23 марта 2021 г. вступили в силу Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 09.12.2020 № 155, зарегистрированы Минюстом России 12.03.2021).
Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных корпораций, государственных и муниципальных организаций, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется НТД (п. 3).
Правила могут применяться и негосударственными организациями, занимающимися аналогичной деятельностью, при организации хранения, комплектования, учета и использования их НТД (п. 4).
Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района, выступающие заказчиками НТД, обязаны создавать архивы, в т.ч. специально предназначенные для комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД (технические архивы), и обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе НТД, в течение установленных сроков хранения (п. 7).Обратите внимание на это требование, которое отсутствует в законодательных актах и появляется впервые в данных Правилах.
Государственные организации, государственные корпорации и муниципальные организации обязаны обеспечивать сохранность НТД в течение установленных сроков хранения. В этих целях указанные организации вправе создавать архивы, технические архивы (п. 8).
Информационная система, предназначенная для хранения электронных архивных НТД, должна соответствовать следующим техническим требованиям (п. 9):
- Требованиям к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (утв. приказом Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221);
- Требованиям по обеспечению безопасности значимых объектов критической информационной инфраструктуры Российской Федерации (утв. приказом ФСТЭК России от 25.12.2017 № 239);
- Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственного органа (утв. приказом Росархива от 15.06.2020 № 69).
Любой современный специалист знает, что многие ключевые виды современной НТД существуют только в электронной форме, и управлять ими иначе, как в соответствующих ИС, нереально. Жаль, что при этом в Правилах требуется исполнять оторванные от жизни, противоречивые и никем всерьез на практике не применяемые «мертворожденные» требования к таким ИС. Насколько мне известно, ИС, соответствующих всем этим требованиям, в природе пока не существует. Тогда в какой ИС организация должна будет вести комплектование, учет, хранение, обращение и использование НТД?
Радует, что Правила содержат нормы по хранению электронных НТД, с которыми стоит разобраться уже детальнее, т.е. в формате статьи.
По-прежнему остро стоит вопрос о ведомственных архивах, которые государственные и муниципальные организации создавать не обязаны, не говоря уже об отдельных архивах НТД. И если с бумажной НТД классический ведомственный архив более-менее может справиться, то для работы с современной НТД необходим электронный архив, создать который сейчас мало кто готов. Особенно непосильна эта ноша для небольших учреждений и иных организаций. И чем больше требований к архивам предъявляется, тем меньше желающих взваливать на себя это бремя в период, когда у всех есть проблемы с финансированием и кадрами.
Не менее важным является вопрос о том, какая НТД относится к составу Архивного фонда Российской Федерации и в обязательном порядке подлежит передаче на государственное хранение. Сейчас у нас в этом вопросе полная неразбериха.
Еще один нерешенный вопрос – это обеспечение защиты авторских прав и прав собственности на НТД. При передаче на государственное хранение НТД коммерческих организаций фондообразователи фактически теряют контроль над этими документами и оказываются не в состоянии защитить свои права. Поэтому если с организационно-распорядительной документацией коммерческие организации расстаются достаточно часто без сожаления, то передавать государству «за так» свои права на НТД никто не собирается, поскольку коммерческая ценность этих документов часто очень велика.
В следующем номере журнала читайте статью с анализом содержимого новых Правил для НТД.
