Top.Mail.Ru
Вопрос
Уничтожаю документы, и возник такой вопрос, если раньше документы хранили постоянно до 2021 года, а по новой номенклатуре на 2022 год их решили хранить 5 лет, то можно ли уничтожать те документы старых годов, или их нужно хранить постоянно, а уже с 2022 года переданные в архив дела уничтожать в последующем через 5 лет.
Отвечает

Надеемся, что возможность такого резкого снижения сроков хранения документов проанализировала и согласовала экспертная комиссия вашей организации (ЭК) в процессе согласования проекта номенклатуры дел на 2022 год. Проверьте также, закреплено ли в соответствующем протоколе заседания ЭК обоснование такого снижения срока хранения (не просто «решили», а обосновали ссылкой на действующие нормативные правовые акты, т.к. сроки хранения ЭК имеет право определять, увеличивать, но не снижать).

Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень УД 2019 года) вступил в действие в феврале 2020 года, а ранее действовавший Перечень 2010 года утратил силу. В соответствии с разъяснениями Рос­архива в течение всего 2020 года организации могли вносить в действующие номенклатуры дел необходимые изменения и дополнения сроков хранения документов на основании Перечня УД 2019 года. Кроме того, если дела, сформированные за период 2018–2020 гг., еще не были внесены в соответствующие описи дел, то при составлении описей необходимо было определять сроки хранения документов уже по новому Перечню УД 2019 года, а не по номенклатурам дел на эти годы и не по Перечню 2010 года. То есть сейчас вам необходимо дополнительно проверить сроки хранения документов, которые были внесены в описи дел и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих архивному хранению, за период 2018–2020 гг. и даже за 2021 год включительно, поскольку новые сроки хранения установлены вашей номенклатурой дел только на 2022 год. Вы имеете право уничтожать документы физически только после утверждения всех видов описей за соответствующие годы руководителем организации.

Изменений сроков хранения документов в Перечне УД 2019 года не очень много и они не радикальные, к тому же по некоторым категориям дел в нем установлено не только сокращение, но и увеличение сроков хранения документов. Например, в организациях срок хранения отчетности в Пенсионный фонд РФ сокращен с 75 лет до 5 лет (ст. 624 а), а срок хранения графиков отпусков увеличен с 1 года до 3 лет (ст. 453). Несоблюдение нормативных сроков хранения при внешних проверках контролеров и регуляторов может быть квалифицировано как административное правонарушение, а их сокращение по сравнению с нормативными сроками, установленными действующим законодательством, иными нормативными правовыми актами, в т.ч. перечнями документов со сроками хранения, запрещается.

Рекомендуем приостановить процедуру уничтожения документов и сосредоточиться на проверке сроков хранения документов, которые внесены в описи дел и акты о выделении к уничтожению, на основании которых вы начали уничтожение. Повторяем, сроки хранения документов за период 2018–2020 гг. определяются по Перечню УД 2019 года (т.к., предполагаем, что до его вступления в силу описи дел за эти годы и акты о выделении к уничтожению в вашей организации еще оформлены не были).

Находящиеся в архиве дела, сформированные за предыдущие периоды, т.е. до 2017 года включительно, и внесенные в соответствующие годовые разделы описи дел постоянного хранения, в настоящее время вам необходимо продолжать хранить в соответствии с ранее установленным сроком «Постоянно». К их экспертизе ценности вы сможете вернуться лет через 5 уже по плану работы архива или в процессе подготовки их к передаче в государственный (муниципальный) архив.

Изучите Инструкцию по применению Перечня УД 2019 года. Ее раздел 4 «Определение сроков хранения документов» поможет вам правильно понять и применять установленный Перечнем УД 2019 года срок хранения «Постоянно».

Обратите внимание: документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно) передаче на архивное хранение не подлежат. Они могут быть выделены к уничтожению в самом структурном подразделении на основании акта. Акт, подготовленный структурным подразделением, включается в сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих архивному хранению, который ежегодно централизованно составляет служба делопроизводства, представляет на заседание ЭК для согласования и первому руководителю организации на утверждение. Хозяйственная служба централизованно вывозит дела с истекшими сроками хранения как макулатуру в пункт вторсырья.

Не забудьте сейчас новую номенклатуру дел на 2022 год (экземпляр архива) и итоговую запись к ней (в 2023 году) поместить в дело фонда, а также отразить в исторической справке, что сроки хранения документов, сформированных в дела начиная с 2018 года, в вашей организации определяются по Перечню УД 2019 года.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Утвержден новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций

30 июля 2022 г. вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций. Обращаем ваше внимание на несколько важных аспектов в его содержании: фиксированные и условные сроки хранения, бумажные и электронные документы, сроки хранения для документов по валютному контролю.

Сроки хранения госконтрактов и договоров, связанных с закупками

Давайте разберемся со сроками хранения государственных и муниципальных контрактов, а также договоров, заключенных по результатам закупок организациями с госучастием и их дочерними компаниями (это касается тех, кто работает по правилам, установленным федеральными законами № 44-ФЗ и № 223-ФЗ). На кого распространяются эти правила? Почему нельзя руководствоваться только статьями 224 и 225 действующего Перечня управленческих документов, где предусмотрен срок хранения 5 лет ЭПК? Какие более длительные сроки хранения установлены в профильном законе и постановлении Правительства РФ? Как срок хранения зависит от носителя договора (бумажного или электронного)? Как в номенклатуре дел отразить дела с договорами и допсоглашениями, заключенными на бумаге и осевшими в вашей организации, а также заключенными в электронном виде и хранящимися на электронной торговой площадке?

Ведомственные перечни документов со сроками хранения: что уже сделано и где проблемы

До апреля 2022 года все новые ведомственные перечни документов со сроками хранения уже должны были быть разработаны, но процесс идет с задержкой. Сориентируем вас, какие актуальные ведомственные перечни уже готовы и какие ожидаем в ближайшем будущем. Автор дает практические рекомендации по разработке структуры ведомственного перечня (восполняя упущения соответствующих Методических рекомендаций Росархива). Они пригодятся как разработчикам, так и будущим пользователям этих перечней.

Как и сколько лет хранить карты слушателей ДПО?

Подскажите, пожалуйста, как и сколько лет хранить карты слушателей ДПО медицинского техникума. Циклов ДПО более 100, документов много. Например, цикл «Сестринское дело» с 03 сентября по 26 октября 2020 года составляет 35 слушателей.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы