Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан в государственных органах,
на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв.
постановлением от 30.11.1981 ГКНТ СССР № 463, Госстандарта СССР
№ 162, Главархива СССР № 298)в настоящее время может
рассматриваться в статусе документа методического характера.
Формально его действие не отменялось, но фактически основные
положения данного документа уже не действуют. Делопроизводство
по обращениям граждан регламентируется иначе.
В процессе административной реформы 2002–2004 гг. работа
с обращениями граждан первоначально рассматривалась как
государственная функция. Обязательные в тот период и ранее
действовавшие административные регламенты по исполнению
государственной функции:
- по осуществлению приема граждан,
- обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных
и письменных обращений граждан,
- принятию по ним решений и направлению заявителям ответов
в установленный законодательством Российской Федерации срок
разрабатывались на основе:
- типовых административных регламентов и
- методических рекомендаций по разработке административных
регламентов исполнения государственных функций и административных
регламентов предоставления государственных услуг.
В соответствии с п. 17 первой редакции Правил делопроизводства
в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением
Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) делопроизводство
по обращениям граждан рассматривалось как специальное
делопроизводство, которое должно было устанавливаться специальным
регламентом, утверждаемым руководителем.
Постановлением Правительства РФ от 16.05.2011 № 373
«О разработке и утверждении административных регламентов
исполнения государственных функций и административных регламентов
предоставления государственных услуг» (с изменениями) работа
с обращениями граждан выведена из состава государственных
функций и не подлежит регламентации административным
регламентом.
Работа с обращениями граждан в настоящее время должна
быть организована в соответствии с Федеральным законом
от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений
граждан Российской Федерации», в котором нормативно установлены
некоторые технологические (делопроизводственные) аспекты данной работы:
сроки регистрации, сроки исполнения и т.п. Ответственность
за работу с обращениями граждан несут должностные лица
организации.
В настоящее время организация, подпадающая под действие
этого закона, должна иметь отдельную Инструкцию по работе
с обращениями граждан, в которой отражается специфика
организации такого делопроизводства (конкретная технология),
ответственность должностных лиц и т.п.
Необходим также приказ о возложении ответственности (наряду
с обязанностями в трудовом договоре и / или должностной
инструкции):
-
за организацию работы с обращениями граждан, если это
полномочие делегируется первым руководителем одному из должностных
лиц – заместителей, и
-
за ведение делопроизводства по обращениям граждан
на одного из сотрудников службы делопроизводства.
В организационном аспекте данное специальное делопроизводство
должно быть выделено в отдельный участок.
А при разработке технического задания необходимо предусмотреть
в соответствующей СЭД выделение отдельной базы данных,
представления или директории для регистрации и контроля исполнения
обращений граждан, а также разработать отдельные классификаторы
и справочники для идентификации обращений. Механизм «связанных
документов» в СЭД позволит по вопросу или фамилии гражданина
выявить все предыдущие его обращения в данную организацию. Поэтому
при применении СЭД обращения граждан можно регистрировать
в пределах их документопотоков и в пределах календарного
года.
В регистрационных карточках («входных» формах СЭД) необходимо
отражать поля для идентификации обращений:
- не только по их видам,
- по признаку «первичное-повторное»,
- но и по направлениям деятельности организации,
- по задачам и вопросам работы подразделений,
- по наличию средств бюджета и кодам подразделений финансового
планирования, за счет бюджетов которых может быть решен вопрос,
сформулированный в обращении,
- по способу доставки / получения обращения (отделение почтовой
связи, электронная почта, СМС-сообщение, обращение по телефону
и т.п.),
- а также по срокам хранения исполненных обращений граждан.
