В течение календарного года, действительно, может измениться состав документального фонда организации, который закрепляется номенклатурой дел.
Изменения могут быть существенными, если коренным образом меняются направления деятельности и функции организации, возникают совершенно новые виды документов и дел. В этом случае требуется разработка новой номенклатуры дел и, возможно, даже в середине года. Изменения могут быть текущими и незначительными, которые служба делопроизводства по мере необходимости фиксирует в рабочем экземпляре номенклатуры дел (это – третий или четвертый ее экземпляр, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива), чтобы учесть при разработке номенклатуры дел на следующий календарный год. При появлении в процессе деятельности нового вида или вопроса деятельности служба делопроизводства «занимает» так называемые резервные индексы, т.е. формирует вновь возникшие дела и присваивает им индексы / номера, которые были оставлены свободными и обозначены в номенклатуре дел словом «резерв» специально для подобных случаев.
А если в конце календарного года обнаружилось, что некоторые запланированные номенклатурой дел документы не возникали и в дела формировать было нечего, то в строках соответствующих дел в графе «Примечание»:
Отметку о незаведении дела в номенклатуре дел структурного подразделения может подписать его руководитель, который несет ответственность за документальный фонд своего подразделения и подписывал соответствующую номенклатуру дел подразделения на прошедший год.
А аналогичную отметку в сводной номенклатуре дел (и в рабочем, и в первом экземпляре) оформляет руководитель службы делопроизводства, который отвечает за ведение и актуализацию этого документа.
Какие документы включать в номенклатуру дел ИТ-подразделения, читайте в статье «Разработка номенклатуры дел: трудные и особенные случаи»
См. статью «Новые Правила работы архивов о номенклатуре дел»
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Как в приказе об увольнении понимать фразу в скобках «(ненужное зачеркнуть)»? Что здесь ненужное? От чего это зависит? Как правильно заполнить?
В номенклатуру дел наряду с подлинниками включены и вторые экземпляры документов. Как правильно отразить их в номенклатуре и как определить срок хранения таких документов? Например, по итогам года обнаружили несколько штатных расписаний.
В государственном учреждении меняется состав экспертной комиссии. Может ли быть ее председателем не заместитель руководителя учреждения, а директор дирекции, курирующей делопроизводство? Директор дирекции находится в прямом подчинении руководителя учреждения. А заместители руководителя учреждения делопроизводство не курируют.
Существует какой-либо официальный нормативный документ, который регламентирует все вопросы издания приказов (их разработка, кто разрабатывает, как правильно разрабатывать, порядок оформления, правильное название, введение в действие и т.д.)? Чем можно руководствоваться, чтобы все приказы в организации были изданы правильно? Инструкция по делопроизводству на предприятии имеется, но руководитель требует документ «высшего» уровня, типа «Все о приказах с нуля».
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
