Надеемся, что возможность такого резкого снижения сроков хранения документов проанализировала и согласовала экспертная комиссия вашей организации (ЭК) в процессе согласования проекта номенклатуры дел на 2022 год. Проверьте также, закреплено ли в соответствующем протоколе заседания ЭК обоснование такого снижения срока хранения (не просто «решили», а обосновали ссылкой на действующие нормативные правовые акты, т.к. сроки хранения ЭК имеет право определять, увеличивать, но не снижать).
Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень УД 2019 года) вступил в действие в феврале 2020 года, а ранее действовавший Перечень 2010 года утратил силу. В соответствии с разъяснениями Росархива в течение всего 2020 года организации могли вносить в действующие номенклатуры дел необходимые изменения и дополнения сроков хранения документов на основании Перечня УД 2019 года. Кроме того, если дела, сформированные за период 2018–2020 гг., еще не были внесены в соответствующие описи дел, то при составлении описей необходимо было определять сроки хранения документов уже по новому Перечню УД 2019 года, а не по номенклатурам дел на эти годы и не по Перечню 2010 года. То есть сейчас вам необходимо дополнительно проверить сроки хранения документов, которые были внесены в описи дел и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих архивному хранению, за период 2018–2020 гг. и даже за 2021 год включительно, поскольку новые сроки хранения установлены вашей номенклатурой дел только на 2022 год. Вы имеете право уничтожать документы физически только после утверждения всех видов описей за соответствующие годы руководителем организации.
Изменений сроков хранения документов в Перечне УД 2019 года не очень много и они не радикальные, к тому же по некоторым категориям дел в нем установлено не только сокращение, но и увеличение сроков хранения документов. Например, в организациях срок хранения отчетности в Пенсионный фонд РФ сокращен с 75 лет до 5 лет (ст. 624 а), а срок хранения графиков отпусков увеличен с 1 года до 3 лет (ст. 453). Несоблюдение нормативных сроков хранения при внешних проверках контролеров и регуляторов может быть квалифицировано как административное правонарушение, а их сокращение по сравнению с нормативными сроками, установленными действующим законодательством, иными нормативными правовыми актами, в т.ч. перечнями документов со сроками хранения, запрещается.
Рекомендуем приостановить процедуру уничтожения документов и сосредоточиться на проверке сроков хранения документов, которые внесены в описи дел и акты о выделении к уничтожению, на основании которых вы начали уничтожение. Повторяем, сроки хранения документов за период 2018–2020 гг. определяются по Перечню УД 2019 года (т.к., предполагаем, что до его вступления в силу описи дел за эти годы и акты о выделении к уничтожению в вашей организации еще оформлены не были).
Находящиеся в архиве дела, сформированные за предыдущие периоды, т.е. до 2017 года включительно, и внесенные в соответствующие годовые разделы описи дел постоянного хранения, в настоящее время вам необходимо продолжать хранить в соответствии с ранее установленным сроком «Постоянно». К их экспертизе ценности вы сможете вернуться лет через 5 уже по плану работы архива или в процессе подготовки их к передаче в государственный (муниципальный) архив.
Изучите Инструкцию по применению Перечня УД 2019 года. Ее раздел 4 «Определение сроков хранения документов» поможет вам правильно понять и применять установленный Перечнем УД 2019 года срок хранения «Постоянно».
Обратите внимание: документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно) передаче на архивное хранение не подлежат. Они могут быть выделены к уничтожению в самом структурном подразделении на основании акта. Акт, подготовленный структурным подразделением, включается в сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих архивному хранению, который ежегодно централизованно составляет служба делопроизводства, представляет на заседание ЭК для согласования и первому руководителю организации на утверждение. Хозяйственная служба централизованно вывозит дела с истекшими сроками хранения как макулатуру в пункт вторсырья.
Не забудьте сейчас новую номенклатуру дел на 2022 год (экземпляр архива) и итоговую запись к ней (в 2023 году) поместить в дело фонда, а также отразить в исторической справке, что сроки хранения документов, сформированных в дела начиная с 2018 года, в вашей организации определяются по Перечню УД 2019 года.
