23 марта 2021 г. вступили в силу Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации1 в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 09.12.2020 № 155, зарегистрированы Минюстом России 12.03.2021).
Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных корпораций, государственных и муниципальных организаций, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется НТД (п. 3).
Правила могут применяться и негосударственными организациями, занимающимися аналогичной деятельностью, при организации хранения, комплектования, учета и использования их НТД (п. 4).
Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района, выступающие заказчиками НТД, обязаны создавать архивы, в т.ч. специально предназначенные для комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД (технические архивы), и обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе НТД, в течение установленных сроков хранения (п. 7).Обратите внимание на это требование, которое отсутствует в законодательных актах и появляется впервые в данных Правилах.
Государственные организации, государственные корпорации и муниципальные организации обязаны обеспечивать сохранность НТД в течение установленных сроков хранения. В этих целях указанные организации вправе создавать архивы, технические архивы (п. 8).
Информационная система2, предназначенная для хранения электронных архивных НТД, должна соответствовать следующим техническим требованиям (п. 9):
Любой современный специалист знает, что многие ключевые виды современной НТД существуют только в электронной форме, и управлять ими иначе, как в соответствующих ИС, нереально. Жаль, что при этом в Правилах требуется исполнять оторванные от жизни, противоречивые и никем всерьез на практике не применяемые «мертворожденные» требования к таким ИС. Насколько мне известно, ИС, соответствующих всем этим требованиям, в природе пока не существует. Тогда в какой ИС организация должна будет вести комплектование, учет, хранение, обращение и использование НТД?
Радует, что Правила содержат нормы по хранению электронных НТД, с которыми стоит разобраться уже детальнее, т.е. в формате статьи.
По-прежнему остро стоит вопрос о ведомственных архивах, которые государственные и муниципальные организации создавать не обязаны, не говоря уже об отдельных архивах НТД. И если с бумажной НТД классический ведомственный архив более-менее может справиться, то для работы с современной НТД необходим электронный архив, создать который сейчас мало кто готов. Особенно непосильна эта ноша для небольших учреждений и иных организаций. И чем больше требований к архивам предъявляется, тем меньше желающих взваливать на себя это бремя в период, когда у всех есть проблемы с финансированием и кадрами.
Не менее важным является вопрос о том, какая НТД относится к составу Архивного фонда Российской Федерации и в обязательном порядке подлежит передаче на государственное хранение. Сейчас у нас в этом вопросе полная неразбериха.
Еще один нерешенный вопрос – это обеспечение защиты авторских прав и прав собственности на НТД. При передаче на государственное хранение НТД коммерческих организаций фондообразователи фактически теряют контроль над этими документами и оказываются не в состоянии защитить свои права. Поэтому если с организационно-распорядительной документацией коммерческие организации расстаются достаточно часто без сожаления, то передавать государству «за так» свои права на НТД никто не собирается, поскольку коммерческая ценность этих документов часто очень велика.
В следующем номере журнала читайте статью с анализом содержимого новых Правил для НТД.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Подскажите, пожалуйста, в каком месте в новом стандарте сказано, что теперь заголовок обязательно составлять для всех документов.
К какому виду документов (локальных нормативных актов) относится Политика в области качества? Требуется ли обязательное издание приказа об утверждении и введении ее в действие? Каковы установленные требования к порядку ее оформления?
Объясняем разные тонкости значения понятий «место нахождения» и «адрес юридического лица», «юридический» и «фактический», «почтовый» адреса организации, «место составления документа». Чем рискует организация, если ее фактический адрес не совпадает с указанным в ЕГРЮЛ либо если он там неполный, не совпадает с Государственным адресным реестром. Как изменились подходы к этой проблеме у налоговых органов. Почему сейчас важно забирать корреспонденцию по адресу, указанному в ЕГРЮЛ. Обратите внимание: с 2027 года планируют обязать вести юридически значимую переписку через портал госуслуг и с госорганами, и с контрагентами. Как правильно указывать адрес в документах: стыкуем требования законодательства, ГОСТ Р 7.0.97-2025 и Методических рекомендаций по его применению.
Как регистрировать утвержденные ЛНА: возможные варианты, их плюсы и минусы. Как систематизировать и хранить ЛНА (в частности, как формировать в дела документы, утвержденные распорядительными документами и непосредственно подписью руководителя в грифе; что разбивать на тома, а что выделять в части дела – это поможет хранить объемные ЛНА в 100 и более страниц). Как вносить изменения в процессе использования ЛНА. Как отслеживать изменения и версии документов.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
издательства ООО "Бизнес-Арсенал"
можно в любом отделении почты:
