Правила организации хранения документов попали под «регуляторную гильотину»

Разработан проект Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (далее – Правила). По мнению О.В. Наумова, заместителя руководителя Росархива, «это исчерпывающий набор обязательных требований, соблюдение которых должно стать нормой для архивов всех уровней»¹, но, пройдя все этапы согласования, проект Правил попал под «регуляторную гильотину» (до 2021 г.) и был заморожен. О.В. Наумов отметил основные новации проекта Правил:

• регламентируются хранение и учет электронных архивных документов, хотя «пока еще отсутствует сколь-нибудь значимый практический опыт»;
• легализуют использование информационных систем для заказа архивных документов и контроля за соблюдением сроков их выдачи (такие системы уже давно повсеместно применяются в архивах всех уровней), в случае, если они соответствуют техническим требованиям, устанавливаемым уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности;
• допускается ведение в электронном виде топографических указателей, картотек учета необнаруженных архивных документов, вспомогательных учетных документов, списков источников комплектования и наблюдательных дел на них, личных дел пользователей, учета использования архивных документов;
• отдельные главы Правил посвящены признанию архивных документов находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии и неисправимо поврежденными, а также копированию архивных документов;
• пункты 46.4 и 46.5 Правил четко определяют требования к содержанию и оформлению запроса пользователя, а также случаи, в которых архив будет вправе отказать обратившемуся с запросом лицу в исполнении запроса;
• все виды работ с архивными документами, являющимися носителями сведений, составляющих государственную тайну, выделены в отдельную главу.

Росархив считает, что «принятие Правил создаст необходимые предпосылки для переработки Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных еще приказом Минкультуры России в 2015 г.»². При их переработке ведомство собирается «более четко обозначить круг организаций, на которые они распространяются, и по отношению к которым Правила или их отдельные положения должны применяться в обязательном порядке, поскольку в действующей редакции в работе с организациями-источниками комплектования у архивов возникают определенные затруднения»³.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов