В течение календарного года, действительно, может измениться состав документального фонда организации, который закрепляется номенклатурой дел.

Изменения могут быть существенными, если коренным образом меняются направления деятельности и функции организации, возникают совершенно новые виды документов и дел. В этом случае требуется разработка новой номенклатуры дел и, возможно, даже в середине года. Изменения могут быть текущими и незначительными, которые служба делопроизводства по мере необходимости фиксирует в рабочем экземпляре номенклатуры дел (это – третий или четвертый ее экземпляр, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива), чтобы учесть при разработке номенклатуры дел на следующий календарный год. При появлении в процессе деятельности нового вида или вопроса деятельности служба делопроизводства «занимает» так называемые резервные индексы, т.е. формирует вновь возникшие дела и присваивает им индексы / номера, которые были оставлены свободными и обозначены в номенклатуре дел словом «резерв» специально для подобных случаев.

А если в конце календарного года обнаружилось, что некоторые запланированные номенклатурой дел документы не возникали и в дела формировать было нечего, то в строках соответствующих дел в графе «Примечание»:

• оформляется простая запись «Дело не заводилось», или «Дело не заведено», или еще короче – «Не заведено»;
• запись подписывается руководителем службы делопроизводства или руководителями структурных подразделений:

Отметку о незаведении дела в номенклатуре дел структурного подразделения может подписать его руководитель, который несет ответственность за документальный фонд своего подразделения и подписывал соответствующую номенклатуру дел подразделения на прошедший год.

А аналогичную отметку в сводной номенклатуре дел (и в рабочем, и в первом экземпляре) оформляет руководитель службы делопроизводства, который отвечает за ведение и актуализацию этого документа.