В этом номере журнала мы начинаем разбираться с возможностями шаблонов документов в MS Word: чем они могут помочь службе делопроизводства и исполнителям на местах? как создать шаблоны, взяв за основу утвержденные унифицированные формы документов организации?
В предыдущем номере журнала мы с вами разбирались в том, как организации систематизировать и оптимизировать состав и содержание используемых ею документов при помощи Классификатора, Табеля и Альбома унифицированных форм. Тогда же мы отметили, что формы документов в утвержденном Альбоме могут стать прототипом для настройки электронных шаблонов этих документов в СЭД или в Word. С одной стороны, это поможет исполнителям, которые будут создавать свои конкретные документы с их помощью: меньше набирать с клавиатуры, не надо разбираться самим в правилах оформления. С другой стороны, будет легче вам: ошибок в документах станет меньше, обращений к вам за разъяснениями – тоже. Итак, давайте посмотрим, как сделать следующий логический шаг, например, с помощью программы Microsoft Word 2010 из стандартного офисного пакета, который может себе позволить любая организация.
Для начала немного терминологии:
-
формуляр документа – это совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности;
-
унифицированная форма документа (УФД) – формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
В отличие от формы документа его шаблон в MS Word еще может содержать комментарии о том, как следует заполнять каждое поле (более светлым шрифтом), вместо которых исполнитель вносит конкретную информацию для составления итогового документа (см. Рисунок 1). Шаблон можно снабдить списками, из которых можно выбирать готовые формулировки, календарем для выбора дат и др. удобным функционалом.
Разработчик формы может определить, какую ее часть сможет заполнять и редактировать исполнитель, как форматировать добавляемые пользователем значения (даты, шрифт и параметры абзацев текста и др.).
В шаблоне можно использовать следующие типы полей:
- текстовое (с заполнением с клавиатуры, из буфера обмена или списка);
- содержащее дату;
- числовое поле;
- поле с флагом, которое может принимать два значения: флаг установлен или снят (обычно используется в анкетах).
Надеемся, что описанные возможности убедили вас в том, что создавать документы на базе шаблона MS Word лучше, чем просто копировать предыдущий аналогичный документ и менять там переменную информацию (при таком редактировании исполнитель может изменить форму до неузнаваемости, наделав при этом ошибок в оформлении).
При открытии шаблона исполнителем Word создает его копию, в которую пользователю останется лишь внести переменную информацию по предусмотрительно оставленным вами «подсказкам»:
Рисунок 1. Настроенный шаблон протокола в MS Word для заполнения пользователем
