Top.Mail.Ru

Как заверить электронную копию бумажного оригинала

Вопрос
Как заверить электронную копию бумажного оригинала? Например, при ее предоставлении по запросу акционера.
Отвечает

О новом порядке предоставления информации и документов акционерам в нашем журнале опубликован цикл статей, видимо при его прочтении и возник этот уточняющий вопрос. Большое значение имеет соблюдение процедуры запроса документов и процедуры их предоставления, установленной указанием Банка России от 28.06.2019 № 5182-У, о которой идет речь в упомянутом цикле.

Что касается вашего вопроса о заверении электронной копии бумажного оригинала, то в общем виде порядок может быть следующим:

  • бумажные документы сканируются в том формате (tiff, pdf) и в том порядке, которые определяются регламентом сканирования документов организации (настоятельно всем рекомендуем разработать и утвердить его), например, 1 документ = 1 файл или несколько взаимосвязанных документов = 1 файл и т.п. Файлам присваиваются имена в соответствии с системой именования файлов, чтобы их можно было идентифицировать, в т.ч. и на соответствие запросу;
  • скан-копии документов подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), которой наделен первый руководитель организации и которая может программным способом визуализироваться как отметка об электронной подписи, с помощью которой удостоверены копии. Неизменяемые «картинки» в формате pdf могут и не удостоверяться УКЭП каждая, одной общей УКЭП может быть удостоверена одна папка-контейнер с электронными копиями и их описью;
  • заверенные электронные копии (файлы) записываются на обособленный носитель (диск однократной записи, флеш-накопитель) и лучше в той последовательности документов, которая содержалась в запросе акционера. При большом объеме документов файлы копий и файлы электронных подписей могут быть сархивированы в zip-папку (контейнер) по примеру формирования электронного дела в соответствии с п. 4.34 Правил работы архивов организаций1;
  • программным способом (иногда – вручную) формируется опись копий документов, передаваемых по запросу акционера, с указанием имен файлов и их объема в Мб. Она также подписывается УКЭП первого руководителя и записывается на тот же обособленный носитель, а один или два ее экземпляра распечатываются в бумажной форме, удостоверяются отметками об удостоверении копий и подписью корпоративного секретаря или юриста и используются для оформления факта приема-передачи документов.

Далее оформляется сопроводительное письмо акционеру, в качестве приложений к нему оформляются опись копий документов и внешний носитель:

Пример 1. Отметка о приложении располагается в письме ниже текста

Описанная общая схема должна быть конкретизирована в регламентных документах АО в зависимости от возможностей программно-аппаратного обеспечения, наличия ресурсов и установленных процедур взаимодействия с акционерами.

Связанный материал
Предоставление документов АО его акционерам – новый алгоритм работы от А до Я (часть 1)
№ 11 / 2019
Связанный материал
Предоставление документов АО его акционерам – новый алгоритм работы от А до Я (часть 2)
№ 12 / 2019
Связанный материал
Предоставление документов АО его акционерам – новый алгоритм работы от А до Я (часть 3)
№ 01 / 2020
Связанный материал
Предоставление документов АО его акционерам – новый алгоритм работы от А до Я (часть 4)
№ 02 / 2020
Связанный материал
Предоставление документов АО его акционерам – новый алгоритм работы от А до Я (часть 5)
№ 03 / 2020
Связанный материал
Анализ изменений порядка запроса и предоставления документов акционерам
№ 01 / 2020

См. статью «Анализ изменений порядка запроса и предоставления документов акционерам» в № 1' 2020

Связанный материал
Новый Перечень документов со сроками хранения 2019 г. унаследовал проблемы предыдущего Перечня
№ 04 / 2020

См. статью «Новый Перечень документов со сроками хранения 2019 г. унаследовал проблемы предыдущего Перечня» в № 4' 2020

Сноски 1

  1. Имеются в виду Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Электронные документы в номенклатуре дел

Как отразить в номенклатуре дел электронные оригиналы, копии и проекты документов? Что делать с гибридными делами, в которых есть и бумажные, и электронные документы? Как зафиксировать локализацию документов: в своих и чужих информационных системах, на своем сервере и на компьютерах работников? Сначала рассказываем о правилах, закрепленных в нормативных документах (они достаточно скудны), а потом показываем примеры – как это делается на практике.

Формат электронной договорной документации утвердила ФНС России

ФНС России весной 2022 г. утвердила формат для электронных договорных документов. Он обязателен? Каких видов документов это касается? Чем удобен и чем опасен формат PDF/A-3, выбранный налоговиками для файла обмена? Что должно быть внутри? Какой электронной подписью подписывать? Чему отдается приоритет в случае выявления расхождений?

Как прошить документы

Чем можно руководствоваться при прошивке документов? На сколько отверстий должен прошиваться документ? И какое расстояние должно быть между ними?

Когда нет возможности отправить письмо, подписанное ЭП

Если у внешней компании или у клиента с нашей компанией нет электронного документооборота, то как правильно заверять письма на бумаге? Если письма подписаны квалифицированной электронной подписью с нашей стороны для отправки внешним корреспондентам?

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Справки, копии и выписки из документов

Каковы назначение и правила оформления справок, выписок и заверенных копий документов? Подробно разобран состав используемых реквизитов, даны образцы оформления.