Об итоговой записи к номенклатурам дел подразделений

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 11 / 2017

Вопрос

К форме номенклатуры дел структурного подразделения, которая утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), есть сноска: «К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в Приложении 25, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации». При этом в самой форме номенклатуры дел подразделения (из Приложения 26) итоговая запись не отображена. Значит ли это, что мы должны передавать в структурные подразделения формы номенклатуры дел со вставленной пустой формой итоговой записи для дальнейшего ее заполнения?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Вопрос связан с вопросом « Как вносить учетные записи в номенклатуру?» в этом же номере журнала. Да, форма итоговой записи является одинаковой для номенклатуры дел организации и номенклатуры дел структурного подразделения. Форму итоговой записи, конечно же, необходимо доводить до сведения подразделений, чтобы получить единообразные сведения, которые возможно будет потом консолидировать в итоговую запись к номенклатуре дел всей организации.

Как это сделать проще? Вспомните организационный алгоритм разработки номенклатуры дел и преимущество ее утверждения приказом руководителя (а не грифом утверждения). В одном из последних пунктов приказа об утверждении номенклатуры дел организации формулируется задание руководителям структурных подразделений, которое ставится на контроль (т.е. каждый руководитель подразделения получит соответствующее напоминание):

Пример 1. Фрагмент текста приказа об утверждении номенклатуры дел на 2018 год с формой итоговой записи к номенклатурам дел подразделений

Но форму итоговой записи к номенклатуре дел подразделения можно не вставлять в текст самого приказа, а оформить ее как приложение к нему.

Еще обратите внимание - в данной форме при ее заимствовании из сводной номенклатуры организации можно изменить фразу о том, куда передаются итоговые сведения: если из номенклатуры организации они передавались в архив, то из номенклатуры подразделения - в отдел ДОУ (см. «!» в Примерах 1 и 2).

Пример 2. Итоговая запись в номенклатуре дел организации о количестве заведенных дел за год