие работника на рабочем месте имело место непосредственно перед окончанием рабочего дня) подать служебную записку на имя генерального директора, в которой указать обстоятельства отсутствия работника и последствия, к которым оно привело (или может привести). К служебной записке необходимо приложить акт, фиксирующий отсутствие работника на рабочем месте, по форме согласно приложению 6 к настоящим Правилам.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Что делать, если систематически нарушается трудовая дисциплина?

В чем причина саботажа работы? Почему сотрудники опаздывают или занимаются посторонним на работе? Нарушает ли трудовую дисциплину служебный роман? Даем советы, что делать, чтобы не допустить таких ситуаций, на что работодателю нужно сразу обращать внимание и что изменить в стиле управления. Статья пригодится и работникам, которые смогут опознать себя в нарушителях и сделать правильные выводы.

Как признать работника безвестно отсутствующим

По официальным данным, в России ежегодно пропадает примерно 30–35 тысяч человек. В связи с проведенной частичной мобилизацией и массовым заключением контрактов о несении военной службы количество пропавших может возрасти. Для работодателей это чревато тем, что трудовой договор с находящимся на военной службе человеком должен быть приостановлен, причем может оказаться, что на длительный срок, а на его место можно трудоустроить только по срочному трудовому договору, ведь уволить просто так нельзя. Если же работник пропадет без вести, то нужно будет соблюсти определенную процедуру для прекращения с ним трудовых отношений. Объясняем, как составить заявление в суд (приводим образец); что необходимо доказывать в процессе; что по итогу писать в приказе о прекращении трудового договора (даем образец) и трудовой книжке (предлагаем формулировку); надо ли кому-то выдавать трудовую книжку и выплачивать зарплату работника, признанного судом безвестно отсутствующим.

В течение какого срока можно оспорить увольнение за прогул пропавшего работника?

Каковы срок давности по искам «пропащих» работников (которые длительное время не являются на работу и судьба которых не известна) в судебные органы, а также момент начала течения такого срока давности? Хотим точно знать границы «облегчения» задачи при составлении работодателем неполного или не совсем верного комплекта документов об увольнении за прогул (что, наверняка, не редкость) на случай предъявления в последующем работником заявления в суд о восстановлении на работе. С прошлого года мучает вопрос одного горе-работника, который «завис» у нас в программе и числится водителем, хотя, конечно, в СЗВ-стаж период прогула указали «НЕОПЛ». При этом все равно чисто физически мы не можем составлять акты прогулов ежедневно уже как полгода точно, звонки и мессенджеры не помогают.

Телеграмма как способ уведомления работника

В работе кадровых специалистов то и дело встречаются ситуации, когда необходимо о чем-то срочно официально уведомить работника. Иногда традиционные способы (письмо, звонок по телефону и пр.) не подходят, тогда в ход идут телефонограмма (о которой мы раньше писали на страницах журнала) и телеграмма (о ней поговорим на этот раз). Расскажем, как ее правильно оформить, какие требования к процедуре отправки надо соблюсти. В какой срок ее доставят и какими подтверждающими ее отправку и доставку документами следует заручиться.

Электронный пропускной режим: контроль рабочего времени

Все больше компаний вводят в своем офисе систему контрольно-пропускного режима. Это объясняется рядом причин, причем как внутренних, так и внешних – ​вызванных ужесточением законодательства в части обработки персональных данных, противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем. Некоторые организации в принципе обязаны установить контрольно-пропускной режим. Рассказываем со ссылкой на судебную практику, для чего он нужен, как его ввести, какие документы нужно составить и что в них прописать, чтобы в дальнейшем можно было использовать данные из системы контрольно-пропускного режима и учета рабочего времени в спорах с работниками. Приводим образцы текстов положения о пропускном режиме организации и приказа о его утверждении, а также даем формулировки для ПВТР.

Новые правила ведения трудовых книжек

С сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Значительных изменений не последует, фактически в документ вошли нормы действующей инструкции по заполнению трудовых книжек и правил их ведения. Ряд требований исключен, например больше не придется просить работника заверить все записи в трудовой книжке при его увольнении или опломбировывать и скреплять сургучной печатью журналы (книги) по учету бланков и движения трудовых книжек. Сами записи в трудовую книжку актуализированы, например, об образовании, увольнении, дистанционной работе. А также утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее. Рассказываем про все важные нововведения, о которых должен знать кадровик, приводим мнения экспертов в области трудового права, кадрового делопроизводства и хранения документов.

Как перейти на электронные кадровые документы

Кадровые документы теперь можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. Бумажные экземпляры при этом не нужны. В список исключений попали только несколько документов. Кадровый эксперимент, длившийся в России больше года, завершился 15 ноября. Уже на следующий день Госдума РФ приняла закон с поправками в ТК РФ. Меньше чем за неделю он получил одобрение Совета Федерации РФ и подпись Президента РФ. Основная масса поправок вступила в силу в день опубликования – ​22.11.2021. Теперь участники эксперимента и любые другие организации могут полноценно вести кадровый электронный документооборот (КЭДО). Как начать обмениваться с работниками кадровыми документами в электронном виде и соблюдать требования закона, разбирает Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в .

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.