1 марта 2023 года вступят в силу Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (утв. приказом Минтруда России от 20.09.2022 №578н). А пока у нас есть время подготовиться к их реализации в используемых информационных системах.
Электронный документ должен состоять из следующих структурных элементов:
-
основная часть электронного документа в формате PDF/A-1A с названием, соответствующим шаблону;
-
приложения (при наличии) представляются в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
-
электронная подпись (или электронные подписи) (при наличии) основной части документа и приложений к ней (в соответствии со ст. 22.3 Трудового кодекса РФ, где прописано, какими видами ЭП какие кадровые документы можно подписывать);
-
машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа, связанного с работой;
-
описание электронного документа должно формироваться в структурированном виде в отдельном файле формата XML в кодировке «utf-8» без «BOM» (Byte Order Mark).
Минтруд России в виде приложения к перечню структурных элементов описания электронного документа, связанного с работой, утвердил коды документов (кадровых мероприятий) или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде. При этом по каждому виду документа приведены ссылки на статьи Трудового кодекса РФ, в которых установлены требования к их оформлению. 123 вида документов разделены на 12 функциональных групп:
- прием на работу – содержит 13 видов документов;
- рабочее время и время отдыха – 25;
- материальная ответственность – 6;
- оплата труда – 6;
- охрана труда – 6;
- образование работника – 2;
- социальное партнерство – 18;
- индивидуальные трудовые споры – 6;
- персональные данные – 5;
- изменение условий трудового договора – 13;
- прекращение трудовых отношений – 13;
- иные кадровые мероприятия – 10.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
