Разбираем ситуацию, когда единицы хранения на месте, но отсутствует учетный документ – годовой раздел описи дел, по которому они были переданы в архив организации.
Показываем алгоритм действий для источников и неисточников комплектования: где искать опись и как восстановить документ, если его все-таки не нашли, что отразить в предисловии к описи.
В настоящей статье разберем вопрос, который никогда и никакими правилами работы архивов не рассматривался, т.к. по умолчанию предполагается, что проблемы, о которой мы сейчас говорим, не может быть в принципе. Однако жизнь порой преподносит такие сюрпризы, что не устаешь удивляться. Признаемся сразу: ситуация из практики, и, столкнувшись с этим казусом, пришлось действительно задуматься, а как же поступить? Но давайте сначала опишем сложившуюся ситуацию.
На предприятии было обнаружено, что отсутствует годовой раздел 1 описи дел по личному составу, включающий единицы хранения с номера 16 по номер 24. При проведении проверки наличия установлено, что единицы хранения с номерами 16–24 фактически находятся в архиве предприятия – технически обработаны и размещены в первичных средствах хранения, оснащенных надлежащим образом оформленными ярлыками. Архивные шифры на делах имеются. Но годового раздела описи нет! Что в этом случае делать работнику архива? Ведь очевидно же, что этот годовой раздел должен (был) быть!
Сразу отметим, что не будем искать причину, почему такое произошло, т.к. они могут быть самые разные. Просто постараемся составить алгоритм действий работника архива на случай такого форс-мажора. Итак, с чего начинать?
Где искать годовой раздел описи дел
Правильным местом хранения является дело «Описи дел <название и номер фонда>». Такое дело заводится отдельно для каждого архивного фонда, хранимого организацией. Бывает, что дополнительно его разделяют на разные дела по видам описей: описи дел по личному составу, постоянного и временного хранения могут собираться в разные дела (т.к. у них разные сроки хранения).
Внутри дела годовые разделы описей должны располагаться в порядке их окончательного оформления (утверждения руководителем организации) по нарастающей. Обычно поначалу дело формируется в обратной хронологии: первый годовой раздел снизу, последний сверху. После того как опись будет закрыта – 9 999 дел – она переформировывается в правильной (прямой) хронологической последовательности.
Прежде всего, нужно убедиться, что разыскиваемого годового раздела описи действительно нет не только в соответствующем деле (папке), но в архиве в принципе. Это особенно важно, когда в архив приходит «новенький» и нет возможности задать вопрос предыдущему работнику архива. Иногда достаточно просто пересмотреть все шкафы / ящики / полки / папки, в которых хранятся все учетные документы архива, – случается, что документ просто «положили не туда». Также необходимо осмотреть визуально шкафы / полки / короба / папки непосредственно в архивохранилище – а вдруг именно этот раздел описи просто «забыли» убрать на место? Такой вот «человеческий фактор» :)
Не нашли в архиве? Двигаемся дальше. Следующий шаг – убедиться, что утвержденная руководителем опись дел не дожидается вас у его секретаря или в службе делопроизводства. Если, например, утеряна опись дел по личному составу, то можно поискать ее еще и в кадровой службе или в бухгалтерии – т.е. в структурных подразделениях, ответственных за документы, отраженные в «утерянной» архивом описи.
Кроме того, на предприятии обязательно должна быть создана экспертная комиссия (далее – ЭК), которая рассматривает годовые разделы описей...
