Сдача законченных в делопроизводстве документов в архив (часть 3)

В предыдущих частях статьи практик с 30-летним стажем работы на примере приказов по основной деятельности наглядно показала, как подготовить дела к длительному хранению (постоянному и свыше 10 лет). А также объяснила специфику подобной работы для других распространенных документов постоянного срока хранения (штатное расписание, номенклатура дел, положение об организации, должностные инструкции, сметы, годовые балансы, документы по проведению конкурсов, котировок, документы по лизингу). С обработкой документов по личному составу, большинство из которых хранится 75 лет, мы тоже разобрались ранее (приказы по л/с, личные дела, лицевые счета, расчетные ведомости, регистрационные формы, трудовые договоры и договоры подряда и др.).

Как видите, мы ведем рассмотрение от более длительного хранения к более короткому, и в этом номере журнала переходим к документам временного хранения, так называемой «времянке». Сначала разберемся, за счет чего можно упростить себе жизнь при обработке таких документов, а потом прокомментируем наиболее распространенные группы документов временного срока хранения (больше всего внимания уделим договорам и переписке).

Оформление документов временного хранения

Сроки хранения принято делить на:

• постоянный;
• временный (свыше 10 лет) и
• временный (до 10 лет включительно) – этой группой документов мы сейчас и займемся. В силу «маленького» срока хранения их можно готовить к сдаче в архив по упрощенной схеме.

Техническое оформление документов временного хранения

Такие документы достаточно просто сформировать в дела, нужно соблюсти всего несколько «нельзя»:

• нельзя формировать документы за несколько лет в одно дело (например, выписки из банка за 2009-2010 годы);
• нельзя формировать несколько разных видов (групп) документов в одно дело (например, договоры, акты и переписку по вопросу не стоит объединять в единое дело);
• нельзя размещать один документ в двух томах (например, если он на 20 листах). Документ со всеми своими приложениями должен полностью войти в один том;
• нельзя делить на разные тома документы за один месяц, например, платежные поручения за 2011 год могут быть поделены на 2 тома так:
  с января по июнь – в первый том, а
  с июля по декабрь – во второй том;
  но не стоит делать так:
  – с января по 19 июня – в первый том, а
  – с 20 июня по декабрь – во второй том.
  Т.е. документы за июнь должны полностью войти либо в первый, либо во второй том;
• аналогичным образом нельзя делить на разные тома документы на одну букву (при их систематизации по алфавитному признаку).

При этом для документов временного срока хранения не требуется:

• нумеровать листы в деле;
• заполнять лист-заверитель;
• заполнять внутренние описи, оглавление, указатели;
• переплетать документы временного хранения.

Но если это необходимо для дальнейшего оперативного поиска документов и их сохранности, то можно выполнить перечисленные здесь виды работ (как это делается, мы объяснили ранее).

Итак, какие шаги необходимо сделать при формировании документов временного хранения:

• пролистать дело, чтобы проверить:
  • все ли документы в наличии (например, какой-то документ может быть временно изъят из дела – выдан на руки сотруднику, а вместо него в дело помещается лист-заместитель (см. Пример 26), исходя из практики работы, советуем к нему приложить копию выданного документа, ее можно не заверять);
  • нет ли там документов постоянного срока хранения либо по личному составу (такое случается по ошибке);
• грамотно поделить на тома, если в деле больше 250 листов;
• составить заголовок дела;
• внести дело в опись документов с временным сроком хранения;
• переплести дела (если необходимо);
• оформить обложку (см. Пример 6 на стр. 87 в № 4` 2012). К составлению обложки документов временного хранения нет жестких требований. Главное, чтобы на ней были указаны: название организации, название подразделения (только для больших организаций), название дела, крайние даты, срок хранения (обычно это 5 лет) и архивный штамп дела (опись №___, дело №___).

Перечень основных видов документов временного хранения

Срок хранения большинства приказов по личному составу – 75 лет как по действующему Перечню 2010 года¹ (ст. 19б), так и по предыдущему Перечню 2000 года² (ст. 6б). Но из этого правила есть исключение (оно указано в примечании (2) к тем же статьям Перечней 2000 и 2010 годов) – 5 лет хранятся приказы:

• о дисциплинарных взысканиях;
• о ежегодно оплачиваемых отпусках;
• об отпусках в связи с обучением;
• о дежурствах;
• о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Таким образом, эти документы можно не хранить 75 лет и вписать их в описи документов временного срока хранения.

Если они регистрируются в отдельных журналах, а не вместе со всеми приказами по личному составу, то такие журналы тоже можно хранить только 5 лет (согласно примечанию (2) к ст. 258б Перечня 2010 года).

Приказы по административно-хозяйственным вопросам формируются в дела по хронологическому признаку. К ним следует вести журналы регистрации приказов, которые хранятся 5 лет, так же как и сами приказы (по Перечню 2010 года ст. 19в, по Перечню 2000 года ст. 6в).

Квартальные сметы (доходов и расходов) организации хранятся 5 лет (по Перечню 2010 года ст. 325б, по Перечню 2000 года ст. 112б) и формируются в деле по кварталам: первому, второму и третьему. Четвертый квартал является одновременно и годовой сметой, поэтому такие документы уже хранятся...