23 марта 2021 г. вступили в силу Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации1 в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 09.12.2020 № 155, зарегистрированы Минюстом России 12.03.2021).
Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных корпораций, государственных и муниципальных организаций, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется НТД (п. 3).
Правила могут применяться и негосударственными организациями, занимающимися аналогичной деятельностью, при организации хранения, комплектования, учета и использования их НТД (п. 4).
Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района, выступающие заказчиками НТД, обязаны создавать архивы, в т.ч. специально предназначенные для комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД (технические архивы), и обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе НТД, в течение установленных сроков хранения (п. 7).Обратите внимание на это требование, которое отсутствует в законодательных актах и появляется впервые в данных Правилах.
Государственные организации, государственные корпорации и муниципальные организации обязаны обеспечивать сохранность НТД в течение установленных сроков хранения. В этих целях указанные организации вправе создавать архивы, технические архивы (п. 8).
Информационная система2, предназначенная для хранения электронных архивных НТД, должна соответствовать следующим техническим требованиям (п. 9):
Любой современный специалист знает, что многие ключевые виды современной НТД существуют только в электронной форме, и управлять ими иначе, как в соответствующих ИС, нереально. Жаль, что при этом в Правилах требуется исполнять оторванные от жизни, противоречивые и никем всерьез на практике не применяемые «мертворожденные» требования к таким ИС. Насколько мне известно, ИС, соответствующих всем этим требованиям, в природе пока не существует. Тогда в какой ИС организация должна будет вести комплектование, учет, хранение, обращение и использование НТД?
Радует, что Правила содержат нормы по хранению электронных НТД, с которыми стоит разобраться уже детальнее, т.е. в формате статьи.
По-прежнему остро стоит вопрос о ведомственных архивах, которые государственные и муниципальные организации создавать не обязаны, не говоря уже об отдельных архивах НТД. И если с бумажной НТД классический ведомственный архив более-менее может справиться, то для работы с современной НТД необходим электронный архив, создать который сейчас мало кто готов. Особенно непосильна эта ноша для небольших учреждений и иных организаций. И чем больше требований к архивам предъявляется, тем меньше желающих взваливать на себя это бремя в период, когда у всех есть проблемы с финансированием и кадрами.
Не менее важным является вопрос о том, какая НТД относится к составу Архивного фонда Российской Федерации и в обязательном порядке подлежит передаче на государственное хранение. Сейчас у нас в этом вопросе полная неразбериха.
Еще один нерешенный вопрос – это обеспечение защиты авторских прав и прав собственности на НТД. При передаче на государственное хранение НТД коммерческих организаций фондообразователи фактически теряют контроль над этими документами и оказываются не в состоянии защитить свои права. Поэтому если с организационно-распорядительной документацией коммерческие организации расстаются достаточно часто без сожаления, то передавать государству «за так» свои права на НТД никто не собирается, поскольку коммерческая ценность этих документов часто очень велика.
В следующем номере журнала читайте статью с анализом содержимого новых Правил для НТД.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Подскажите, пожалуйста, каков срок хранения приказа на дополнительный день отдыха для донора крови.
Для регистрации приказов по основной деятельности был заведен журнал с книжным переплетом. При заведении журнала его прошили, все листы пронумеровали. Однако в течение года журнал был заполнен не полностью. Какое количество листов в деле следует указать на обложке: сколько всего листов в журнале или сколько листов заполнено?
Каким видом приказа назначать ответственных за делопроизводство в подразделениях, за эксплуатацию лифтов, определение начальной минимальной цены при закупках, отходы и т.д.? Когда нужен кадровый приказ, когда по основной или административно-хозяйственной деятельности? Сколько их хранить? Как отличить индивидуальную и типовую должностные инструкции? Какие у них сроки хранения?
Когда надо успеть исполнить запрос, требование госоргана о представлении документов / информации? Какие санкции за нарушение срока есть для должностных лиц и организаций? На эти вопросы даем ответы, учитывая специфику отдельных госорганов. В прошлом номере журнала разбирались с запросами правоохранительных органов (прокуратура, полиция, Следственный комитет, ФСБ России), в этом займемся налоговыми органами, трудовой инспекцией и другими органами государственного, муниципального контроля. Покажем, как правильно рассчитать срок исполнения различных требований: как определить дату получения в зависимости от способа доставки (лично, «Почта России», электронная почта, личный кабинет на сайте госоргана, ТКС) и вида госоргана (это важно, т.к. отсчет срока начинается на следующий день после получения)? что делать, если срок истекает в нерабочий день, – успеть исполнить в предыдущий или можно на следующий рабочий день? Когда можно отказать госоргану в представлении запрошенных сведений, документов? Как написать об их отсутствии? Как предупредить в сопроводительном письме о наличии в них персональных данных? Почему коммерческая тайна – не преграда?
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
издательства ООО "Бизнес-Арсенал"
можно в любом отделении почты:
