Вас может смутить не только обилие примеров и «образцов» протоколов общих собраний, опубликованных для всеобщего использования без какой-либо последующей ответственности автора формы за корректность документа.
Службу делопроизводства часто смущает и раздел 1 «Область применения» ГОСТ 7.0.97-2016, где перечислены названия видов организационно-распорядительных документов, включая протоколы, на оформление которых распространяются требования стандарта. Но п. 6.6 ГОСТ 7.0.97-2016, устанавливающий виды бланков, обязательность их разработки и применения оставил на усмотрение организаций, которые своими локальными нормативными актами могут самостоятельно регламентировать виды и разновидности бланков и порядок их применения.
Посоветуйтесь с корпоративным секретарем или сотрудником, который выполняет эти обязанности. Так сложилась практика документирования деятельности органов управления организацией (решения общих собраний, собраний учредителей и т.п. высших органов управления), что документы по созданию, реорганизации и ликвидации организаций (это как раз протоколы), документы по организационно-нормативному регулированию деятельности организации (это в основном договоры) оформляются на листах бумаги стандартного формата без использования бланков.
Но при расположении и оформлении реквизитов квалифицированные корпоративные секретари в основном соблюдают универсальные требования к идентификационным реквизитам по ГОСТ Р 7.0.97-2016. Например, в протоколе общего собрания последовательность расположения реквизитов целесообразно делать такой, как она установлена стандартом.
Если орган управления организации утверждает наименование в первый раз в момент ее создания, то протокол необходимо оформить на чистом листе бумаги (как в Примере 1).
Если орган управления осуществляет реорганизацию и смену наименования, то текущее наименование вполне может быть в заголовочной части протокола, а будущее наименование устанавливается в тексте документа как принятое решение (см. Пример 2). Возможная формулировка показана в Примере 3.
Пример 1. Протокол оформляется на чистом листе бумаги, и полное наименование организации-автора включается в реквизит «вид заседания», который выполняет функцию общего заголовка к протоколу
Пример 2. Протокол оформляется на чистом листе бумаги, и наименование организации-автора оформляется как первый реквизит в соответствии с оптимальной последовательностью реквизитов, которая установлена в ГОСТ Р 7.0.97-2016
Пример 3. Принятое решение о переименовании организации фиксируется в тексте протокола
1. Переименовать акционерное общество «ВЕГА»:
и внести в устав акционерного общества в связи с изменением полного и сокращенного фирменных наименований на русском языке следующие изменения: <…>
Юридическая справка
Организация считается переименованной со дня внесения регистрирующим органом сведений в ЕГРЮЛ. Изменения учредительных документов приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации (п. 6 ст. 52 ГК РФ), а моментом государственной регистрации признается внесение регистрирующим органом соответствующей записи в ЕГРЮЛ (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Дата переименования обычно указывается в приказе, который издается, когда запись в ЕГРЮЛ внесена.
В тексте протокола обычно фиксируется юридический факт изменения наименования и утверждается план подготовительных мероприятий по его смене.
На бланках, как правило, оформляются решения, которые принимают исполнительные органы организации, осуществляющие распорядительную деятельность и имеющие полномочия утверждать виды бланков и электронных моделей документов.
Выше мы объяснили, почему заседание учредителей будущей организации не может быть оформлено на ее бланке, в этом случае применяем вариант из Примера 1.
Поскольку в Примере 1 протокол оформляется с продольным расположением реквизитов, а вид заседания формулируется подробно, то заголовок к тексту можно оформить не только флаговым способом (как в Примерах 1 и 2), но и посередине строки.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Указ Президента РФ от 17.01.2023 № 16 лишил права голоса представителей недружественных стран в органах управления отечественными организациями. Поясняем, каких органов управления в каких организациях это касается. Кого могут лишить права голоса и на какой период, какие есть исключения. Как это может быть реализовано. Какие страны признаны недружественными. О целях данного «мероприятия» высказался глава РСПП Александр Шохин.
Показан опыт автоматизации документального сопровождения совещательной деятельности в СЭД и с использованием Календаря Outlook (для подбора приемлемого времени совещания при плотном графике его участников), технического оснащения переговорной. Каждый шаг рассматривается детально – что и как можно автоматизировать (от подбора времени мероприятия, подготовки повестки дня, материалов совещания и протокола до рассылки поручений по итогам совещания исполнителям). В результате удалось сократить среднее затрачиваемое время на сопровождение одного совещания с 270 до 60 мин.
Подскажите, пожалуйста, есть ли правила регистрации протокола? Он должен регистрироваться день в день, или можно его регистрировать позже в СЭД?
Как правильно нумеровать протоколы: — в пределах календарного года или — в пределах действия состава комиссии? 1. Для протоколов коллегиального органа можно использовать любой из этих вариантов? 2. Если нумеруем в пределах срока действия состава комиссии и она полностью меняется, то после этого очередной протокол будет иметь № 1 – это логично. Но если весь коллектив сохраняется, а уволился только 1 человек и вместо него никого нового не ввели, то надо ли начинать нумерацию заново, наверное нет? 3. То есть насколько должен измениться состав коллегиального органа, чтобы начинать нумерацию его протоколов с № 1?
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
Этапы подготовки годового общего собрания акционеров свели в таблицу с указанием крайних сроков их осуществления. Объяснили, как изменились сроки в 2020 году из-за пандемии и какие АО могут изменить форму проведения собрания на заочную. Привели образцы: протокола заседания совета директоров о созыве такого собрания; проектов решений по вопросам повестки дня собрания; списка лиц, имеющих право на участие; уведомления акционера о проведении собрания; бланка бюллетеня для голосования. Опираясь на судебную практику, выявили, за какие прегрешения на этапе созыва собрания на какие суммы сейчас штрафуют – «разброс цен» оказался от 250 000 до 700 000 рублей.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
