В вашем профессиональном суждении рекомендуем учитывать еще 1 вариант существования исполненных (законченных в делопроизводстве) документов, если они имеют срок хранения до 10 лет включительно, но имеют такой же статус архивных документов.
Согласно разделу VI новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Правила 2023 года):
- документы со сроком хранения до 10 лет включительно остаются на хранении в структурных подразделениях, экспертизу их ценности проводит само структурное подразделение;
- после исполнения, т.е. в следующем календарном году, документы такой категории сразу в акт о выделении к уничтожению не включаются;
-
по решению руководителя организации документы со сроком хранения до 10 лет могут быть переданы в архив на депозитарное хранение, если в структурных подразделениях отсутствуют условия для обеспечения сохранности, что предусматривает п. 47 Правил 2023 года. Только в этом случае дела могут быть переданы по номенклатуре дел или по отдельной сдаточной описи, составление описи дел временных сроков хранения (до 10 лет включительно) и архивно-техническая обработка дел в этом случае не обязательны.
В данной ситуации решение руководителя должно иметь под собой организационную основу, поэтому рекомендуем внести в Положение об архиве (профиль архива) (или в Положение об архивном хранении документов, если архив не создается (состав архивных документов)) пункт о том, что архив осуществляет депозитарное хранение документов временных сроков хранения (до 10 лет включительно).
А далее, действуя в соответствии с архивной технологией, в период не ранее чем через 1 год и не позднее чем 3 года после завершения в делопроизводстве, структурные подразделения (их работой методически руководит служба делопроизводства) по результатам оценки значимости документов для деятельности организации и в соответствии с номенклатурой дел оформляют результаты экспертизы ценности документов (п. 23 Правил 2023 года):
- в описи дел постоянного срока хранения;
- в описи дел временного срока хранения (свыше 10 лет);
- в проекте акта о выделении документов к уничтожению (это предложения структурного подразделения к сводному акту).
По описям документы передаются из подразделений на архивное хранение.
В 2023 году структурное подразделение может предложить в проект акта включить документы (в т.ч. копии и проекты), временные сроки хранения которых завершились как минимум в 2022 году.
Копии приказов по основной деятельности и приказов по административно-хозяйственной деятельности направляются в структурные подразделения для ознакомления, исполнения, для сведения, для руководства и соблюдения тех локальных нормативных актов, которые утверждены приказами. В номенклатуру дел подразделения копии приказов включаются обязательно, т.к. все служебные документы организации (и их копии) должны быть систематизированы и учтены, особенно если подразделение, его руководитель и сотрудники являются исполнителями или контролерами по соответствующему приказу. Срок хранения копий приказов фиксируется как «До минования надобности», а в графе «Примечание» номенклатуры дел делается отметка, что дело с копиями приказов фактически формируется как переходящее.
Таким образом, ежегодно ответственный за ведение делопроизводства должен просматривать переходящее дело с копиями приказов, полученных в структурном подразделении, анализировать и выделять к уничтожению исполненные приказы с конкретными поручениями, приказы, которыми были утверждены локальные нормативные акты, в прошедшем году утратившие силу, приказы, направленные для сведения, и т.п.
Вы совершенно правы, когда в работе со структурными подразделениями требуете включать копии приказов со сроком хранения «До минования надобности» в предложения к акту о выделении архивных документов к уничтожению.
