Доверенность от работника в трудовых отношениях

Доверенность – ​это письменное уполномочие на представление интересов доверителя при взаимодействии с третьими лицами. По смыслу ст. 182 и 185 ГК РФ доверенность выдается для представления интересов в гражданских правоотношениях перед третьими лицами.

При этом работник и работодатель третьими лицами друг другу не являются. И отношения между ними трудовые, а не гражданско-правовые. Поэтому, действительно, по формальным признакам доверенность использовать в трудовых отношениях нельзя. Но на практике к доверенности часто прибегают и работники, и работодатели (хотя и не всегда корректно это делают).

Судебных споров по поводу правомерности выдачи доверенности для представления интересов в трудовых отношениях практически нет. Но они могут встретиться в некоторых ситуациях, например если работодатель уволил сотрудника на основании заявления, подписанного его представителем (что делать, конечно, неправомерно).

Далее разберем спорные вопросы, связанные с выдачей сотрудниками доверенностей на совершение тех или иных действий в рамках трудовых отношений, подскажем, где есть подводные камни, и дадим рекомендации, как их обойти, предложив свои образцы документов, которые могут понадобиться как работодателям, так и сотрудникам.

Когда работник не сможет передать права по доверенности

Начнем с самого главного: какие полномочия работник не может делегировать другому лицу. В трудовых отношениях практически все права и обязанности тесно связаны с личностью работника. Так, согласно ст. 56 ТК РФ работник обязуется лично выполнять определенную трудовым договором трудовую функцию. Аналогичное положение закреплено и в ст. 15 ТК РФ. Поэтому передать выполнение работы представителю по доверенности нельзя. Тем более что по доверенности передается только осуществление прав, а не исполнение обязанностей. Что тогда можно делегировать по доверенности? По сути, любые полномочия, не связанные непосредственно с выполнением трудовой функции.

Можно ли работнику передать своему представителю право подписывать документы? Скажем, разрешить доверенному лицу подписать от его имени трудовой договор или написать заявление об увольнении?

Вопрос на самом деле не праздный. Возможна ситуация, когда доподлинно известно, что трудовую функцию сотрудник будет выполнять самостоятельно, но подписать трудовой договор в нужный момент никак не может. Например, вернется в город только через месяц, но удаленно приступит к работе уже с ближайшего понедельника. Минтруд России в письме от 04.03.2022 № 14-6/ООГ-1352 вполне справедливо заметил, что ТК РФ не предусматривает возможности подписания трудового договора иным лицом вместо работника. Таким образом, представитель не вправе подписать за сотрудника трудовой договор (а равно изменение или дополнение к нему, иное соглашение в рамках трудовых отношений) ни при каких обстоятельствах.

В подобной ситуации чиновники предлагают заключить трудовой договор о дистанционной работе и обменяться с сотрудником электронными документами либо ждать, когда он лично сможет подъехать и все подписать. Также остается вариант с устной договоренностью, что когда работник приедет, тогда и подпишет трудовой договор, но здесь вы рискуете нарваться на недобросовестного человека. Оформить фактический допуск к работе документально вряд ли получится (ведь и здесь требуется «живая» подпись сотрудника), поэтому рекомендуем фиксировать все договоренности, например, отправив по электронной почте трудовой договор и ЛНА для ознакомления, запросив сканы с подписями; предоставив доступ к личному кабинету в корпоративной сети (с загрузкой туда документов для ознакомления) и т.п.

Отсюда же вытекает и запрет на ознакомление с документами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, по доверенности. Ведь, ставя свою подпись на документе, сотрудник подтверждает, что прочитал его и будет следовать правилам, зафиксированным в нем. А его доверенное лицо в этом случае такого гарантировать не может.

