Разработан проект Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (далее – Правила). По мнению О.В. Наумова, заместителя руководителя Росархива, «это исчерпывающий набор обязательных требований, соблюдение которых должно стать нормой для архивов всех уровней», но, пройдя все этапы согласования, проект Правил попал под «регуляторную гильотину» (до 2021 г.) и был заморожен. О.В. Наумов отметил основные новации проекта Правил:
- регламентируются хранение и учет электронных архивных документов, хотя «пока еще отсутствует сколь-нибудь значимый практический опыт»;
- легализуют использование информационных систем для заказа архивных документов и контроля за соблюдением сроков их выдачи (такие системы уже давно повсеместно применяются в архивах всех уровней), в случае, если они соответствуют техническим требованиям, устанавливаемым уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности;
- допускается ведение в электронном виде топографических указателей, картотек учета необнаруженных архивных документов, вспомогательных учетных документов, списков источников комплектования и наблюдательных дел на них, личных дел пользователей, учета использования архивных документов;
- отдельные главы Правил посвящены признанию архивных документов находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии и неисправимо поврежденными, а также копированию архивных документов;
- пункты 46.4 и 46.5 Правил четко определяют требования к содержанию и оформлению запроса пользователя, а также случаи, в которых архив будет вправе отказать обратившемуся с запросом лицу в исполнении запроса;
- все виды работ с архивными документами, являющимися носителями сведений, составляющих государственную тайну, выделены в отдельную главу.
Росархив считает, что «принятие Правил создаст необходимые предпосылки для переработки Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных еще приказом Минкультуры России в 2015 г.». При их переработке ведомство собирается «более четко обозначить круг организаций, на которые они распространяются, и по отношению к которым Правила или их отдельные положения должны применяться в обязательном порядке, поскольку в действующей редакции в работе с организациями-источниками комплектования у архивов возникают определенные затруднения».
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
