На практике у многих пользователей знания о работе с диаграммами достаточно поверхностны. Не говоря уже о том, что функционал по созданию диаграмм был серьезно доработан, начиная с MS Excel 2013. Новые полезные «фишки» могут сделать вашу работу легче, а диаграммы нагляднее. Далее будем показывать создание диаграмм в распространенной сейчас версии MS Excel 2016, хотя большинство этих возможностей появилось еще в версии 2013.
См. статью «Итоговые цифры за год службы ДОУ» в № 1’ 2019. Описан опыт крупного предприятия: какую структуру сведений (диаграммы) по итогам работы за год служба ДОУ показывает руководству организации, какие выводы на их основе можно сделать, какие сведения в начале года она запрашивает у подразделений
См. статью «Презентация годового отчета и плана» в № 12’ 2019: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки, интересные возможности программы PowerPoint
См. статью «Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь» в № 12’ 2021
Как в течение года организовать отслеживание важных показателей работы, см. в статье «Статистические данные о работе службы делопроизводства» в № 12’ 2021
Гистограмма – это наиболее популярный вид диаграмм, где данные отображаются в виде вертикальных столбцов (см. Рисунки 1 и 3). На гистограмме хорошо видна разница между размерами этих столбцов.
Рисунок 1. Гистограмма
Линейчатая диаграмма – та же гистограмма, только столбцы расположены горизонтально (Рисунок 2).
Рисунок 2. Линейчатая диаграмма
Рисунок 3. Гистограмма
Круговая диаграмма удобна, когда необходимо более наглядно показать соотношение между различными частями данных, в общей сумме составляющих 100 % (Рисунок 4).
Рисунок 4. Круговая диаграмма
С помощью графика удобно показывать изменение одного показателя относительно другого во времени (на Рисунке 5 иллюстрируется соотношение плановых расходов с фактическими) либо просто динамику показателей (например, рост количества определенных документов).
Точечная диаграмма хорошо показывает корреляцию между двумя наборами показателей.
Рисунок 5. График
Это основные виды диаграмм, которые используют в деловых отчетах, хотя в MS Excel их гораздо больше – см. Рисунок 9. Конечно, в одном отчете уместно использовать несколько видов диаграмм, но не стремитесь к избыточному изобилию, получится слишком пестро. Желательно соблюдать общую стилистику, чтобы отчет...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Что нужно сделать в конце делопроизводственного года и как – собран опыт ведущих специалистов по управлению документами с алгоритмами работы и примерами оформления документов, отчетов (множество вариантов!).
В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?
В начале года сотрудники надеются на индексацию зарплат и премии по итогам года. Как быть работодателю, если он понимает, что финансово не потянет повышения ФОТ в той степени, как это было предусмотрено во внутренних документах. Во-первых, объясняем, какие есть варианты индексации зарплат (это может быть увязано не только с инфляцией за год). Во-вторых, сколько можно тянуть с выплатой премии по итогам года. В-третьих, как можно документировать новые обязательства, которые работодатель считает для себя реальными (ведь если он разорится, родному коллективу от этого легче не будет). Приводим образцы формулировок Положения об оплате труда, приказов и уведомлений работникам (комплект документов будет различаться для 2 ситуаций: когда изменяемые положения содержатся в трудовых договорах и когда в ЛНА).
В номенклатуре дел есть не только дело с бумажными оригиналами приказов по основной деятельности, но и дела с электронными проектами этих документов, а также электронными копиями уже подписанных приказов (сканы в pdf-формате). Какое количество томов (частей) электронных проектов бумажных документов должно быть отражено в конце года в графе 3 номенклатуры дел? Одно электронное дело? Или же графу 3 в этом месте можно оставить пустой? Аналогичный вопрос про электронные копии.
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.
В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
