Основные правила работы архивов организаций 2002 года не раскрывают всех тонкостей, которые стоит учитывать при обработке отдельных видов документов. Поэтому мы попросили архивиста с 30-летним стажем работы, в т.ч. в должности заведующей архивом в Союзе советских обществ дружбы и культурной связи с зарубежными странами (ССОД), объяснить, как эта работа выполняется на практике, на примере самых распространенных видов документов.
В этом номере вы сможете разобраться в технологии подготовки дел к длительному хранению (постоянному и свыше 10 лет) на примере приказов по основной деятельности. А также узнаете специфику подобной работы для других распространенных документов постоянного срока хранения (штатное расписание, номенклатура дел, положение об организации, должностные инструкции, сметы, годовые балансы, документы по проведению конкурсов, котировок, документы по лизингу).
Отдельно автор пообещала разобраться с документами по личному составу (приказы по л/с, личные дела, лицевые счета, расчетные ведомости и др.), с обработкой документов временного хранения и составлением описей – это вас ожидает в следующих номерах журнала.
В Основных правилах работы архивов организаций 2002 года1 прописано, что «Основными задачами архива организации являются:
- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
- учет и обеспечение сохранности документов;
- создание научно-справочного аппарата к документам архива;
- использование и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение…».
Но сначала давайте определим, какие организации передают документы на хранение в архивный фонд России, а какие нет. Условно разделим организации на две группы – А и Б:
А – их архивы передают документы на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы для дальнейшего хранения. Данные организации состоят на учете в государственном / муниципальном архиве, куратор которого, как правило, координирует работу архива такой организации;
Б – документы этих организаций не представляют исторического или научно-практического значения и не состоят на учете в государственных и муниципальных архивах. Соответственно, куратора по архивной деятельности у них нет.
Но в случае ликвидации любая организация (из группы А или Б) обязана передать на государственное или муниципальное хранение свои документы постоянного хранения и по личному составу. Необходимо заметить, что архивные требования к организациям группы А, конечно же, более жесткие.
Подготовка дел к длительному хранению
После окончания календарного года документы, завершенные в делопроизводстве, необходимо изъять из шкафов и подготовить в соответствии с Основными правилами для передачи в архив организации.
Прежде всего нужно проанализировать номенклатуру дел. Посмотреть, какие дела постоянного хранения, какие – по личному составу и что относится ко временному хранению.
Для организаций группы А необходимо для полного комплектования архива и правильного составления описей иметь:
- структуру организаций на данный год;
- штатное расписание;
- приказы по основной деятельности;
- журнал регистрации приказов по основной деятельности;
- приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников);
- журнал регистрации приказов по личному составу;
- приказы по отпускам;
- приказы по командировкам;
- приказы по административно-хозяйственной деятельности;
- документы по лицензированию деятельности (если такая велась);
- положение об организации;
- должностные инструкции работников;
- планы экономического и социального развития организации;
- сметы доходов и расходов, расчеты к ним;
- отчеты об исполнении сметы расходов;
- годовые планы;
- годовые отчеты;
- бухгалтерские балансы и отчеты;
- отчеты по перечислению налогов;
- лицевые счета работников;
- расчетно-платежные ведомости на зарплату;
- личные дела уволенных работников;
- документы по лизингу;
- ведомости на выдачу дивидендов;
- документы по купле-продаже акций;
- документы по проведению конкурсов, аукционов, котировок;
- переписка по основной деятельности и др.
Кроме Основных правил, нужно учитывать требования государственного / муниципального архива, ведь каждый из них диктует свои конкретные требования по сбору и оформлению документов в силу своей специфики. Обычно эти дополнительные требования разъясняет куратор.
Организациям группы Б гораздо труднее разобраться в тонкостях архивного дела, т.к. на протяжении всей деятельности практически никто не оказывает им методическую помощь.
Но даже небольшие организации в обязательном порядке должны иметь следующие виды документов:
- приказы по основной деятельности;
- приказы по личному составу;
- штатные расписания;
- бухгалтерские балансы и отчеты;
- отчеты по перечислению налогов;
- лицевые счета;
- расчетно-платежные ведомости;
- договоры подряда с физическими лицами;
- договоры с юридическими лицами;
- бухгалтерские первичные документы;
- книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (если организация применяет УСН) и др.
В этой статье мы разберемся, как нужно правильно оформлять документы для дальнейшего хранения, особенно документы постоянного хранения и по личному составу. Объяснение общего порядка работы начнем на примере приказов по основной деятельности. Для остальных документов постоянного хранения отметим специфику их обработки.
Обрабатываем приказы по основной деятельности (постоянного хранения)
Эти документы обязательны для всех организаций (группы А и Б).
На первом этапе работы необходимо сравнить все приказы с записями в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Если какие-либо приказы отсутствуют, то срочно нужно принять меры по их розыску (частенько копии таких документов оседают в бухгалтерии, они-то и смогут вас выручить). Приказы формируются в дела по хронологии, начиная с января и по декабрь. Как правило, нумерация приказов также идет по порядку. Но, к сожалению, бывают и такие случаи:
Пример 1. Нарушение нумерации приказов
В организациях иногда оставляют резервные номера приказов под какие-то вопросы. Вопрос очень долго решается, и оказывается, что за это время уже зарегистрировали еще несколько приказов. А когда вопрос наконец-то решается, дата приказа с ранее зарезервированным номером уже не может вписаться в общую хронологию регистрации. И тогда в журнале регистрации мы увидим приказы:
- № 1-п от 11.01.2011,
- № 2-п от 25.01.2011 и
- № 3-п от 15.01.2011...
Или наоборот: дата может соответствовать действительности, но порядковый номер окажется более ранним.
В приведенном примере с номерами и датами хронология нарушена у приказа № 2-п. В таких случаях лучше формировать документы в дело по хронологическому признаку (по датам). Все документы постоянного хранения необходимо после систематизации технически оформить.
Если таких нарушений в деле немного, то это нужно будет оговорить в листе-заверителе (он помещается в конце дела) и в дальнейшем – в предисловии к описи.
При большом количестве нарушений при регистрации (в номерах и датах) лучше будет разложить все приказы по хронологии.
Разбивка дел на тома. Перед нумерацией листов необходимо уточнить, одно будет дело (том) или несколько. По архивным правилам дело не должно превышать 200–250 листов.
Если у вас не более 250 листов, то получится одно дело. При большем объеме вам необходимо разделить документы на тома.
Допустим, у вас 600 приказов. Но просто поделить их на 3 тома, каждый из которых по 200 листов (200+200+200), вы не можете.
Во-первых, нельзя делить пополам документы за один месяц. Они должны быть полностью включены в какой-то один том.
Во-вторых, все приложения к приказам должны быть вместе с соответствующими приказами и войти в один и тот же том.
В-третьих, приказы в течение года издаются неравномерно. Например, в январе-марте их может быть очень много, а летом, в период отпусков, наоборот, деятельность организации «затихает» и приказов по основной деятельности издается мало.
Пример 2. Деление документов одного дела на тома (фрагмент описи дел и комментарий к нему)
Нумерация листов в деле. После разбивки документов на тома приступаем к нумерации листов.
Все документы постоянного хранения (и по личному составу) обязательно нумеруют карандашом в правом верхнем углу. Если документы были ранее пронумерованы, но не правильно, то следует зачеркнуть наклонной чертой старый номер, а рядом написать новый, правильный.
Листы второго и всех последующих томов дела нумеруются каждый отдельно, начиная с первого...
