Уместно ли сокращение наименования должности как в тексте документа, так и в подписи? Например, вместо «старший технолог» писать «ст. технолог».

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 01 / 2016

Вопрос

Уместно ли сокращение наименования должности как в тексте документа, так и в подписи? Можно ли, например, при оформлении подписи: «С уважением, старший технолог А.В. Тихонова» сократить написание до: «С уважением, ст. технолог А.В. Тихонова»? А в тексте: «Поручить старшему менеджеру отдела продаж И.Б. Смирновой» сократить до «Поручить ст. менеджеру отдела продаж И.Б. Смирновой»?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Данный вопрос очень правильно сформулирован, т.к. каждый реквизит документа имеет свои правила оформления, а «подпись» и «текст» – разные реквизиты.

Правила оформления реквизита «подпись» очень простые, они сформулированы в п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и предусматривают указание наименования должности, личной подписи и расшифровки подписи. То оформление наименования должности, которое данным стандартом называется «сокращенным», подразумевает, что в нем не указывается наименование организации – автора документа в случае оформления документа на бланке. Иных вариантов сокращения должности не предусмотрено! А реквизит «подпись» придает документу юридическую силу, потому его наличие и правильное оформление важны.

Документ должен быть подписан уполномоченным лицом. Правильное наименование должности изначально устанавливается в штатном расписании и потом используется в иных документах, например, приказе о приеме на работу, в локальных нормативных актах и т.п. Если старший технолог Тихонова А.В. имеет полномочия вести переписку с клиентами и контрагентами на бланке организации и по вопросам, которые перечислены в ее должностной инструкции, в выданной доверенности, то письмо может быть ею подписано. И подпись необходимо оформить полноценно, возможно добавление «элемента вежливости»:

Пример 1. Реквизит «подпись» на бланке письма организации

А в реквизите «текст» распорядительного документа (приказа, распоряжения, указания, в пункте распорядительной части протокола) должны применяться стандартные речевые модели, предусматривающие определенный порядок слов. Если назначается конкретный исполнитель, то «поручительский» пункт должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже, причем субъект действия должен быть назван официально (опять же вспоминаем про написание должности в штатном расписании), а его инициалы оформляются после фамилии:

Пример 2. Должность исполнителя в «поручительском» пункте текста распорядительного документа

Оформление наименования должности с использованием сокращений (ст. инспектор, гл. инженер, вед. эксперт) допускается при оформлении визы (внутреннего согласования) и отметок на документе (об ознакомлении с документом, о его получении на исполнение, о приеме-передаче документа, об исполнении и т.п.) и, прежде всего, в случаях, когда они оформляются от руки самим исполнителем или на небольшой площади, отведенной для оформления данного реквизита. Такие сокращения допускаются в оперативных учетных документах при перечислении должностей и фамилий, например, в табелях учета рабочего времени, и т.п.