Сравнили сильные и слабые стороны QR- и штрихкодов. Объяснили, где и как их лучше использовать в делопроизводстве, что это даст. Какие возможности для этого предоставляют современные СЭД. Как минимизировать необходимое оборудование, которым придется оснастить рабочие места сотрудников.

«Правда в том, что “Матрица” – это документальный фильм,
а не художественный…»

Киану Ривз,
исполнитель главной роли в к/ф «Матрица»

Цифровой мир побеждает. За последние годы компьютерные технологии изменили жизнь человечества. В офисе почти у каждого сотрудника – компьютер, в руках планшет или смартфон. Заметную часть свободного времени мы проводим в «Фейсбуке», «Твиттере», «ВКонтакте». Компьютер заменил телевизор, все актуальные новости вы найдете в Интернете. Блогеры становятся популярнее политиков и артистов. Наши дети засыпают с гаджетом в руках. Выросло поколение молодых специалистов, которое социологи прозвали «поколением большого пальца» («thumb generation» или «i-finger generation») – за устойчивую привычку не расставаться со смартфоном, набирая бесконечные сообщения, листая страницы в интернете или отправляя финансовые или другие отчеты своим руководителям. По одному выражению, более известному как закон Кларка, «любая достаточно развитая технология неотличима от магии». Научно-технический прогресс, инновации, изобретения – эти вещи упрощают нашу жизнь, повышают производительность труда, но редко кто задумывается о побочных эффектах.

В 1994 году нью-йоркский психиатр Айвен Голберг описал психическое расстройство под названием интернет-аддикция – навязчивое стремление использовать интернет и избыточное пользование им, проведение большого количества времени в Сети. Прошло 26 лет, нельзя с уверенностью назвать тот момент, ту отправную точку, когда мы целиком и полностью связали свои жизни с инновациями, технологиями. Однако можно абсолютно точно сказать, что никто из нас не намерен отказываться от благ цивилизации, от смартфонов, систем электронного документооборота, электронной почты, интернета, хотя мы и можем осуждать их. Факт остается фактом: назад дороги нет, компании уже не захотят работать без того, что делает их жизнь проще и продуктивнее.

Человеку хочется верить в значимость изобретения колеса, велосипеда и, тем более, компьютерных технологий. Хочется верить в совершенствуемый процесс труда, который просто обязан как тягловая лошадь тащить вперед к прогрессу и его создателей, и многочисленных пользователей. Давайте подумаем, какие новые технологии помогают в работе с документами? Тема достаточно широкая, когда меня попросили ее раскрыть, не задумываясь, определил 2 направления, которые действительно помогают в работе отдела документационного обеспечения – это QR-кодирование информации и поиск документов по штрихкоду.

QR-код для наведения порядка

Изобретение QR-кода

Первый QR-код появился в 1994 г. в Стране восходящего солнца. Созданный исследователями Denso-Wave (дочернее предприятие Toyota) данный 2-мерный либо 4-мерный атрибут шифрования использовался вначале для отслеживания перемещения автомобильных запчастей на складе. Вся система менеджмента Toyota строится на принципах бережливого производства и системы управления «канбан». Это предполагает поставку запчастей и материалов от цеха к цеху точно в срок, только по запросу и без перепроизводства. В результате предприятие не производит лишних деталей, не расходует лишних ресурсов и выявляет брак на самой ранней стадии, отсеивая его. Для такой системы важен цифровой подход.

Сокращение QR значит Quick Response, т.е. «быстрый отклик», «быстро распознаваемый» – и это на самом деле так. Он представляет собой квадрат, который состоит из чередующихся закрашенных элементов и пустот (см. Рисунок 1). В каждой детали QR-кода зашифрована информация, даже его белая рамка несет смысл – благодаря ей сканер распознает границы кода. QR-код позволяет делиться большим объемом информации. QR-код может включать до 7 089 цифр или 4 296 букв, что равняется почти 4 страницам текста.