Теперь поговорим о заявлении об увольнении по собственному желанию. Например, сотрудник в срочном порядке покинул страну, не успев лично написать заявление об увольнении, и потому просит принять заявление, написанное его доверенным лицом. Напомним, в соответствии со ст. 80 ТК РФ работник в любое время вправе расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя не менее чем за 2 недели (есть исключения, когда срок отработки может быть меньше, но суть сейчас не в этом). Данное основание расторжения трудового договора предусматривает наличие у работника собственного желания уволиться. Об этом свидетельствует и позиция, изложенная в подп. «а» п. 22 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

Таким образом, из заявления должно явно следовать, что работник сам захотел уволиться и никто его к этому не принуждал и не влиял на него. Поэтому и заявление об увольнении должен подписать лично работник. Поручить это представителю нельзя. Значит, покинувший страну сотрудник не сможет «уволиться по доверенности», а работодателю придется в табеле учета рабочего времени ставить «НН» и ждать его возвращения либо просить его направить заявление об увольнении по почте заказным (или ценным) письмом¹.

Если работодатель уволит сотрудника на основании заявления, подписанного представителем, то есть большой риск его последующего оспаривания сотрудником в суде. Судьи в подобных ситуациях восстанавливают на работе, поскольку отсутствует волеизъявление конкретного работника на увольнение (см., например, определение Московского городского суда от 14.02.2013 № 4г/5-595/13).

Вопрос о возможности ознакомления с приказом об увольнении под подпись вместо работника его представителем, на первый взгляд, уже понятно, какой ответ предполагает. Можно исходить из того, что ТК РФ подразумевает личную подпись работника как подтверждение его ознакомления с приказом (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). Однако в судебной практике есть позиция Верховного Суда РФ, когда при рассмотрении конкретного дела он посчитал, что ознакомление с приказом об увольнении представителя уволенного работника по нотариально удостоверенной доверенности не свидетельствует о незаконности увольнения.

В указанном деле Верховный Суд РФ отменил постановления судов нижестоящих инстанций и отказал сотруднице в иске о признании увольнения незаконным, восстановлении на работе, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. Обратите внимание: в той ситуации заявление об увольнении работница написала все-таки собственноручно. А действия, совершенные ее представителем по нотариально удостоверенной доверенности, рассматривались судом в совокупности с другими имеющимися в деле доказательствами. И нет никаких гарантий, что при иных фактических обстоятельствах суды примут аналогичное решение по спору между бывшим сотрудником и работодателем о незаконности увольнения.

Когда работник может выдать доверенность

Есть ли такие права работника во взаимоотношениях с работодателем, которые не связаны с выполнением трудовой функции и которые работник может передать на основании доверенности другому лицу? Есть!

По сути, представитель работника по доверенности может:

• получить за него заработную плату и иные причитающиеся ему выплаты,
• забрать трудовую книжку / сведения о трудовой деятельности при увольнении;
• получить документы, связанные с работой (или передать их).

Иные полномочия передать представителю нельзя, если они тесно связаны с личностью работника.

Общие требования к доверенности

По общему правилу доверенность может быть выдана в разных формах, в зависимости от предоставляемых полномочий:

• простой письменной;
• нотариально удостоверенной или приравненной к ней форме (ст. 185.1 ГК РФ).

В случае с передачей полномочий работника третьему лицу необходимо, чтобы она была удостоверена (как именно, расскажем ниже).

Кроме того, в доверенности обязательно должны быть указаны дата ее выдачи и срок действия. Если срок действия не указан, то доверенность действительна в течение одного года (п. 1 ст. 186 ГК РФ). А вот со днем выдачи хуже: если в доверенности его нет, то такая доверенность ничтожна (абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ).

В доверенности важно правильно сформулировать полномочия представителя. Недостаточно общего указания на представление интересов работника в отношениях с работодателем, надо подробно расписать, какие именно полномочия передаются доверенному лицу.

Получение заработной платы и иных выплат, причитающихся работнику

Работник может передать право получения денежных средств у работодателя своему представителю. Это прямо зафиксировано в ГК РФ. На практике так делать имеет смысл, только если заработная плата (или иные денежные средства, например материальная помощь) выдается наличными в кассе работодателя. Ведь для этого представитель должен физически прийти в офис. Если же зарплата перечисляется на банковскую карту, то доверенность будет бесполезна.

Согласно ч. 5 ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается федеральным законом или трудовым договором.

Поэтому в идеале нужно, чтобы возможность получения заработной платы представителем была закреплена в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Достаточно простой формулировки «заработная плата, иные причитающиеся по настоящему трудовому договору и/или в соответствии с локальными нормативными актами Работодателя выплаты выдаются Работнику или его уполномоченному представителю». Но чаще всего в трудовой договор такое условие не включают, а оперативно заключить дополнительное соглашение с работником возможности нет. В таком случае можно обойтись надлежащим образом оформленной доверенностью.

Доверенность на получение заработной платы и иных выплат может быть удостоверена (п. 3 ст. 185.1 ГК РФ):

• либо нотариально,
• либо работодателем,
• либо администрацией стационарной больницы, где лечится сотрудник.

Работодатель может удостоверить доверенность только в присутствии самого работника (Пример 1). Поэтому если он находится далеко, а заработную плату надо срочно выдать представителю, то работнику придется оформлять доверенность у нотариуса.

Рекомендуем включать в доверенность:

1) конкретизированный перечень выплат, которые вправе получать представитель, и уточнение, за какой период;

2) указание на право представителя подписывать все необходимые для выполнения данного поручения документы.

Обратите внимание: в данном случае передоверие представителем своих полномочий другому лицу запрещено в силу закона (п. 5 ст. 187 ГК РФ).

Получение трудовой книжки / СТД-Р в случае увольнения

В отличие от написания по доверенности заявления об увольнении, забрать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р) после расторжения трудового договора представитель работника может. Хотя ТК РФ об этом прямо и не говорит.

Напомним, в соответствии с ч. 5 ст. 80, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан в последний день работы выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности, а также произвести с работником окончательный расчет.

Если выдать трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) в день увольнения невозможно, то работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости прийти за ней или дать согласие на отправку ее по почте. Например, когда работник трудился вахтовым методом, отказался ее получать, не выходит на связь или уехал за границу.

Кстати, Минтруд России в письме от 17.09.2019 № 19-1/ООГ-210 отметил, что пересылать трудовую книжку за границу работодателю запрещено. Такое ограничение содержится в ст. 3 действующего до сих пор Закона СССР от 24.06.1991 № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу». Там сказано, что трудовые книжки, военные билеты и удостоверения личности вывозу и пересылке за границу не подлежат. Поэтому если от работника поступит такая просьба, работодатель должен отказать. Кстати, аналогичного запрета в отношении сведений о трудовой деятельности в законе нет. А это значит, что если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, то СТД-Р при увольнении можно спокойно отправлять почтой за рубеж, заручившись письменной просьбой работника о такой пересылке.

Итак, если работник не получил трудовую книжку / сведения о трудовой деятельности после увольнения, то работодатель обязан их выдать по письменному обращению работника в течение 3 рабочих дней (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н). То есть в законодательстве предусмотрен особый порядок действий работодателя по выдаче трудовой книжки / сведений о трудовой деятельности. Поэтому многие считают, что выдавать ее представителю неправомерно.

Но на практике такое часто случается, и суды относятся к этому спокойно. И даже наоборот, бывает, что признают действия работодателя по отказу в выдаче трудовой книжки представителю неправомерными. Также обратите внимание: в судебной практике устоялось мнение, что доверенность на получение трудовой книжки должна быть удостоверена нотариально (см., например, апелляционное определение Московского городского суда от 30.10.2019 по делу № 33-49250/2019).

Приведем формулировку для нотариально удостоверенной доверенности на получение трудовой книжки уволенного сотрудника (Пример 2).

Таким образом, представитель работника вправе получить трудовую книжку / сведения о трудовой деятельности на основании нотариально удостоверенной доверенности². Для снижения рисков работодателя рекомендуем:

• чтобы доверенное лицо работника написало расписку о том, что получило трудовую книжку / СТД-Р на руки;
• указать в расписке реквизиты не только трудовой книжки / СТД-Р, но и самой доверенности;
• совершить надпись непосредственно на расписке о том, что личность представителя проверена;
• а также сделать копию доверенности и приложить ее к расписке, которая будет храниться у работодателя (Пример 3).

Не забудьте отразить факт выдачи трудовой книжки представителю работника в книге (журнале) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе, где работник должен поставить подпись о получении трудовой книжки («Расписка работника в получении трудовой книжки»), рядом с подписью нужно добавить, что ставит ее представитель работника по доверенности, с указанием реквизитов (Пример 4).

