Продолжаем подробный разговор об оформлении описи дел – показываем все на примере описи дел по личному составу.
В этом номере журнала разбираем правила оформления табличной части, где описываются все единицы хранения (дела / тома), подлежащие передаче в архив: как заполнить каждую графу описи дел и как эти сведения соотносятся с зафиксированными на обложке дела и в листе-заверителе; тонкости уточнения в описи заголовка дела (впервые сформулированного в номенклатуре дел); когда срок хранения дела не получится просто перенести из номенклатуры дел в опись; что фиксируется в примечании.
Как заполнить итоговую запись к описи. Кто в каком порядке подписывает, согласовывает и утверждает опись.
Табличная часть описи дел
Табличная часть описи состоит из граф. Для документов постоянного хранения их 6, для документов по личному составу – 7 (дополнительная графа «Срок хранения»). См. Пример 5 на стр. Х текущего номера журнала и фрагмент Правил 2023 года 1 с рекомендуемой формой описи дел в 1-й части статьи в предыдущем номере журнала.
Традиционно названия граф в «шапке» таблицы выполняются 1 раз на 1-м листе описи дел. На 2-м и последующих листах ее заменяет строка с номерами граф. Однако в связи с оцифровкой архивных документов, в т.ч. описей дел, архивные учреждения могут настаивать на том, чтобы «текстовая шапка» таблицы была на каждом листе (тогда необходимость в строке с номерами граф отпадает).
Напомним, что Правила 2023 года являются нормативным правовым актом, однако формы описей дел в них являются рекомендуемыми. Поэтому лучше проконсультироваться в «своем» архивном учреждении, особенно если ваше предприятие является источником его комплектования, – может, есть какие-то региональные указания на этот счет.
Разделы описи дел
Обязательный элемент заголовка раздела описи – описываемый год (см. «1» в Примере 5). Дополнительно в названии раздела может указываться структурное подразделение. Сразу оговоримся, что это не установлено Правилами 2023 года, а следует из преемственности систематизации дел в номенклатуре дел и в описи дел: названиями разделов номенклатуры дел становятся названия структурных подразделений, и они же перетекают в описи дел. Если же номенклатура дел составлена не по структурному, а по функциональному признаку, то наименования разделов номенклатуры в опись дел не переносятся.
ООО «Сыроварня № 1» имеет в штате директора, бухгалтера, сыроделов, менеджера по продажам и водителя – как видите, на предприятии нет структурных подразделений. Разделам номенклатуры присвоены названия «Руководство», «Бухгалтерский учет», «Производство», «Кадровое обеспечение», «Транспортное обеспечение» и «Продажи». Эти названия не стоит переносить в опись в качестве разделов, т.к. это – функции, а не названия структурных подразделений организации, ответственных за перечисленные в разделах номенклатуры документы.
По функциональному признаку номенклатуры дел могут строиться не только в малых, но и в крупных организациях. Хотя чаще разделами номенклатуры все-таки делают структурные подразделения, в которых образуются дела.
Строки описательной части
Ранее, до появления компьютеров, описи печатались на пишущей машинке, и в условно-табличной форме создавалась только «шапка» описи, а последующие строки печатались без разделительных вертикальных и горизонтальных линий (см. Пример 3), визуально разделять ячейки таблицы помогал увеличенный интервал между ними. Теперь же каждый элемент описательной части описи расположен в своей ячейке с нарисованными границами (см. Пример 5).
Пример 3. Фрагмент табличной части описи дел, заполненный на печатной машинке
При заполнении табличной части описи дел следует помнить, что согласно правилам русского языка точка в конце последней строки каждой ячейки не ставится. Однако точка может стоять внутри заголовка дела, имеющего сложную структуру, например: «Перспективный план социально-экономического развития Московской области до 2017 года. Том. 1. Промышленность». Но после последнего слова точка не ставится!
Расстояние от текста до верхней и нижней границы ячейки ничем не регламентировано. Однако мы рекомендуем оставлять его побольше – так текст более удобочитаем. Если в программе, в которой набирается опись дел, вы не можете настроить отступ от текста до границ ячеек таблицы, то можно, например, после текста принудительно ставить в ячейке пустую строку.
Порядковый номер дела в описи дел – см. отметку «2» в Примере 5. Если это первое описание дел в истории организации, то порядковый номер первого дела будет 1. Если же составляемый годовой раздел является продолжением утвержденной...