Принципиальные отличия QR от обычного штрихкода в том, что он:

  • занимает меньше места на документе, а информации в нем намного больше;
  • проще расшифровывается: не только с помощью специального сканера (как штрихкод), но и с помощью любого телефона, оснащенного фотокамерой и достаточно простым программным обеспечением, что раскрывает привлекательные возможности использования QR-кода в обыденной жизни.
Рисунок 1. Сравнение QR-кода и штрихкода

Интересные факты о QR-коде из жизни

Посмотрите внимательно на купюры номиналом 200 и 2000 рублей. На лицевой стороне каждой банкноты есть QR-код, считав который, можно прочитать на сайте Банка России о художественном оформлении банкнот и их защите.

В России набирают популярность визитные карточки с QR-кодами. Как только потенциальный партнер по бизнесу отсканирует код с визитки, в его адресную книгу тут же добавится новый контакт. Такое же решение реализуют на интернет-сайтах-визитках, объявлениях и презентациях.

QR-коды активно использовались в Москве и других городах РФ в качестве электронных пропусков во время режима самоизоляции.

Пример 1. QR-код ОАО «Метрострой» (Санкт-Петербург) о принятых мерах для возобновления деятельности, как системообразующего предприятия Санкт-Петербурга

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Что делать раньше с договором в электронном виде: регистрировать или подписывать?

Не все технологии бумажного делопроизводства удается полностью перенести на электронные рельсы, когда мы замахиваемся на полноценный электронный документооборот. Какие изменения придется внести в процедуру подписания электронного оригинала договора и его регистрацию (присвоение номера и даты)? Как при этом учесть реалии современных технологий и требования законодательства? Рассказываем о возможных вариантах.

Возможности Zoom, о которых Вы могли не знать

В майском номере журнала мы показали в подробностях, как можно использовать программу Zoom для организации видеосовещаний при помощи компьютера. А сейчас поговорим об особенностях настройки Zoom на телефоне. О лечении проблем со звуком. О более оригинальных способах трансляции видеосовещаний.

Если документ существует в электронной и бумажной форме

Вопрос, на который так и не нашел однозначного ответа. Предположим, я создал электронный оригинал документа, который затем подписал электронной подписью, а затем распечатал и подписал. Который из них подлинник? Первый, второй или оба? Что потом в архив сдавать как оригинал?

Методика выявления электронных документов

При переработке номенклатуры дел можно не только обновить ссылки на статьи Перечня и скорректировать сроки хранения, но и попробовать собрать с подразделений детальную информацию о составе хранимых документов и их формате, месте расположения. Эту информацию можно будет использовать для оптимизации работы – перевода некоторых документов в электронный вид и подготовки техзадания на автоматизацию их передачи из разных систем в электронный архив. Расскажем о современных тенденциях формирования дел с электронными и бумажными документами.

Если документ существует в электронной и бумажной форме

Вопрос, на который так и не нашел однозначного ответа. Предположим, я создал электронный оригинал документа, который затем подписал электронной подписью, а затем распечатал и подписал. Который из них подлинник? Первый, второй или оба? Что потом в архив сдавать как оригинал?

Возможности Zoom, о которых Вы могли не знать

В майском номере журнала мы показали в подробностях, как можно использовать программу Zoom для организации видеосовещаний при помощи компьютера. А сейчас поговорим об особенностях настройки Zoom на телефоне. О лечении проблем со звуком. О более оригинальных способах трансляции видеосовещаний.

Что делать раньше с договором в электронном виде: регистрировать или подписывать?

Не все технологии бумажного делопроизводства удается полностью перенести на электронные рельсы, когда мы замахиваемся на полноценный электронный документооборот. Какие изменения придется внести в процедуру подписания электронного оригинала договора и его регистрацию (присвоение номера и даты)? Как при этом учесть реалии современных технологий и требования законодательства? Рассказываем о возможных вариантах.

Методика выявления электронных документов

При переработке номенклатуры дел можно не только обновить ссылки на статьи Перечня и скорректировать сроки хранения, но и попробовать собрать с подразделений детальную информацию о составе хранимых документов и их формате, месте расположения. Эту информацию можно будет использовать для оптимизации работы – перевода некоторых документов в электронный вид и подготовки техзадания на автоматизацию их передачи из разных систем в электронный архив. Расскажем о современных тенденциях формирования дел с электронными и бумажными документами.