Автоматизация работы с договорами при помощи Excel или Access (часть 2)

В первой части статьи мы говорили об упорядочении договоров и сопутствующих им документов внутри дел, отслеживании сроков их действия и хранения. Потом разобрались, какие метаданные об этих документах лучше фиксировать в реестре договоров. Далее подробно показали, как можно настроить работу такого реестра в Microsoft Excel (какие функциональные возможности программы как применить для автоматизации работы с договорными документами).

Во второй части статьи перейдем к программе Microsoft Access. Ее функционал гораздо мощнее, потому способен решать более сложные задачи. Но Access требует специальных знаний, навыков и умений от администратора базы данных для ее настройки. У пользователей же трудностей не возникнет, если составить им подробную инструкцию со скриншотами. Поэтому далее в статье мы перечислим возможности Access. А вы решите, в какой программе вам лучше делать реестр договоров:

• в Excel (полностью своими силами) или
• все же в Access (с привлечением ИТ-специалиста для первоначальной настройки и составления инструкции пользователям).

Электронный реестр договоров в Access

Сложность определения срока действия договора обусловлена тем, что к любому из них позже может быть подписано дополнительное соглашение или иной документ о преждевременном расторжении либо, наоборот, продлении срока действия основного документа. В реестре договоров мы регистрируем как договоры, так и сопутствующие им документы.

Для организации хранения договоров критичным является точное определение даты, после которой документ может быть выделен к уничтожению – с учетом всех сопутствующих документов! С такой задачей Excel справится едва ли. Однако она легко решается с помощью системы управления базами данных – Microsoft Access. Она работает со связанными между собой таблицами данных. Она позволяет создавать запросы и отчеты любой сложности, представляя сведения об объектах, которые хранятся в разных таблицах.

Итак, Access позволит автоматически определять срок действия договоров с учетом срока действия дополнительных соглашений и иных подобных...