Минтруд России опубликовал законопроект «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей». Текст законопроекта можно посмотреть на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов. В эксперименте будут участвовать работодатели (около 10), перечень которых определит Правительство России (при их согласии).
Срок проведения эксперимента планируется с 01.01.2020 по 31.12.2022. В отличие от ранее проведенного эксперимента, этот заключается в том, что организация ведет кадровые документы в электронном виде без их дублирования на бумажном носителе.
Проведение эксперимента и договоренности по его порядку должны быть отражены в коллективном договоре или соглашении с работником об его участии в эксперименте.
Работодатели участвуют в эксперименте на добровольной основе. Они самостоятельно должны:
- установить виды документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;
- определить перечень структурных подразделений, участвующих в эксперименте;
- подготовить локальные нормативные акты по вопросам участия в эксперименте;
- ознакомить работников с порядком проведения эксперимента (причем сделать это можно в бумажном или электронном виде через информационную систему работодателя).
Кроме того, работодатели самостоятельно устанавливают вид электронной подписи, применяемый при ведении документов, связанных с работой. Но при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, а также при внесении в них изменений работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.
Расходы, связанные с ведением документов в электронном виде, включая применение электронной подписи работника, будет нести работодатель.
Работодатели смогут хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Представлять их проверяющим работодатели также смогут в электронном виде, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью. Выдавать документы работникам по их заявлению (в письменном виде или направленному в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты работодателя) работодатели обязаны будут в той форме, о которой будут просить сами работники (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью).
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику копию приказа об увольнении, трудовой договор и сведения о трудовой деятельности работника способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью).
