Сравнили сильные и слабые стороны QR- и штрихкодов. Объяснили, где и как их лучше использовать в делопроизводстве, что это даст. Какие возможности для этого предоставляют современные СЭД. Как минимизировать необходимое оборудование, которым придется оснастить рабочие места сотрудников.

«Правда в том, что “Матрица” – это документальный фильм,
а не художественный…»

Киану Ривз,
исполнитель главной роли в к/ф «Матрица»

Цифровой мир побеждает. За последние годы компьютерные технологии изменили жизнь человечества. В офисе почти у каждого сотрудника – компьютер, в руках планшет или смартфон. Заметную часть свободного времени мы проводим в «Фейсбуке», «Твиттере», «ВКонтакте». Компьютер заменил телевизор, все актуальные новости вы найдете в Интернете. Блогеры становятся популярнее политиков и артистов. Наши дети засыпают с гаджетом в руках. Выросло поколение молодых специалистов, которое социологи прозвали «поколением большого пальца» («thumb generation» или «i-finger generation») – за устойчивую привычку не расставаться со смартфоном, набирая бесконечные сообщения, листая страницы в интернете или отправляя финансовые или другие отчеты своим руководителям. По одному выражению, более известному как закон Кларка, «любая достаточно развитая технология неотличима от магии». Научно-технический прогресс, инновации, изобретения – эти вещи упрощают нашу жизнь, повышают производительность труда, но редко кто задумывается о побочных эффектах.

В 1994 году нью-йоркский психиатр Айвен Голберг описал психическое расстройство под названием интернет-аддикция – навязчивое стремление использовать интернет и избыточное пользование им, проведение большого количества времени в Сети. Прошло 26 лет, нельзя с уверенностью назвать тот момент, ту отправную точку, когда мы целиком и полностью связали свои жизни с инновациями, технологиями. Однако можно абсолютно точно сказать, что никто из нас не намерен отказываться от благ цивилизации, от смартфонов, систем электронного документооборота, электронной почты, интернета, хотя мы и можем осуждать их. Факт остается фактом: назад дороги нет, компании уже не захотят работать без того, что делает их жизнь проще и продуктивнее.

Человеку хочется верить в значимость изобретения колеса, велосипеда и, тем более, компьютерных технологий. Хочется верить в совершенствуемый процесс труда, который просто обязан как тягловая лошадь тащить вперед к прогрессу и его создателей, и многочисленных пользователей. Давайте подумаем, какие новые технологии помогают в работе с документами? Тема достаточно широкая, когда меня попросили ее раскрыть, не задумываясь, определил 2 направления, которые действительно помогают в работе отдела документационного обеспечения – это QR-кодирование информации и поиск документов по штрихкоду.

QR-код для наведения порядка

Изобретение QR-кода

Первый QR-код появился в 1994 г. в Стране восходящего солнца. Созданный исследователями Denso-Wave (дочернее предприятие Toyota) данный 2-мерный либо 4-мерный атрибут шифрования использовался вначале для отслеживания перемещения автомобильных запчастей на складе. Вся система менеджмента Toyota строится на принципах бережливого производства и системы управления «канбан». Это предполагает поставку запчастей и материалов от цеха к цеху точно в срок, только по запросу и без перепроизводства. В результате предприятие не производит лишних деталей, не расходует лишних ресурсов и выявляет брак на самой ранней стадии, отсеивая его. Для такой системы важен цифровой подход.

Сокращение QR значит Quick Response, т.е. «быстрый отклик», «быстро распознаваемый» – и это на самом деле так. Он представляет собой квадрат, который состоит из чередующихся закрашенных элементов и пустот (см. Рисунок 1). В каждой детали QR-кода зашифрована информация, даже его белая рамка несет смысл – благодаря ей сканер распознает границы кода. QR-код позволяет делиться большим объемом информации. QR-код может включать до 7 089 цифр или 4 296 букв, что равняется почти 4 страницам текста.

Принципиальные отличия QR от обычного штрихкода в том, что он:

  • занимает меньше места на документе, а информации в нем намного больше;
  • проще расшифровывается: не только с помощью специального сканера (как штрихкод), но и с помощью любого телефона, оснащенного фотокамерой и достаточно простым программным обеспечением, что раскрывает привлекательные возможности использования QR-кода в обыденной жизни.
Рисунок 1. Сравнение QR-кода и штрихкода

Интересные факты о QR-коде из жизни

Посмотрите внимательно на купюры номиналом 200 и 2000 рублей. На лицевой стороне каждой банкноты есть QR-код, считав который, можно прочитать на сайте Банка России о художественном оформлении банкнот и их защите.

В России набирают популярность визитные карточки с QR-кодами. Как только потенциальный партнер по бизнесу отсканирует код с визитки, в его адресную книгу тут же добавится новый контакт. Такое же решение реализуют на интернет-сайтах-визитках,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Внутренние коммуникации

Это системный взгляд на внутренние коммуникации опытного управленца и документоведа: какие-то из перечисленных способов родом из советского министерского прошлого, другие навеяны бурным развитием информационных технологий и дистанционным характером работы последних лет. Выявлены «плюсы» и «минусы» различных способов коммуникации (с обозначением методов лечения «минусов»). Перечислены используемые виды документов и программы, от чего зависит их выбор.

Уничтожение электронных копий документов в СЭД: ответы на вопросы

При уничтожении бумажных оригиналов обязательно ли одновременно уничтожать их электронные копии в СЭД и резервных базах данных? Как это документально оформить? Как в номенклатуре дел можно отражать такие связанные между собой группы документов? Предлагаем ответы на эти вопросы.

Как уничтожить копии в СЭД ранее уничтоженных бумажных оригиналов

Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как отразить в акте о выделении к уничтожению электронные копии документов в СЭД, если они не сформированы в дела и в номенклатуре не числятся?

Новая версия 2.7.1 формата обмена системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

В марте 2021 вступил в силу совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 № 667/233, который утвердил взаимодействие по МЭДО в новой версии формата обмена 2.7.1. Объясняем цели Аппарата Правительства РФ и даем конкретный список произведенных в МЭДО изменений. Рассказываем о сроках и порядке перевода на обновленную технологию СЭД участников обмена, взаимодействующих через МЭДО.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Новая версия 2.7.1 формата обмена системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

В марте 2021 вступил в силу совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 № 667/233, который утвердил взаимодействие по МЭДО в новой версии формата обмена 2.7.1. Объясняем цели Аппарата Правительства РФ и даем конкретный список произведенных в МЭДО изменений. Рассказываем о сроках и порядке перевода на обновленную технологию СЭД участников обмена, взаимодействующих через МЭДО.

Внутренние коммуникации

Это системный взгляд на внутренние коммуникации опытного управленца и документоведа: какие-то из перечисленных способов родом из советского министерского прошлого, другие навеяны бурным развитием информационных технологий и дистанционным характером работы последних лет. Выявлены «плюсы» и «минусы» различных способов коммуникации (с обозначением методов лечения «минусов»). Перечислены используемые виды документов и программы, от чего зависит их выбор.

Уничтожение электронных копий документов в СЭД: ответы на вопросы

При уничтожении бумажных оригиналов обязательно ли одновременно уничтожать их электронные копии в СЭД и резервных базах данных? Как это документально оформить? Как в номенклатуре дел можно отражать такие связанные между собой группы документов? Предлагаем ответы на эти вопросы.