Как в письме указать, что оно подписано ЭП
Обязательно ли в деловых письмах указывать «Настоящий документ подписан электронной подписью» в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»?
Требования к выбору вида электронной подписи разрозненны и содержатся в различных нормативных правовых актах. Действующее регулирование определяет использование электронных подписей только для отдельных видов документов, что вызывает затруднения при переводе документов в электронный вид.
Единая методика выбора вида электронной подписи разработана экспертами компании «ДокМенеджмент Консалт» и изложена в проекте национального стандарта «Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели» (приказ Росстандарта от 01.11.2022 № 2726).
Отношения в области использования электронных подписей регулируются Федеральным законом «Об электронной подписи» 1.
Электронная подпись – информация в электронной форме, присоединенная к подписываемому электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
Различают 3 вида электронной подписи (ЭП):
Простая электронная подпись формируется путем использования кодов и паролей, подтверждающих, что документ подписан определенным лицом. Для признания документа, подписанного простой электронной подписью, равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручно, необходимо выполнение определенных условий, предусмотренных Федеральным законом «Об электронной подписи». Условия признания и порядок проверки этой подписи устанавливаются нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка России или соглашением между участниками обмена.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись формируется путем криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи (можно использовать криптопровайдер Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0 или российский КриптоПро). Такая подпись позволяет определить лицо, подписавшее документ, и защитить его от несанкционированного изменения. Неквалифицированная электронная подпись признается равнозначной собственноручной подписи в случаях, аналогичных указанным нами выше для простой подписи.
Усиленная квалифицированная электронная подпись соответствует характеристикам усиленной неквалифицированной электронной подписи, но используется только с квалифицированным сертификатом ключа проверки, созданным аккредитованным удостоверяющим центром.
Сертификат ключа проверки электронной подписи – электронный или бумажный документ, который подтверждает принадлежность ключа проверки электронной подписи конкретному лицу.
Согласно Федеральному закону «Об электронной подписи» электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно, и могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации. Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только на бумажном носителе.
Итак, электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено нормативными правовыми актами, нормативными актами ЦБР или соглашением между сторонами. В соглашении или соответствующем акте должны быть прописаны:
Остается открытым вопрос, для каких видов документов будет достаточно использовать простую или усиленную неквалифицированную подпись, а для каких необходима только усиленная квалифицированная подпись.
Опыт перевода...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Обязательно ли в деловых письмах указывать «Настоящий документ подписан электронной подписью» в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»?
Опыт крупной организации по внедрению простой электронной подписи (ЭП) для перевода в цифру внутренних документов изложен в виде оптимального порядка действий (кто что должен сделать). Разбираются варианты визуализации на документах квалифицированной и простой ЭП. Зачем работодателю выпускать сертификат для простой ЭП. Как обозначить круг документов и действия с ними, для которых можно применять простую ЭП. Опубликованы примеры приказа о внедрении новой технологии и Положения об использовании простой ЭП в организации, а также согласия работника на признание равнозначности его простой ЭП собственноручной подписи на бумажном носителе.
Что сейчас тормозит прием-передачу электронных документов в архивные учреждения. Какая нормативная база уже есть и что ожидаем в ближайшем будущем. Как развивается работа на специальной государственной платформе «Центр хранения электронных документов» – какой прорыв в технологических решениях нас ожидает до конца 2030 года.
В каких описях следует отражать такие электронные документы, как тексты выступлений руководства на мероприятиях, презентации для докладов на совещаниях в формате Power Point, фотографии, видеозаписи заседаний и мини-фильмы об истории организации. В архивных Правилах 2023 г. существенно изменили форму описи электронных документов (по сравнению с фигурировавшей в предыдущих Правилах 2015 г.). Показываем на примере, как ее надо заполнять данными аудиовизуальных документов. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).
Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.
Рассказываем о приказах о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска: почему их можно не издавать; что нужно взвесить и на что обратить внимание, чтобы понять, как лучше действовать вашей организации – продолжить их оформлять или отказаться. Аналогично рассматриваем и ряд других кадровых документов.