Табличная часть описи состоит из граф. Для документов постоянного хранения их 6, для документов по личному составу – 7 (дополнительная графа «Срок хранения»). См. Пример 5 на стр. Х текущего номера журнала и фрагмент Правил 2023 года 1 с рекомендуемой формой описи дел в 1-й части статьи в предыдущем номере журнала.
Традиционно названия граф в «шапке» таблицы выполняются 1 раз на 1-м листе описи дел. На 2-м и последующих листах ее заменяет строка с номерами граф. Однако в связи с оцифровкой архивных документов, в т.ч. описей дел, архивные учреждения могут настаивать на том, чтобы «текстовая шапка» таблицы была на каждом листе (тогда необходимость в строке с номерами граф отпадает).
Напомним, что Правила 2023 года являются нормативным правовым актом, однако формы описей дел в них являются рекомендуемыми. Поэтому лучше проконсультироваться в «своем» архивном учреждении, особенно если ваше предприятие является источником его комплектования, – может, есть какие-то региональные указания на этот счет.
Обязательный элемент заголовка раздела описи – описываемый год (см. «1» в Примере 5). Дополнительно в названии раздела может указываться структурное подразделение. Сразу оговоримся, что это не установлено Правилами 2023 года, а следует из преемственности систематизации дел в номенклатуре дел и в описи дел: названиями разделов номенклатуры дел становятся названия структурных подразделений, и они же перетекают в описи дел. Если же номенклатура дел составлена не по структурному, а по функциональному признаку, то наименования разделов номенклатуры в опись дел не переносятся.
Пример 2
ООО «Сыроварня № 1» имеет в штате директора, бухгалтера, сыроделов, менеджера по продажам и водителя – как видите, на предприятии нет структурных подразделений. Разделам номенклатуры присвоены названия «Руководство», «Бухгалтерский учет», «Производство», «Кадровое обеспечение», «Транспортное обеспечение» и «Продажи». Эти названия не стоит переносить в опись в качестве разделов, т.к. это – функции, а не названия структурных подразделений организации, ответственных за перечисленные в разделах номенклатуры документы.
По функциональному признаку номенклатуры дел могут строиться не только в малых, но и в крупных организациях. Хотя чаще разделами номенклатуры все-таки делают структурные подразделения, в которых образуются дела.
Ранее, до появления компьютеров, описи печатались на пишущей машинке, и в условно-табличной форме создавалась только «шапка» описи, а последующие строки печатались без разделительных вертикальных и горизонтальных линий (см. Пример 3), визуально разделять ячейки таблицы помогал увеличенный интервал между ними. Теперь же каждый элемент описательной части описи расположен в своей ячейке с нарисованными границами (см. Пример 5).
Пример 3. Фрагмент табличной части описи дел, заполненный на печатной машинке
При заполнении табличной части описи дел следует помнить, что согласно правилам русского языка точка в конце последней строки каждой ячейки не ставится. Однако точка может стоять внутри заголовка дела, имеющего сложную структуру, например: «Перспективный план социально-экономического развития Московской области до 2017 года. Том. 1. Промышленность». Но после последнего слова точка не ставится!
Расстояние от текста до верхней и нижней границы ячейки ничем не регламентировано. Однако мы рекомендуем оставлять его побольше – так текст более удобочитаем. Если в программе, в которой набирается опись дел, вы не можете настроить отступ от текста до границ ячеек таблицы, то можно, например, после текста принудительно ставить в ячейке пустую строку.
Порядковый номер дела в описи дел – см. отметку «2» в Примере 5. Если это первое описание дел в истории организации, то порядковый номер первого дела будет 1. Если же составляемый годовой раздел является продолжением утвержденной...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Разбираем ситуацию, когда единицы хранения на месте, но отсутствует учетный документ – годовой раздел описи дел, по которому они были переданы в архив организации. Показываем алгоритм действий для источников и неисточников комплектования: где искать опись и как восстановить документ, если его все-таки не нашли, что отразить в предисловии к описи.
Начинаем подробный разговор об оформлении описи дел – показывать будем на примере описи дел по личному составу, дадим оптимальный алгоритм действий и предупредим о тонкостях в сложных ситуациях. В этом номере журнала разбираем следующие вопросы: по какой форме составлять данный документ? когда стоит указывать сокращенное наименование организации? какие наименования организации указать в верхнем левом углу и в грифе утверждения, если название в описываемый период отличается от текущего? а что делать, если оно изменилось в течение описываемого периода? кто и какие номера фонда и описи указывает на этом документе, какие буквенные индексы при этом обычно используют? и др.
В № 10 за 2024 год журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» на стр. 94 показан способ прошивки дела при подготовке его на постоянное хранение в архив. Но мы делаем иначе, потому что: – когда мы прошиваем верхнюю корочку, впоследствии она быстро изнашивается, а если плотный картон, то затрудняется пролистывание и копирование документов; – отступ 2 см от левого края тоже усложняет копирование – придется часто расшивать дело. В своей практической деятельности мы не прошиваем верхнюю корочку, а пришиваем листы дела к нижней корочке. Отступ от левого края делаем 1,5 см.
В каких описях следует отражать такие электронные документы, как тексты выступлений руководства на мероприятиях, презентации для докладов на совещаниях в формате Power Point, фотографии, видеозаписи заседаний и мини-фильмы об истории организации. В архивных Правилах 2023 г. существенно изменили форму описи электронных документов (по сравнению с фигурировавшей в предыдущих Правилах 2015 г.). Показываем на примере, как ее надо заполнять данными аудиовизуальных документов. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