Передача и получение документов, связанных с работой

На практике возможны разные ситуации, когда работники чисто физически не могут передать работодателю или получить от него документы. Для начала надо определиться, о каких документах идет речь: влечет их представление юридические последствия или нет.

Если их представление не влечет каких-либо последствий, то понятно, что строгих требований к процедуре их передачи или получения представителем работника нет. Например, работник прошел дополнительное обучение и хочет известить об этом работодателя, передав ему копию диплома. От нового диплома у работника не повысится премия, но, возможно, его кандидатуру включат в кадровый резерв. Лично работник не может в данный момент передать диплом (например, работает из-за рубежа) и просит родственника (или знакомого) занести оригинал в отдел кадров работодателя, чтобы кадровик сделал с него копию и внес ее в личное дело. Требовать от представителя работника нотариальную доверенность нет необходимости.

Если же речь идет о подаче работником заявления или иного юридически значимого сообщения, то здесь все гораздо сложнее. Мы уже определили, что писать заявление за работника по доверенности нельзя. Это же правило касается и любых других уведомлений / заявлений. Все они непосредственно связаны с личностью работника, его волеизъявлением и выполнением трудовой функции. Вместе с тем доставить такое уведомление или заявление доверенное лицо работника с нотариальной доверенностью может (по сути, в этой ситуации он выступает курьером). В идеальном варианте, конечно, лучше, чтобы его принес работник лично или отправил по почте заказным (ценным) письмом. Но если вы намерены принять такое сообщение или заявление (учитывая все риски оспаривания), то лучше связаться с работником, чтобы уточнить у него, действительно ли он его написал собственноручно и поставил свою подпись. Сделать это можно, например, по телефону, предупредив работника о том, что ведется аудиозапись.

Пару слов скажем и о получении документов представителем работника. Здесь также многое зависит от того, влекут ли юридические последствия такие документы или нет.

Если речь идет о первых, то передавать сообщения (например, требование о предоставлении письменного объяснения или уведомление о сокращении численности и/или штата работников) представителю работника по доверенности не стоит, даже если это полномочие в доверенности поименовано. Причина опять же в том, что практически все подобные сообщения от работодателя влекут серьезные последствия. Работника могут привлечь к дисциплинарной ответственности или расторгнуть с ним трудовой договор. То есть получение сообщения напрямую связано с негативными последствиями, которые работник, скорее всего, будет оспаривать. А поскольку в ТК РФ сказано, что эти документы должны быть вручены работнику персонально и под подпись (см., например, ч. 2 ст. 180, ч. 2 ст. 292 ТК РФ и др.), то в случае спора именно на работодателя ляжет обязанность доказать, что он исполнил эту обязанность.

А вот иные документы вручить представителю работника вполне возможно. Речь идет о тех, что поименованы в ст. 62 ТК РФ. Так, работодатель в течение 3 рабочих дней обязан выдать работнику по его письменному заявлению заверенные копии документов, связанных с работой: приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, периоде работы у данного работодателя и др. Эти документы можно передать представителю работника. Правда, для этого потребуется написанное работником заявление, а сама доверенность должна быть нотариально удостоверена. Об этом говорят специалисты онлайнинспекция.рф³, ссылаясь на ст. 185.1 ГК РФ.

В доверенности на получение документов рекомендуем указать:

• какие именно документы должен получить представитель работника;
• где именно они будут получены.

Приведем формулировку для нотариально удостоверенной доверенности на получение документов (Пример 5), а также образец заполнения журнала выдачи работникам документов, связанных с работой (Пример 6), который советуем вести для надлежащей фиксации фактов выдачи документов в установленный срок.

Таким образом, использование доверенности работником в трудовых отношениях довольно сильно ограничено. Там же, где это возможно, рекомендуем работодателям всегда запрашивать на обозрение нотариально удостоверенную доверенность, проверять в ней наличие конкретных полномочий. А также снимать копию с доверенности и хранить ее с другими документами, связанными с осуществленными по такой доверенности действиями. Тогда в случае возникновения судебного спора или поступления претензий от проверяющих вы сможете подтвердить правомерность своих действий.