23 марта 2021 г. вступили в силу Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации1 в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 09.12.2020 № 155, зарегистрированы Минюстом России 12.03.2021).
Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных корпораций, государственных и муниципальных организаций, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется НТД (п. 3).
Правила могут применяться и негосударственными организациями, занимающимися аналогичной деятельностью, при организации хранения, комплектования, учета и использования их НТД (п. 4).
Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района, выступающие заказчиками НТД, обязаны создавать архивы, в т.ч. специально предназначенные для комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД (технические архивы), и обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе НТД, в течение установленных сроков хранения (п. 7).Обратите внимание на это требование, которое отсутствует в законодательных актах и появляется впервые в данных Правилах.
Государственные организации, государственные корпорации и муниципальные организации обязаны обеспечивать сохранность НТД в течение установленных сроков хранения. В этих целях указанные организации вправе создавать архивы, технические архивы (п. 8).
Информационная система2, предназначенная для хранения электронных архивных НТД, должна соответствовать следующим техническим требованиям (п. 9):
Любой современный специалист знает, что многие ключевые виды современной НТД существуют только в электронной форме, и управлять ими иначе, как в соответствующих ИС, нереально. Жаль, что при этом в Правилах требуется исполнять оторванные от жизни, противоречивые и никем всерьез на практике не применяемые «мертворожденные» требования к таким ИС. Насколько мне известно, ИС, соответствующих всем этим требованиям, в природе пока не существует. Тогда в какой ИС организация должна будет вести комплектование, учет, хранение, обращение и использование НТД?
Радует, что Правила содержат нормы по хранению электронных НТД, с которыми стоит разобраться уже детальнее, т.е. в формате статьи.
По-прежнему остро стоит вопрос о ведомственных архивах, которые государственные и муниципальные организации создавать не обязаны, не говоря уже об отдельных архивах НТД. И если с бумажной НТД классический ведомственный архив более-менее может справиться, то для работы с современной НТД необходим электронный архив, создать который сейчас мало кто готов. Особенно непосильна эта ноша для небольших учреждений и иных организаций. И чем больше требований к архивам предъявляется, тем меньше желающих взваливать на себя это бремя в период, когда у всех есть проблемы с финансированием и кадрами.
Не менее важным является вопрос о том, какая НТД относится к составу Архивного фонда Российской Федерации и в обязательном порядке подлежит передаче на государственное хранение. Сейчас у нас в этом вопросе полная неразбериха.
Еще один нерешенный вопрос – это обеспечение защиты авторских прав и прав собственности на НТД. При передаче на государственное хранение НТД коммерческих организаций фондообразователи фактически теряют контроль над этими документами и оказываются не в состоянии защитить свои права. Поэтому если с организационно-распорядительной документацией коммерческие организации расстаются достаточно часто без сожаления, то передавать государству «за так» свои права на НТД никто не собирается, поскольку коммерческая ценность этих документов часто очень велика.
В следующем номере журнала читайте статью с анализом содержимого новых Правил для НТД.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Допускается ли внесение изменений в приказ о внесении изменений, который вступит в силу 17 декабря 2025 года?
Прошу вас разъяснить следующие вопросы, ответы на которые необходимы для правильного формирования номенклатуры дел, а именно: 1. Относится ли «Распоряжение о проведении стажировки на рабочем месте сотрудника / о проведении стажировки на высоте….» к кадровым документам «По личному составу»? 2. Как определяются сроки хранения данных распоряжений?
Показываем алгоритм действий (из нормативных документов) и тонкости его выполнения (из практики). Когда надо закрывать номенклатуру дел. Как заполнить резервные строки номенклатуры дел или оформить дополнение к ней, если в течение года были сформированы дела, не предусмотренные изначально. Как заполнить графу 3 «Количество томов (частей)» для бумажных, электронных, гибридных и переходящих дел. Как срок хранения влияет на разбивку дела на тома. Как указать, что запланированное в номенклатуре дело так и не было заведено. Как заполнять итоговые записи структурным подразделениям и к сводной номенклатуре дел организации. Какие данные из них помогут архиву сформировать бюджет и защитить его перед руководством.
Делимся опытом конкретной компании. Чем поможет Excel, если есть СЭД. Какую структуру данных можно собирать в Excel помесячно с подведением итогов за год. Почему сведения по разным направлениям лучше собирать на разных листах Excel и потом объединять их в сводной таблице. Как суммировать значения отдельных разбросанных ячеек или их непрерывного диапазона, вписывая формулу вручную или используя функцию «СУММ» или инструмент «Автосумма» (какой вариант для чего удобнее использовать). Как вставлять другие математические функции и формулы. Как в формуле использовать значения ячеек другого листа. Как наследовать данные из одной ячейки в другую. Как дублировать формулу в соседние ячейки итоговой строки или столбца (какие тонкости при этом учитывать). Как включить автоматический пересчет формул при изменении данных в исходных ячейках. Как таблицы с готовыми расчетами и сделанные на их основе диаграммы можно перенести в вордовский файл для оформления документа.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
издательства ООО "Бизнес-Арсенал"
можно в любом отделении почты:
