Как заверить электронную копию бумажного оригинала

Вопрос
Как заверить электронную копию бумажного оригинала? Например, при ее предоставлении по запросу акционера.
Отвечает

О новом порядке предоставления информации и документов акционерам в нашем журнале опубликован цикл статей, видимо при его прочтении и возник этот уточняющий вопрос. Большое значение имеет соблюдение процедуры запроса документов и процедуры их предоставления, установленной указанием Банка России от 28.06.2019 № 5182-У, о которой идет речь в упомянутом цикле.

Что касается вашего вопроса о заверении электронной копии бумажного оригинала, то в общем виде порядок может быть следующим:

  • бумажные документы сканируются в том формате (tiff, pdf) и в том порядке, которые определяются регламентом сканирования документов организации (настоятельно всем рекомендуем разработать и утвердить его), например, 1 документ = 1 файл или несколько взаимосвязанных документов = 1 файл и т.п. Файлам присваиваются имена в соответствии с системой именования файлов, чтобы их можно было идентифицировать, в т.ч. и на соответствие запросу;
  • скан-копии документов подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), которой наделен первый руководитель организации и которая может программным способом визуализироваться как отметка об электронной подписи, с помощью которой удостоверены копии. Неизменяемые «картинки» в формате pdf могут и не удостоверяться УКЭП каждая, одной общей УКЭП может быть удостоверена одна папка-контейнер с электронными копиями и их описью;
  • заверенные электронные копии (файлы) записываются на обособленный носитель (диск однократной записи, флеш-накопитель) и лучше в той последовательности документов, которая содержалась в запросе акционера. При большом объеме документов файлы копий и файлы электронных подписей могут быть сархивированы в zip-папку (контейнер) по примеру формирования электронного дела в соответствии с п. 4.34 Правил работы архивов организаций1;
  • программным способом (иногда – вручную) формируется опись копий документов, передаваемых по запросу акционера, с указанием имен файлов и их объема в Мб. Она также подписывается УКЭП первого руководителя и записывается на тот же обособленный носитель, а один или два ее экземпляра распечатываются в бумажной форме, удостоверяются отметками об удостоверении копий и подписью корпоративного секретаря или юриста и используются для оформления факта приема-передачи документов.

Далее оформляется сопроводительное письмо акционеру, в качестве приложений к нему оформляются опись копий документов и внешний носитель:

Пример 1. Отметка о приложении располагается в письме ниже текста

Описанная общая схема должна быть конкретизирована в регламентных документах АО в зависимости от возможностей программно-аппаратного обеспечения, наличия ресурсов и установленных процедур взаимодействия с акционерами.

Связанный материал
Предоставление документов АО его акционерам – новый алгоритм работы от А до Я
№ 11 / 2019
Связанный материал
Предоставление документов АО его акционерам – новый алгоритм работы от А до Я
№ 12 / 2019
Связанный материал
Предоставление документов АО его акционерам – новый алгоритм работы от А до Я
№ 01 / 2020
Связанный материал
Предоставление документов АО его акционерам – новый алгоритм работы от А до Я
№ 02 / 2020
Связанный материал
Предоставление документов АО его акционерам – новый алгоритм работы от А до Я
№ 03 / 2020
Связанный материал
Анализ изменений порядка запроса и предоставления документов акционерам
№ 01 / 2020

См. статью «Анализ изменений порядка запроса и предоставления документов акционерам» в № 1' 2020

Связанный материал
Новый Перечень документов со сроками хранения 2019 г. унаследовал проблемы предыдущего Перечня
№ 04 / 2020

См. статью «Новый Перечень документов со сроками хранения 2019 г. унаследовал проблемы предыдущего Перечня» в № 4' 2020

Сноски 1

  1. Имеются в виду Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Методика выявления электронных документов

При переработке номенклатуры дел можно не только обновить ссылки на статьи Перечня и скорректировать сроки хранения, но и попробовать собрать с подразделений детальную информацию о составе хранимых документов и их формате, месте расположения. Эту информацию можно будет использовать для оптимизации работы – перевода некоторых документов в электронный вид и подготовки техзадания на автоматизацию их передачи из разных систем в электронный архив. Расскажем о современных тенденциях формирования дел с электронными и бумажными документами.

Если документ существует в электронной и бумажной форме

Вопрос, на который так и не нашел однозначного ответа. Предположим, я создал электронный оригинал документа, который затем подписал электронной подписью, а затем распечатал и подписал. Который из них подлинник? Первый, второй или оба? Что потом в архив сдавать как оригинал?

Изменение в правилах заверения копии?

В пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 есть описание, как должна выглядеть отметка о заверении копии, но нет указания на необходимость проставления штампа или надписи «Копия» в верхнем правом углу, как делали раньше. Означает ли это, что теперь надпись «Копия» ставить не надо? Или все-таки надо, но на какой-то части документов? Тогда где надо ставить и на основании чего?

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Как отразить электронные документы в номенклатуре дел

Показываем примеры описания в номенклатуре дел электронных оригиналов, электронных копий, скан-образов, а также электронных проектов документов (распечатки которых потом становятся бумажными оригиналами). Объясняем, что считать электронным делом, как отразить в номенклатуре его размещение в базе данных информационной системы (ИС) и в папке на сервере вне ИС. Даем примеры двух типов номенклатур дел: общей для бумажных и электронных документов, а также более современной отдельной для электронных документов (поясняем, когда лучше использовать второй тип номенклатуры).

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Если документ существует в электронной и бумажной форме

Вопрос, на который так и не нашел однозначного ответа. Предположим, я создал электронный оригинал документа, который затем подписал электронной подписью, а затем распечатал и подписал. Который из них подлинник? Первый, второй или оба? Что потом в архив сдавать как оригинал?