Можно ли поменять номер «переходящего» журнала регистрации и как это сделать?

Действительно, журнал представляет собой и учетный документ, и своеобразное «переходящее» дело, которое должно быть включено в номенклатуру дел. Рекомендуем решение вопроса об индексировании журнала принимать в зависимости от актуальности и цикла жизни самой номенклатуры дел.

Составление номенклатуры дел – сложная и трудоемкая аналитическая работа, поэтому ее схема классификации и систематизация заголовков каждый год существенно не перерабатываются. Новая номенклатура дел разрабатывается примерно 1 раз в 5 лет и, конечно же, в случае коренного изменения структуры и функций организации. Причем 5 лет – это управленческая норма, т.к. любая организация с точки зрения организационного развития через 5 лет представляет собой совсем иную организационно-функциональную структуру, чем в момент создания. Срок действия почти всех внутренних нормативных правовых и организационных документов, к которым возможно отнести и многофункциональную номенклатуру дел (она является и классификационным справочником, и учетным, организационным и плановым документом одновременно), составляет, соответственно, эти же 5 лет. Кстати, организации-источники комплектования архивов должны согласовывать номенклатуру дел с архивным учреждением также каждые 5 лет и в случае своей существенной реструктуризации.

Ежегодно в процессе переутверждения номенклатура дел только уточняется. Изменения ручкой или даже карандашом можно в течение всего года вносить в рабочий экземпляр номенклатуры дел, с которым работает в текущем режиме служба делопроизводства: уточняются, как правило, формулировки заголовков и иногда – сроки хранения дел, вносятся новые дела и даются соответствующие заголовки резервным номерам; если номенклатура дел правильно составлена, то изменения в порядок расположения дел намечаются для следующей номенклатуры не часто. На основании текущего рабочего экземпляра номенклатура дел переоформляется, утверждается первым руководителем организации (лучше – приказом, а не просто грифом утверждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В этом случае классификационная схема номенклатуры, систематизация заголовков дел в пределах ее разделов не должны подвергаться коренным изменениям. Журнал как «переходящее» дело с уже присвоенным индексом может сохранять свое место в схеме расположения заголовков дел, закрепленной номенклатурой дел, и свой индекс («старый номер»). В этой ситуации ежегодного переутверждения номенклатуры дел действительно будет соблюдаться рекомендация п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002), в соответствии с которой заголовки «переходящих» дел «...вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом». Не будет считаться какой-либо существенной ошибкой нарушение порядка расположения дел в соответствующем разделе номенклатуры дел, и каждый год «смещать» журнал и изменять его индекс не следует. Подходите к делу организационно правильно и практично.

Существенно перерабатывается номенклатура дел (фактически разрабатывается заново) один раз в 5 лет и каждый раз при коренном пересмотре структуры и функций. Вот в процессе такой ее разработки и следует привести в соответствие с действующими правилами порядок расположения заголовков дел в пределах новой схемы классификации (новой структурой организации, если это схема структурного типа; новыми наименованиями направлений деятельности и функций организации, если эта схема производственно-отраслевая или функциональная). Этот порядок расположения заголовок дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и взаимосвязью дел. Изменить «старый номер» переходящего журнала и закрепить его новый индекс в номенклатуре дел можно именно в этот момент.

Причем учитывайте, что в номенклатуре дел (в каждом ее разделе) систематизация заголовков следующая:

1. Вначале располагаются дела с организационными документами самой организации (в структурных подразделениях могут находиться оригиналы или копии).
2. Распорядительные документы вышестоящей организации (копии) и распорядительные документы самой организации (подлинники; в структурные подразделения могут быть направлены копии, которые хранятся в деле подразделения и фиксируются в его номенклатуре дел).
3. Плановые и отчетные документы по степени значимости планируемых/отчетных направлений деятельности и самих документов (финансовые, производственные, реализации; годовые, квартальные, месячные, еженедельные).
4. Договоры по видам сделок (журналы их регистрации и переписка по договорам).
5. Дела и досье с документами по функциям организации или структурного подразделения, в том числе относящиеся к специальным системам документации (проекты, чертежи, схемы, клиентские досье и т.п.).
6. Переписка (в зависимости от значимости вопросов и адресатов).
7. Учетные документы (существующие самостоятельно книги, журналы, электронные файлы, таблицы, базы данных для учета и идентификации).
8. Документы об организации делопроизводства и архивного дела (в службе делопроизводства и в структурных подразделениях, включая и саму номенклатуру дел).

Систематизацию (порядок расположения) заголовков дел приводим так подробно, потому что большой вопрос вызывает индекс самого журнала: 01-01/0001.

Первая часть индекса дела по номенклатуре дел – это индекс структурного подразделения, в номенклатуре дел (структурного типа) первым обычно указывается подразделение, ответственное за делопроизводство (канцелярия, управление делами, отдел делопроизводства и т.п.). Вторая часть индекса – номер дела по номенклатуре дел, и это должно быть дело с организационными документами самой организации (оригиналы в службе делопроизводства, см. пункт 1 приведенного выше списка), а не журнал, который относится к категории учетных документов (см. пункт 7 приведенного выше списка). Идентификатор («старый номер») собственно самого журнала как документа 0001 может состоять из четырех знаков, но в данном случае он означает, что несколько подобных журналов в год заводится при большом объеме учитываемых документов, и предполагается, что в организации в календарном году заводятся журналы 0002, 0003, 0004, 0005 и т.п. «Читая» данный индекс, можно сделать вывод, что «старый» журнал не может и не должен быть «переходящим» делом. А если он переходит на следующий год наполовину пустым, то дополнительные знаки 0001 после дроби являются лишними.

Журналы как учетные документы разрешается вносить в номенклатуру дел вместе с основными учитываемыми документами на основе принципа их взаимосвязи. И хранятся они в течение такого же срока, что и учитываемые в них документы (см. Пример 1).

Помимо Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002), при разработке номенклатуры дел рекомендуем учесть требования Основных правил работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263; сохраняют свой нормативный характер). Рекомендация о сохранении одинаковых индексов для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (направлений деятельности) содержится в обоих документах, а рекомендация о сохранении индексов переходящих дел в пределах календарных годов – только в Основных правилах работы архивов организаций.

Если номер журнала все-таки надо изменить, то старый номер не зачеркивается, а ниже названия разновидности журнала делается отметка об изменении индекса, например:

• «С 01 января 2014 г. присвоен № 01-05/0001» или
• «С 11 января 2014 г. присвоен индекс № 01-05».

Отметку удостоверяет служба делопроизводства или руководитель / сотрудник того структурного подразделения, в котором ведется этот журнал.