Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу перед их передачей в архив организации или в государственный, муниципальный архив после экспертизы ценности и упорядочения переплетаются или подшиваются в картонную обложку.
Использование переплета документов в архивном деле обеспечивает долговременную физическую сохранность документов. Его также можно рассматривать как элемент архивной эстетики.
В большинстве городов реально заказать изготовление архивного переплета документов в специализированной компании или даже в муниципальном архиве. Все упирается в объем работ и цену вопроса.
Например, в Москве переплести 1 дело стоит от 100–170 руб. Некоторые фирмы берутся за эту работу, если сумма заказа будет выше определенной планки (например, 5 000 или 10 000 руб.), тогда даже за переплет 1 или 10 дел придется заплатить эту запрошенную сумму. Возможна доставка документов на переплетные работы и обратно силами исполнителя. И уточняйте, входят ли материалы в стоимость работ.
Можно найти и пригласить «на свою территорию» обученного переплетчика для брошюровки уже сформированных вами дел. Но проделать такую работу реально и самим при помощи данной статьи.
Автор не претендует на оригинальность и новизну описываемых методик, а только стремится, опираясь на собственный опыт, помочь заинтересованным лицам научиться переплетать документы и другие объекты информации на бумажной основе. Поэтому читатель не найдет в работе ссылок на существующие публикации по этим вопросам, тем более что методические пособия, с которыми знаком автор, в большинстве своем опираются на технологии столетней давности, когда не было современных материалов и инструментов. Вместе с тем автор полагает, что знакомство с этой литературой может обогатить начинающих переплетчиков более фундаментальными знаниями, чем предлагаемая статья.
В Таблице 1 отражена специфика различных способов переплета. Однако как именно переплести конкретные документы в конечном счете зависит от вашего выбора.
Таблица 1. Какой способ переплета лучше выбрать
При всей простоте переплетного дела для его осуществления необходимы разнообразные инструменты и материалы: электродрель (или шуруповерт), сверла, молоток, иголки, кисти, ножи, ножницы, линейки, струбцины, различные сорта бумаги, специальные переплетные материалы (ледерин, коленкор или бумвинил), клей. Особенности их использования покажем далее в процессе описания приемов переплетных работ.
Потенциальный переплетчик должен вооружиться и переплетным станком. Из всех известных автору моделей, как выпускаемых отечественной промышленностью, так и многообразных самоделок, наиболее удачным представляется переплетный станок конструкции профессионального архивиста В.А. Гаврилюка (см. Рисунок 1). Его может сделать всякий, кто хоть немного умеет работать с деревом и металлом. Детальные чертежи станка, с согласия его конструктора, приведены на Рисунке 2. Одинаковыми цифрами на первых двух Рисунках обозначены одинаковые детали конструкции.
Рисунок 1. Переплетный станок конструкции В.А. Гаврилюка, который может сделать каждый (на фото в него вложен блок документов)
Рисунок 2. Детали переплетного станка конструкции В.А. Гаврилюка
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Описана работа отдела делопроизводства при ликвидации госоргана: взаимодействие с госархивом и правопреемником, какие документы за какие годы кому передавали, как их перед этим обрабатывали. Показали расценки на архивные услуги, образцы некоторых документов (в т.ч. акта приема-передачи дел в госархив и акта приема-передачи электронных носителей правопреемнику).
В этой части статьи объясним, как можно максимально упростить работу. Во-первых, рассмотрим второй способ приклеивания корешка к простому архивному переплету дела (изготовление которого мы разобрали в прошлом номере журнала). А во-вторых, покажем, как вместо переплета дела можно подшить документы в 3 прокола в картонную папку «Дело» (ее легко купить у фирм, торгующих канцтоварами).
Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Основное внимание уделяем работам по подготовке документов для передачи в государственный или муниципальный архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации. При этом обращаем ваше внимание на те требования, которые у разных архивов могут отличаться, чтобы до начала проведения работ вы уточнили у куратора эти моменты (ведь переделывать потом большой объем работы будет обидно и затратно).
За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?
За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?
Описана работа отдела делопроизводства при ликвидации госоргана: взаимодействие с госархивом и правопреемником, какие документы за какие годы кому передавали, как их перед этим обрабатывали. Показали расценки на архивные услуги, образцы некоторых документов (в т.ч. акта приема-передачи дел в госархив и акта приема-передачи электронных носителей правопреемнику).
Какие организации обязаны создавать свой внутренний архив? Какие документы и когда туда стоит передавать из остальных подразделений? Как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят)? Как оформить опись на перемещаемые в архив документы? Как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива?
Что нужно сделать службе делопроизводства, чтобы успешно завершить уходящий год и начать новый? Многое! И мы поможем вам уточнить номенклатуру дел и утвердить ее на следующий год, закрыть прошлогоднюю номенклатуру (правильно подсчитав количество томов / дел с бумажными и электронными документами в графе 3 и итоговой записи), закрыть журналы регистрации документов (бумажные, электронные в Excel и СЭД), подготовить справку об объеме документооборота за год, актуализировать ЛНА по делопроизводству, составить план передачи дел из подразделений в архив и план работы службы делопроизводства на следующий год, отчет об исполнительской дисциплине в организации.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
